商务英语信函的的语篇结构

时间:2020-12-01 09:57:54 Letters 我要投稿

商务英语信函的的语篇结构

  引言

商务英语信函的的语篇结构

  商务英语信函属于实用文体的一种类型,是人们在长期使用中逐渐形成的一种特有的语篇形式,具有区别于其他英语语篇体裁的一种认知结构。不同的语本篇体裁通常具有不同的结构特征。那么商务英语信函这种特有的 体裁形式又是如何建构,所建构语篇又是如何发挥其功能作用来达到其交际目的的。为了弄清以上问题, 本文的讨论着重以下几个方面:

  1、什么是 商务英语信函的体式,人们运用它进行商务活动交往时, 应当注意些什么;

  2、商英语务信函的交际目的是什么;

  3、 体裁如何制约商务英语信函(语篇)的建构;

  4、 商务英语信函(语篇)在各个层面上是如何通过语言来体现的。

  何谓 体裁 体裁(genre)一词是法语,意为“类型” ,一般用于文学和修辞学领域。“ 体裁”是文体研究的对象之一。古今中外, 对此的研究不乏其本

  人。早在我国古代刘勰所著的《文心雕龙》中, 就有“不同 体裁有与之相匹配的不同的语体之说。”古罗马思想家贺拉斯则把 体裁的规范说成是“习惯”。他认为, 当作家更新创造新的语言文体时,又“都要看‘习惯’喜欢怎样,‘习惯’是语言的制裁, 它给语言制定法律和标准”。在文学创作中,体裁是共同遵守的语言规则。写诗要像诗,写散文要像散文, 决不能违反本

  他们各自的 体裁规则, 把诗写成散文, 而把散文写成诗。因此, 从狭义上讲,“ 体裁”是指“不同文学类型的体式规范(童庆炳 1994: 103)。”随着语言学的不断发展和研究的进一步深入,“ 体裁”这一术语也广泛应用于语篇分析中。从广义上讲,“ 体裁”可以用来指各种类别的语篇, 诸如, 论文、广告、法律文件、科技文章等, 甚至于在分析“购物”、“看病”等言语事件也离不开使用“ 体裁”这一术语。这就是说,“ 体裁”已经不局限于文学作品的研究中, 它可用于任何的语篇研究, 说明语篇的类型。有不同的语篇就有不同的 体裁。在话语分析、篇章语言学和文体学等领域, 语言学家的本

  研究也不仅局限于对语篇的词汇、语法等语言层面的描述, 而且更多注意对语篇的宏观结构和交际功能的深层解释。对语篇的研究从一般向特殊扩展, 并将某一特殊语言现象和某种语篇类型联系在一起,试图从语篇的角度,揭示语篇体裁的性质,解释不同语篇 体裁在不同语境的表现形式。

  关于 商务英语信函体裁研究的几个问题

  1、 商务英语信函体裁的体式规范 '

  商务英语信函 体裁是交际事件的`一种类别, 一种在商务活动中进行交际的工具或媒介, 为实现做生意这一交际目的在社会文化语境中起交际作用。在其交际目的作用之下, 商务信函具有内部结构特征鲜明的特点, 因而具有区别于其它信件的基本程式。由于特定的本目的和特定的程式, 构成了商务信函独特的语篇 体裁。商务信函 体裁的形成, 不是某个人某个时候的规定, 而是人类共同创造的结果, 是长期实践的产物。因此, 商务信函(语篇)是一种约定俗成的体式。人们在建构商务信函(语篇)时, 必须遵守这种语篇 体裁所要求的体式规范。

  2、 商务英语信函的交际目的

  一个语篇如果不具有社会功能和交际目的, 就会变得毫无意义。要清楚了解商务信函的 体裁结构, 了解其交际目的非常重要, 因为它是区分其它语篇 体裁的最重要标准。顾客在商店与售货员的交往活动, 其目的是“购物” ; 而病人去医院与医生打交道, 其目的是“看病”。人们不会混淆“购物”和“看病”两个交际事件, 是因为在同一文化背景下, 这两个交际事件在社会交往中常重复出现, 其显著特点是具有能被人们确认和理解的、并能很好区分两者各自不同的交际目的。商务贸易往来也不例外, 同样可以看作是一个交际事件, 是一种在本商贸范围内有目的的交往, 或者说是一项有阶段、有目的的社会活动。无论把商务信函视为“交际事件”或者是“社会活动” , 其交际目的都是非常明确的。商务信函的目的是做生意, 但由于商务活动的每一个步骤不同, 因而具体的目的也不尽相同。建立业务关系的信函, 是扩展业务和增加营业额; 推销信的目的是刺激购买; 索赔信的目的则是要得到更好的服务或合理的赔偿。

  3、 体裁对商务英语信函(语篇)建构的制约作用

  既然在建构 商务英语信函(语篇)时, 必须遵守商务信函的体式规范, 那么, 体裁对商务信函(语篇)的建构又具有什么样的制约力呢?商务活动是一个有阶段、有步骤的活动, 这些活动可用书信的形式进行。他们包括了“建立业务关系”、“询价和定货”、“报价”、“付款”、“装运”等信函。这些不同的商务信本函却有着相同的情景语境内容, 即相同的变量因素: 语场(f ield)—— 做生意; 语旨( teno r)——买方和卖方的关系; 语式(mode)—— 书信形式。在这些因素的限制作用之下, 他们构成了特有的语篇体裁。如: 从上面的信函格式中可以看到 商务英语信函有14 个步骤。它们分别是: 案头、案号、日期、封内地址、注意项、称呼、事由、正文、结尾敬语、签名、缩写名、附件、分送标志、附言。这些步骤中有些是限制性的, 即是不可缺少的部分(如: 信头、封内地址、日期、 称呼、正文、信尾敬语、签名)。有些是可选择性的,即是可有可无的部分(如: 案号、注意项、事由、缩写名、附件、分送标志、附言)。限制性部分构成了商务信函的基本框架, 他们的每一个步骤都是排列有序的, 有先有后, 不能随意打乱。否则, 就不是正确的商务信函或根本就不是信函。然而,同类体裁的语篇并不是一成不变的, 它们可以存在多方面的差异, 但如果具有相同的目的, 它们仍属于同类语篇,如商务信函本中有建立关系语篇、询价语篇、销售语篇和索赔语篇等等。每一种语篇可在商务信函 体裁的基本框架下, 根据不同的需要对正文部分做相应的改动, 这样便构成了商务信函的不同次类(sub- genre)。下面让我们对两封信正文部分的语篇作一比较:

  (1 )Dear Sir,

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  3 )W e w ill be interested in discussing term s w ith you asand w hen the f inal decision has been taken, but, p r io r to th is,can you tellme w hat discounts you offer on bulk purchases?

  4) I look fo rw ard to hear ing f rom you soon .Yours faithfully,

  (2 )Dear Sirs,

  1)O ur o rder no. 434 of 6M ay fo r upho lstery mater ials hasnow been delivered .

  2)W e have exam ined the sh ipment carefully and, to ourgreat disappo intment, f ind that they are no t of the quality w eo rdered .The mater ials do no t match the samp les you sent us . Thequality of some of them is so poo r that w e feel that a m istakehas been made in mak ing up the o rder .

  3) The goods do no t match the requirements of our compa2ny . W e have, therefo re, no cho ice but to ask you to take themater ials back and rep lace them w ith mater ials of the qualityw e o rdered .W e are very keen to reso lve th is mat ter am icably . If youcan rep lace the mater ials, w e are p repared to allow the agreeddelivery t ime to run f rom the date you conf irm that you cansupp ly the co r rect mater ials .

  4)W e look fo rw ard to your ear ly rep ly .Yours faithfully,很显然在这两封信中, 我们一眼就可以辨别出信(1)是询价信, 信(2)是索赔信。因为这两个语篇 体裁的内部结构特征鲜明,询价信的 体裁结构有四个语步: 1)告知如何取得收信人情况; 2)自我介绍有关经营的业务范围; 3)提出请求; 4)要求尽早回复。索赔信的 体裁结构也有四个语步, 他们是: 1)确认来函; 2)申诉投诉及说明投诉内容; 3)要求退货; 4)敦促回复。人们对这两个语篇的 体裁及其内在结构十分熟悉, 这两个语篇在建构时, 一方面遵守了商务信函的 体裁规范, 另一方面又本体现了询价信和索赔信各自英语语篇的 体裁特点。 体裁的理据同样制约着商务信函的内容和形式, 做生意的人不能违反这种制约性, 写商务信函时必须遵循信函的理据模式。询价信的开头, 详细告知询价项目和细则, 并说明其他请求,接着解释选择与收信人公司接洽的原因, 最后要求对方尽早回复。其理据是买方希望进一步了解有关产品的情况, 如对产品感兴趣, 且价格合理, 买卖双方就有可能建立起业务关系。而写索赔信时, 语气要委婉, 措辞要谨慎, 以便对方读了此信后能采取合作的态度。同时对事实的陈述要做到有理有据, 这样对方才易于接受, 最终使自己能得到更好的服务或合理的赔偿。其 体裁的理据是双方尽可能就索赔问题能达成一致, 以后的业务往来还应该继续。它的本理据模式是: 1)详尽陈述事实, 告知问题所在; 2)解释可能的问题起因, 并说明此问题带来的不便或损失; 3)说明希望对方如何解决问题(如: 要求换货, 给予合理的交货日期等)。

  4、 商务英语信函体裁的体现形式

  “一个语篇 体裁的体现样式通常是由特定的语言结构充当(黄国文 2001: 126)。”围绕着做生意的目的, 商务信函又是如何体现这种语言结构的呢? 商务英语信函的语言结构可表现为多方面, 具体分析可以在三个层面展开。

  (1)在词汇——语法层面上

  在英语商务信函中, 词汇的使用具有鲜明的 体裁特征。信函前面称呼是Sir, 而不是John; 后面的结尾敬语是yours sincere2ly 而不是yours, 这是本

  商务信函与个人信函的最大区别。词汇使用的这种差异同样体现在句子中, 商务信函的用语多属于书卷词语范畴, 同时, 句子结构也有其特定的写作要求, 且有时用被动态。试比较:a) Iw as so r ry to learn that you no longer require our ser2vices .

  b) L earning that you no longer require our services w as agreat disappo intment to me .

  a ) If you would like fur ther info rmat ion regarding ourp roducts, p lease do no hesitate to contact me

  b) Fur ther info rmat ion is available on request .

  a ) P r ice quo ted included t ranspo r tat ion and insuranceco sts .

  b) T ranspo r tat ion and insurance co st are included in thep r ices quo ted .从以上的比较中, 我们可以看到, 每组b)中的句子更具有商务信函的特征。

  (2)在语用层面上

  商务信函交际对象的关系是买方和卖方的关系, 信函的书写一般采用诚恳、积极合作的语气, 这样才有助于与对方建立良好的关系。同时在商务信函中, 尽可能表现出友好和礼貌的态度, 给人以一种信任感。下面每一组a)中的句子带有消极的语气, 而b)的句子语气则显得积极肯定。

  a) It is no t our fault if you do no t check w hether the goodsare sat isfacto ry on delivery .

  b) I am af raid customers are expected to check that goodsare sat isfacto ry on delivery .

  a) P roblem s of th is type are common w ith the low er mod2el . N ext t ime you w ill have to buy the mo re advanced model .

  b) P roblem s of th is type are far less common w ith ourmo re advanced model .

  a) W e do no t have the t ime to send our Sales Rep resenta2t ive to see you . He is busy dealing w ith larger accounts thanyours .

  b) W e shall be happy to send our Sales Rep resentat ive tovisit you as soon as h is heavy schedule perm its .此外, 商务信函的语篇通常会体现出以下的交际策略: 1)清晰。商务信函各个要点的组织符合逻辑顺序, 整个语篇脉络清楚, 意思明确, 重点突出, 让人一目了然。2)简洁。简洁就是指商务信函属于言简意赅的语篇, 最明显的是表现在词汇——语法层面上。

  (3)在语篇宏观结构层面上

  语篇模式是近年来语言学家在研究语篇 体裁所运用的一种方式。语篇体裁的不同,不仅体现了语言风格的异同,同时也体现了语篇建构的差别。体裁制约着本语篇的结构,语篇模式就是这种制约的结果。下面让我们运用语篇模式对 商务英语信函中的销售语篇的宏观结构进行分析。

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  3) The A uto- Cop ier w ill enable one unsk illed clerk to dothe copying wo rk of six exper t typ ists .

  4) In addit ion, you are assured of perfect accuracy: eachdetail of the o r iginal is accurately rep roducedw ithout any po ssi2bility of er ro r . A nd there’ s no need fo r tedious, t ime- consum2ing p roof reading and check ing either .

  5) In turning out cop ies of comp licated tax fo rm s, reco rdsand account ing data on the A uto - Cop ier, your typ ist can runoff up to 20 clear cop ies in no mo re then f ive m inutes . Since noer ro rs appear, A uto- Cop ier elim inates erasing t ime andmessi2ness .

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  to use . No special installat ion is necessary .A nyone can run it .

  7) Cop ies are ready fo r instant use . You need no develop2ing, w ash ing, drying, o r p r int ing space because the A uto -Cop ier does everyth ing in one simp le operat ion .

  8) O rder the P lain Paper

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  这封销售信分有两个部分, 前七段为第一部分; 最后一段为第二部分。在这封信函的第一部分中包含了提问——回答型、问题——解决型、概括——具体型三种模式。下面让我们分别进行分析。首先, 这部分是以一问一答的方式构成语篇的, 信文的第一句设置了一个问题, 接着通过语篇的扩展对这个问题给予回答。很显然, 这是一个提问——回答型的语篇模式, 也可看作问题——解决型语篇模式, 第一段是问题的提出, 二至七段是针对这一问题所提供的解决办法。进一步观察还可发现, 在回答ö解决办法部分镶嵌着概括——具体型的模式, 如第三段是对新产品做总体介绍, 而第四、五、六、七段分别对产品从多方位进行功能性介绍(精确、快捷、方便) , 即: 概括陈述——具体陈述1——具体陈述 2——具体陈述 3。由此可见, 在这个语篇中, 提问——回答型、问题- 解决型、概括- 具体型三种模式巧妙地交织在一起, 构成了销售信函第一部分的宏观结构。

  小结

  商务英语信函是一种体裁形式,是有别于其他书面本

  语的特有的语篇类型。商务活动有明确的交际目的。不同的商务活动决定不同的商务信函次类, 无论哪一种商务信函都是围绕做生意这一商务活动目的形成特有的语篇的。商务英语信函是在其语篇 体裁的限制作用之下建构的,即,语篇体裁本对商务信函具有制约力。它不但体现在语言使用的层面上,而且还体现在宏观结构的层面上。对商务英语信函进行 体裁分析,使我们能进一步地看清信函特有的功能特征(即交际目的)以及为达到目的所体现出的语言使用策略,也是认识商务信函的语篇结构的一种十分有效的方法。

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