英文书信格式知识

时间：2022-03-31 14:49:41 Letters 我要投稿

英文书信格式知识

　　英文书信在我们生活中有着很大的作用和用途，那我们知道它的格式要求吗?下面小编搜集整了英文书信格式知识给大家，欢迎阅读，供大家参考。

英文书信格式知识

　　英文书信格式

　　英文书信一般可由信头、信内地址、称呼、信的正文、结束语、签名、信封几个基本要素组成。根据实际需要，还可以加上附件等要素。

　　① 信头 ( Heading )

　　信头又称信端，一般写在信纸的右上角，包括寄信人通信地址和写信日期。第一行先写寄信人的门牌号码，再写街道名称;第二行先写县市名称，再写省份名称，往右空两个字母宽的位置，再写上邮政编码。如果信是寄给国外的，寄信人还应该写第三行，这行写自己国家的名称，最后一行写写信的日期。每行的后面可用标点符号，也可以不用。如用，前面几行的末尾都用逗号，写信日期的后面则用句号，如：

　　Shangai No. 1 Middle School

　　Shanghai 200062,

　　P.R.China,

　　Nov.8, 2005.

　　② 信内地址 ( Inside Address )

　　信内地址位于左上角。在信头之后，下空两三行，从左边顶格处写起。第一行写称呼和姓名，第二行写收信人的单位名称，第三行写地址，地址中每个词的首字母要大写，如：

　　Dr. David Fuller

　　Graduate Studies

　　Northern State University

　　1200 South Jay Street

　　Aberdeen, SD57401-7198

　　U.S.A.

　　③ 称呼 ( Salutation )

　　在正式公文中，一般用Formal (正式)的称呼;在半公半私的信件中，可用Less formal(次正式)的称呼;在社交信件中，尤其是亲属与好友之间的通信，可用Informal(非正式)的称呼。

　　④ 信的正文 ( The Body of the Letter )

　　一般来说，一封好的英文书信应符合正确、简洁、明了、礼貌这几个基本要求。

　　书信的格式也有平头和缩头之分，在平头里，每段每行的首字母与称呼及信内地址的首字母垂直排齐，每段之间的段距比行距要大一些，一般为两行;在缩行式里，每段第一行首字母应往右缩进两三个字母，每段之间的段距与行距相等。不论是平头式还是缩行式，书信正文应从称呼之下两三行处开始。

　　⑤ 结束语 ( Complimentary Close )

　　事务信件中常用的结束语有：

　　Truly yours,

　　Yours truly,

　　Respectfully yours,

　　Yours respectfully,

　　Faithfully yours,

　　Yours faithfully,

　　Sincerely yours,

　　Yours sincerely

　　社交信件中常用的结束语有：

　　Sincerely yours,

　　Yours sincerely,

　　Affectionately yours,

　　Yours affectionately,

　　Obediently yours,

　　Yours obediently,

　　Intimately yours,

　　Fondly yours,

　　Yours devoted friend,

　　Yours,

　　Ever yours,

　　As ever,

　　Lovingly yours,

　　Lovingly

　　⑥ 签名 ( Signature )

　　写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名和结束语应写在正文之下两三行中间偏右位置，但现在为了打字方便，很多人将这两个部分分别打和签在信纸左端、正文之下两三行处，与信内地址、称呼以及正文各段的左端垂直排齐，如：

　　Sincerely

　　_______Signature (签名)

　　David Raymond

　　Chairman

　　Organising Committee of the Conference

　　⑦ 附言(Postscript)

　　可以用P.S. 补上遗漏的话。通常在信末签名下面几行的.左方，应与正文齐头。在正式的信函中，应避免使用附言。

　　⑧ 附件(Enclosure)

　　信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上Encl: 或Enc:。如果附件不止一项，应写成Encls: 或Encs:

　　英文书信结构要素

　　(1 )信头(Letterhead)。

　　信头包括发信人的地址和发信日期。很多人不太注意保留信封，在信内的打上发信人地址就方便收信人回信。如果使用已经印好信头的信纸，就只要打上发信日期。信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序(正好与中文书信相反)，门牌号码和街名或单位名占一行(太长可占两行)，城镇名和邮政编码占一行，国名占一行。然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年(英式)也可写成月日年(美式)，如：May8，1996或8May，1996. 必然说明的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国人会理解为1996年5 月8 日，而英国人则理解为1996年8 月5 日。

　　(2 )封内地址(Inside Address)。

　　封内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。

　　(3 )称呼(Salutation)。

　　称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir(英国用)或Dear Genteman (美国用)，一般用于给政府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时不要加Dr或Mr. 如某人全名为William.另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms. 。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号(亲朋好友之间可用逗号)。

　　(4 )正文(Body)。

　　正文是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：Mr.WilliamJ.Hall

　　(5 )结束语(Complimentary Close)。

　　结束语是习惯的客套用语，它必须和前面的称呼遥相呼应。如果前面称Dear Sir，则应选择下列结束语：Very simcerely yours ，Vedry respecrfully yours，Very truly yours ，Sincerely yours 或Yours sincedrely，Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或 Yours faith-fully.如果前面称姓，则应选择下列是结束语：Sincerely yours 或Yours sincerely ，Truly yours 或Yokkurs truly ，Yours ever. 如果前面称名，则表示写信人与收信人的关系亲近友好，应选择下列结束语：SincerelyYours，Love，All my love.

　　(6 )签名和发信人姓名(Signaturd and Name Addresser)。

　　签名因为是亲笔手写，可能不好辩认，因此必须还要打印出来。签名只需签姓名，不需加Mr. 或Mrs.，以及学位头衔等，但打印姓名时，因为中文名没有性别之分，所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨认，英文名男性不必加Mr.，但女性要加Mrs.，Miss.，Ms. ，打印名后面可加学位头衔等。

　　一封完整的英文书信必须依序包含上述六个要素。如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六个要素之后加上附件注记(Enclosure 或Encl.)。如果整封信写好后又发现遗漏了什么，可在附件注记之后加上又启(Postscript)或其缩写(P.S.)进行补充。

　　英文社交书信常用句

　　1. i am so pleased/glad/delighted/thrilled to hear that…

　　2. please add my warmest congratulations to.

　　3. it was a great pleasure to hear the good news that …

　　4. congratulations on your recent promotion.

　　5. please accept my congratulations on.

　　best wishes for the future

　　(a) i wish you every success.

　　(b) all the very best for the future.

　　(d) may your future be as successful as you have always been.

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