商务英语信函的文体特征探析

时间：2023-04-06 23:04:33 Letters 我要投稿

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商务英语信函的文体特征探析

　　近年来, 随着我国改革开放的不断深入, 特别是我国加入WTO以后, 国际商务活动日益频繁, 商务英语越来越受到人们的重视。商务信函在国际商务活动中的作用尤为重要。商务信函是贸易活动中买卖双方互通信息的重要手段和行为依据, 它能够保证商务活动顺利进行, 并能在激烈的国际竞争中发现和捕捉无限商机。本文从功能语篇分析的角度, 采用定量分析的方法分析了商务英语信函的文体特征。

商务英语信函的文体特征探析

　　一、语篇和功能语篇分析

　　语篇是一个语言使用中的语义单位。它可长可短, 可大可小, 或以口头形式出现, 或以书面形式出现。由于语篇同时又是一种交际活动, 所以应该与交际环境相一致,具有博格兰德和德赖斯勒所说的七个特征: 衔接性、连贯性、意图性、可接受性、信息性、情景性和互文性。 (P3) 语篇一般由小句来体现其意义, 它与小句、词组、词等语法单位之间的关系是体现关系, 即: 语篇由小句来体现, 或小句体现语篇的意义。语篇与小句之间不存在大小高低的关系, 因为语篇与句子等语法单位不属于同一个类型。

　　语篇分析于1952年由哈里斯首次提出, 之后“慢慢形成了一门专门研究交际中语言运用情况的涉及多学科的学问”。尽管“ 语篇分析还属于一个尚未定性的学科”, 但在过去的半个世纪中, 不少学者从不同角度发展了这一学科。其中韩礼德等人创立的系统功能语法就为语篇分析提供了一个操作性强、应用性强的理论框架, 黄国文把用系统功能语法所做的语篇分析称为“功能语篇分析”。 (P61)这种分析方法完全可以与谢芙林所说的六种语篇分析方法: 言语行为理论、互动社会语言学、交际文化学、语用学、会话分析和变异分析相媲美。 (P105)功能语篇分析的最终目标是对语篇进行评估, 评估的侧重点是看语篇在交际情景中是否合适地起到了它应起的作用。功能语篇分析是一种解释性活动, 它的目的是解释为什么某一语篇表达某一(些) 意义。韩礼德和哈桑明确指出, 对一个语篇进行语言分析的目的不是说明, 而是解释。 (P327)对一个语篇的说明目的是弄清楚该语篇表示什么意义, 而对一个语篇的解释目的是弄清楚该语篇是怎样表示意义的。解释性活动包括了说明性活动, 因为人们在解释语篇怎样表达意义时, 必须弄清楚该语篇表示的是什么意义, 因此, 解释性活动比说明性活动更进一步。

　　二、功能语篇分析的范围

　　语篇分析涉及的范围很广。在系统功能语法框架下可以从文化语境、情景语境和语言使用三个方面讨论语篇分析的范围。语言是一种社会现象, 是社会活动的反映。每个言语社团都有自己的历史、文化、风俗习惯、思维模式、道德观念和价值观念, 这些反映特定言语社团特点的方式和因素构成了语篇分析者所说的文化语境。文化语境指的是语篇在特定的社会、文化中所能表达的所有的意义(包括交际目的、交际步骤、交际形式、交际内容等等) 。文化语境由语篇体裁来反映, 由于语篇体裁是一个动态的、不断变化和发展的社会过程, 所以通常认为它是由交际目的决定的。在特定的社会、文化背景中, 人们可以在特定的时间、地点, 就特定的话题, 根据交际双方的关系, 通过语篇进行交流。与语篇传递交际意义有关的时间、地点、谈话内容、谈话双方的关系等因素是语篇的直接语境, 在功能语言学中称为情景语境。情景语境决定了语篇的合适性和连贯性。

　　根据韩礼德和哈桑的观点, 情景语境由三个变量构成, 即语场、语旨和语式。这三个变量构成了语域。(P2)人们使用语言所从事的某种社会活动称为语场。商务英语信函是进出口业务进展情况的专业性书面记录, 记载了买卖双方的交易过程和步骤, 它主要是通过概念功能中的经验意义来表达, 尤其体现在及物性系统的使用上。语旨可分为人际语旨和功能语旨。人际语旨指参与者的社会地位和角色关系; 功能语旨则指参与者使用语言的目的, 即语言交流中言语的功能。商务信函的参与者主要是买卖双方以及在特定的语境中出现的第三方如代理人、银行、运输者等。语旨是通过人际功能来表达的, 主要体现在语气系统和情态系统上。言语活动中语言的组织方式及其功能称为语式。语式是通过语篇功能(谋篇意义) 来表达的, 主要体现在主位系统和衔接手段的使用上。语言的主要组成部分是: 语义、词汇—语法和音系或字系。根据韩礼德的观点, 语言主要用来表达三种功能(意义) , 即概念功能、人际功能和语篇功能。(P32) 这三种功能(意义) 与语境和词汇—语法都有联系。例如,三个语域变量与三种纯理功能的联系可以这样看: 语场是通过概念功能中的经验功能(意义) 来表达的, 语旨是通过人际功能(意义) 来表达的, 而语式则是通过语篇功能(意义) 来表达的。

　　三、商务英语和商务英语信函

　　商务英语是指人们在商务活动中所使用的英语。商务英语在内容上很有针对性, 它是针对特定的事物、内容、项目、场合拟定的, 只与双方和相关人员有关。同时, 商务英语涉及进出口业务, 因此同银行、保险、海关、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系。根据篇章语言学对语篇类型的研究, 可从实际运用角度把商务英语语篇细分为: 商务信函、备忘录、会议记要、广告、报告、通知、说明书、协议或合同以及各种相关单据与表格等各种语篇类型。(P51)

　　商务英语信函是国际贸易活动的重要载体, 是国际商务往来最为常用的联系方式, 也是开展对外贸易及有关商务活动的基础和工具。商务信函是进出口业务进展情况的专业性书面记录, 从法律上讲, 这些书面记录是对买卖双方权利、义务的规定和解决争端的法律依据, 因此商务英语信函从文件角度特别强调准确性和规范性。在国际商务活动中商务信函是商家、厂家与客户之间用于联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和工具。从文体正式程度和内容的重要性来看, 涉外商务信函可分为正式函件和便函两大类。正式函件一般会标明主题并加盖单位印章, 其篇幅较长、内容完整, 主要用于交流处理有实质内容的商务事项。便函用于处理一般性或礼节性事务, 无须标明主题和加盖单位印章。

　　从语言载体的角度来讲, 商务英语信函是在商务环境中应用的英语, 属于专门用途英语范畴, 它是一种特别的语体, 强调特定环境下的特种交际, 是英语写作与外贸事务相结合的一门综合性学科, 具有内容广、难度大、实用性强的性质, 它既不同于普通英语, 也与其它专业英语无论是内容上还是形式上都有很大的区别。

　　就其内容而言, 商务英语信函涉及到对外贸易事务的各个环节, 主要包括: 建立贸易关系; 询价及回复; 报价、推销信、报盘及还盘; 订单、接受和回绝; 售货确认书及购货合同; 支付; 包装; 装运与保险; 申诉索赔和理赔等等。

　　四、研究结果

　　1. 研究方法

　　本文运用韩礼德的系统功能语法理论框架下的功能语篇分析模式, 从文化语境、情景语境和语言使用三个方面对五篇商务英语信函进行分析、讨论, 分别涉及请求建立商业关系, 询价,

　　主动报价, 寄送销售合同, 说明包装要求。对词汇语法层所进行的量化分析集中在小句这一体现意义的基本单位上, 主要包括小句的及物性结构、语气结构和主位结构等; 对字系层的分析集中在语篇的篇幅、段落数量、段长、句长等方面。

　　2. 统计结果分析

　　(1) 实现概念意义的及物性结构。“语场由概念功能来表达, 概念意义又由及物性结构的选择来体现。及物性系统由过程(动词词组) 和参与者角色(名词词组) 构成”。那么, 以联系业务、沟通商情、咨询答复为主要目的的商务信函为了实现其概念意义会主要选择哪些过程呢? 通过对五篇商务英语信函中小句及物性结构的统计分析后发现, 在物质、心理、关系、行为、言语和存在这六种过程中, 物质过程所占比例第一(5012% ) , 其次是关系过程(2611% ) , 再次是心理过程( 1817% ) 。这完全符合语场的需要, 说明商务信函十分关注客观事件的发生和发展, 注重客观事件的描述(由物质过程来体现) , 并且也较重视事件之间、人与人之间、人与事之间的相互关系(由关系过程和心理过程来实现) 。商务人员的社交接触常常带有浓重的礼仪感, 在常规性交际中(如问候、自我介绍等) , 往往使用格式化语言。人们广泛接受的交际风格是既不失礼貌, 又简短直接不至于冷场等。但交际性谈话的风格和内容应以既体现双方要求建立良好关系,又不想显得过分亲热的愿望为特色。

　　相对而言, 这类语篇中其它过程所占比例较小。行为过程基本上没有出现, 因为它体现的是个人行为。商务信函主要体现的是生产商和购买商之间的业务关系。另外,言语过程和存在过程也占有一定的比例, 这可能显示在商务信函中, 交易一方向另一方询问或回答某一问题时, 常使用话语过程构成的复合句表达复杂的意义, 使行文显得严谨, 而且使主要信息以词序的形式得到强调, 增强了行文的正式程度。

　　(2) 实现人际意义的语气结构。“人际功能表达语旨, 而人际意义体现在语气系统和情态系统的选择上。语气表达语言的言语功能, 包括陈述、提问、提供和命令”。商务信函的语旨是使交易双方达到传递信息, 咨询答复的目的, 因此主要是采用陈述句和祁使句。在语气结构的限定成分中, 第一时态动词主要以说话的时间为出发点来表明小句中“过程”发生的时间。在对所选语料小句的语气系统进行分析之后发现, 商务英语信函中现在第一时态动词占绝对优势(61% ) , 其次是过去第一时态动词( 2115% ) , 最后是将来第一时态动词( 1216% ) 。这表明商务信函以正在发生的事和此事件对将来的影响为主。而一般过去时、进行体是用来表示礼貌的言语行为,有一种时间上的距离感, 能给对方留面子。因此, 表示的是婉转语气, 照顾对方的消极面子, 达到消极礼貌的目的。

　　商务信函的双方为贸易伙伴, 地位平等。通过情态动词的使用, 既可以体现礼貌, 又可以婉转地表达贸易双方的观点和意见。商务信函一般都注重礼貌程度和各种语气的准确表达。礼貌可以带来友谊, 使对方阅读后产生好感。委婉礼貌用语在商务信函中既可婉转地拒绝对方的要求或条件, 又能保持友好的贸易关系。

　　(3) 实现谋篇意义的主位结构。“ 语篇功能(谋篇意义) 表达语式, 而谋篇意义又能将概念意义和人际意义有效地组织起来, 这主要体现在小句的主位结构的使用上”。在对所选语料的主位结构特征进行分析后发现, 商务英语信函中的无标记主位(即主位和主语重叠) 占绝对优势( 8411% ) , 这说明大多数小句属于正常语序,因为商务信函以提供信息为主。有标记主位也占有一定的比例( 1519% ) 。另外, 有1314%的小句含有连接主位,说明在商务信息的传递中, 大量使用表示逻辑关系的词汇能使语言思路更清晰, 条理更清楚, 从而有利于描述客观事件和展示事件之间的联系, 突出体现语篇的谋篇意义。

　　(4) 字系结构特征。商务英语信函这一体裁, 无论是通过书信还是电子邮件的方式传递, 最终则是以字系结构系统, 即书面符号的形式体现。通过对所选语料的字系结构特征进行分析得出, 第一, 商务英语信函的平均长度为8812个词。表明商务信函十分注重客观事件的叙述,语言讲究直陈、凝练, 其表意功能在于其有较强的规定性和使令性, 而证据又显得比较缓和, 没有强制色彩; 第二, 在大多数情况下, 每段只有一个句子, 说明商务信函的某个段落只是提供某个方面的细节; 第三, 商务英语信函的句子长度平均为1517个词, 低于各类语体的平均单句含词量, 说明商务英语信函的语言十分简洁。这在使用电传、电报等手段进行信息传递时尤为重要。为了避免累赘, 一些广为熟知的概念常以词串的形式出现。在表述这些概念的过程中, 产生了一系列的商务术语, 以节约时间, 其中许多为首字母缩略词, 如CIF、FOB等。

　　五、结语

　　本文借鉴了楚军的研究方法, 通过对5篇真实的商务英语信函语料进行了量化分析后发现, 商务英语信函由于受到不同语境因素的制约, 在篇章结构和语言使用上, 尤其是小句在体现概念意义、人际意义和谋篇意义的不同结构时, 具有其自身明显的文体特征。同时, 本文的商务英语信函语篇分析实践再次证明了基于韩礼德系统功能语法理论的“功能语篇分析”是一种可操作性强、实用性强的语篇分析模式。本文所尝试的对商务英语信函的语篇分析有助于加深我们对商务英语信函文体特征的一般认识, 同时对商务英语写作教学也有所启示。

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