商务英语信函写作的7C原则

时间：2020-11-16 14:53:21 Letters 我要投稿

商务英语信函写作的7C原则

　　商务信函7C原则

商务英语信函写作的7C原则

　　写信的原则(Writing Principles)已从原来的3个“C”(Conciseness, Clearness, Courtesy)发展到目前的7个“C”：Completeness, Clearness, Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration

　　商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。

　　商务函电的写作应掌握7C原则，即：

　　完整(complete)

　　正确(correctness)

　　清楚(clearness)

　　简洁(concreteness)

　　具体(concreteness)

　　礼貌(courtesy)

　　体谅(consideration)

　　完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

　　正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

　　清楚：所有的`词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

　　简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。

　　清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

　　具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

　　礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

　　体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。

　　商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函

　　电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。

　　实例

　　Dear Sirs,

　　With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.

　　信的本文汉译

　　关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8/070/02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。

　　对商业信函的“完整”要求

　　要求书信的“完整”，理由有三：

　　1.一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果;

　　2.一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系;

　　3.一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况(情报)所导致的诉讼(Lawsuit);

　　4.有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力(Complete and Effective)而成为极为重要的文件。

　　一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，既：

　　“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

　　例如在定货的信中，必须明确说明

　　“需要什么商品”(What you want)