商务英语信函写作的注意事项

时间：2022-10-10 22:06:50 Letters 我要投稿

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商务英语信函写作的注意事项

　　在国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的目的，商务信函必须在风格和语言上发生变化。现代商务信函的主要文体特征可以概括为以下五点: 内容的清晰性、表达的简洁性、词语的专业性、风格的正式性、措辞的礼貌性。因此我们要将商务信函本身的特点和英语的语言特点结合起来，分析和总结其翻译思路和技巧。

商务英语信函写作的注意事项

　　一、内容的清晰性

　　发送商务信函的目的在于建立商务往来关系，就某一细节进行商讨，努力达成共识，以便促进一项商务活动的开展。要达到这些目的，首先必须保证阅读者能够清楚了解写信人的意图，迂回或闪烁其辞的话语会让读信人产生不信任，甚至会怀疑对方的语言表达能力，对进一步开展商务活动很不利。模棱两可的话轻则阻碍读信人对信函意思的理解，重则会对发函方造成不必要的损失。例如: As to the steamers sailing from Hongkong to San Francisco，we have bimonthly direct services. 此处bimonthly 有歧义，可以是twice a month 或者once two month. 故读信人就迷惑了，可以改写为We have two direct sailings every month from Hongkong to San Francisco.

　　翻译要保留原文的清晰度相当重要。由于在较为正式的场合中，为了将一概念定义完整和清楚，英文常常用关联词将几个短句并在一起形成一个长句，而中文无法照样只用一句话来翻译，即使这样译了也很难达到通顺和自然。这时，我们就采取将长句按特定的事情发展的顺序拆分成两个或两个以上的小句子的方式来翻译。必要时还要增加或省略一些词语，让整段文字结构更合理、内容更清楚。例如: The prices stated are based on current freight rates，any increase or decrease in freight rates at time of shipment is to be the benefit of the buyer，with the seller assuming the payment of all transportation charges to the point or place of delivery.例句中以一个介词with 来分界，译为“合同价格是以运费计算，装运时运费的增减均属买方。卖方则承担至交货地的全部运费”。在原文中with 分句是一个状语，翻译时采用中国人平铺直叙的思维方式，用分述的方式把这个句子拆成两句，清楚地表达了原文的语言信息。

　　是不是一封书信只要包含了全部关键信息就可以成为一封好的书信了呢? 拟信人还应注意语言组织的条理性，或按事情发展的先后顺序，或按各要素的重要性排序编写。东扯一句，西扯一句的写法必定会影响文章的清晰度。

　　二、表达的简洁性

　　简洁就是用最精炼的语言来表达意思，在商务信函中言简意赅就是为了方便高效率沟通与工作。能用一个字表达的不用一个词组，能一个词组讲清的事就不用讲成一句话。商务信函不用因顾及礼貌而开头就说“I hope you are well”( 近日可好?) ，天气也从不在此中提及。我们用“now”不用“at the same time”; 用“though”而不用“inspite of the fact that”……。形容词虽然可以表达友好、满意、歉意等感情，但只是在十分必要的情况下才出现。中国人在写英文信函时经常会出现一些不必要的重复，比如: “true facts”、“next time in the future”这样的词语读者能懂，但是会对这种不地道的说法嗤之以鼻。

　　中文就简洁这一点在很多情况下具有优势，商务信函中最能体现这一优势的是一些客套而必要的敬语，比如: “we are looking forward to your early reply”，翻译成中文就五个字: “盼早日回复”; “with all kind regards，I remain”，中文为“祝好”。像“regards”、“wishes”这一类词，都不用按照原意翻译，祝好的英文句子大多用中文的俗语代替。

　　三、词语的专业性

　　商务信函是在商务活动这一特定的领域所使用的应用文形式。拟写和阅读此种信函的人都是从事商务工作的个体。在以职业划分的团体环境中，通常存在为方便业内人士交流但外行不懂的语言。这种语言包括专门为定义一个专业概念而发明的词汇，普通词汇在某一特定领域的特定意思，以及由一组词汇的每个单词的开头字母组成的缩写单词。我们称上述这些语言为行话( jargon) 。要将商务英语信函翻译得既专业又得当，要求翻译工作者掌握足够的商务知识。涉及经济学、金融学、国际贸易等领域的概念的意思和英文缩写这两种。不懂金融学的人会把“bank balance”和“insurance policy”分别翻译成“银行平衡”和“保险政策”，而正确的译文是“银行余额”及“保险单”; 没有接触过国际贸易的人也不会知道“CIF”( 成本加保险加运费价) ，“D/P”( 付款交单) ，“T /T”( 电汇) 。因此，懂得商务英语的行话是翻译相关信函的基本要求。根据字面意思翻译出来的文字根本无法传达商务信息。

　　四、风格的正式性

　　Peter Newmark 在他编著的《翻译教程》中提到，提笔写译文之前，翻译者必须通读文章，了解原文的背景、基调、作者的态度和行文风格，以便合理自然地组织语言，表达目标信息。商务信函以商务活动为背景，书信内容自然是采取较为正式的风格表达。

　　这种正式性首先表现在措辞专业考究，感情色彩适中。在很多情况下，商务信函偏向于用名词表达某一动作的执行，一种状态的持续，或者用名词代替形容词来表达某种感情和态度; 其次，一件事情的完成大多用被动句来表述; 最后，用完整的长句说明事项。其中第三点在内容的清晰度上已用实例说明过，这里就第一和第二点看一个例子。例如: Unless your L /C advice is faxed the soonest possible，both the delay in shipment and L /Cextension will be inevitable. As this is a matter of great importance，we hope you will pay special attention to it. 我们可以清楚地看到英语在正式场合的习惯用法: 频繁使用被动语态表示一件事的执行，但我们不能把原文第一句翻译成“如果信用证通知书被尽早传真过来”，而应译为“如果贵方尽早将信用证通知书传真过来”。这样更符合中文的表达习惯; 后面说到“如不那样做，难免会出现延迟装船和延长信用证的有效期的现象”，英文用“delay in shipment and L /C extension”这样的名词词组来表达既精炼又正式，但是中文翻译出来不得不加一些语言，还要把表示动作的名词换成动词来译。另外，“this is a matter of great importance”的讲法也只有在相当正式的场合才用，属于定语后置，翻译过来形容词放在名词前面“这是件很重要的事情”，或简而言之“事关重要，敬请留意”。

　　五、措辞的礼貌性

　　在商务信函中，礼貌是行文必须遵守的原则。信头注明的收信人如果是对方公司的高层人物，必须在其名字后或下一行写出其职位或官衔。正文起头的称号也较为讲究。在公司内容传递的信函中，上级可以直呼下级的名字，表现出职位差别，也可以表达亲切之意。同事之间的交流也可以直呼其名，显出合作亲密。而进行贸易往来的不同公司之间则要严格按照“先生、女士、总经理、董事长阁下”等称呼。在称呼前最常用的形容词是“dear”，直译为“亲爱的”。但是鉴于商务活动和双方关系的正式性，我们将它译为“尊敬的”更恰当。“谢谢”、“请您”、“不胜感激”几乎在每封商务信函中都出现，这是为了引起读信人的好感和认同，以促成对方按照自己的意图完成相关的事项，或者对对方已经完成的某项工作表示肯定。我们将“Thank you for your inquiry of September 9th about our SH035 automatic coffee - maker.”翻译为“感谢贵方于九月九日对我方SH035 型自动咖啡壶的询价”。“感谢”按照原英文句子的顺序译在句首。但对另一种表达“Early reply is highly appreciated”则不能用中文的被动句翻译，而应译为“承蒙早日回复，不胜感激”。此中加入了英语原文中没有的词语“承蒙”，以解决改变句型后不通顺的问题。在某项商务活动开展过程中，对方有可能出现做得不尽人意的时候，无论是出于有意还是无意，如果笔者想激发对方做出对自己有意义的举动，切忌指责对方或持居高临下的态度。

　　这里来对比两种不同的写作态度:

　　A: You obviously ignored our request that you return the report by registered mail.显然你置我方将报告以挂号信的形式寄回的要求于不顾。

　　B: We did request that you return the report by registered mail.

　　我们确实作出过请你将报告以挂号信的形式寄回的要求。

　　显然第二种说法让人更能接受。因为句子是通过非常委婉的形式提醒读信人责任过失在于读信方，“did”这一关键词起到澄清写信方已将事情阐述清楚的作用，因此，虽然这一助词没有实在的词汇意义，但却具有强烈的语法意义，必须在译文中体现出来，这里我们用“确实”来表达。

　　不难发现，懂得一门语言，不等于懂得在某特定的环境和场合中恰当地使用这门语言。作为中国的涉外商务人员，能流利地用英语表达意思只是维持正常工作的基本要求之一，要写得一手地道的、专业的商务英语信函是利用函电从事商务活动的前提。要写出高质量的商务英文信函必须将本文提出的五个特征有效合理地结合起来，灵活运用专业知识，恰当地组织语言。

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