海外采购流程与注意事项

时间:2017-07-04 Negotiation 我要投稿

海外采购流程与注意事项

  如何有效管控海外采购风险,真正有效降低海外采购的风险?下面由小编为大家整理的海外采购流程与注意事项,希望可以帮到大家!

  今天来简要谈谈进口采购流程,这里不能代表所有行业的采购,只先针对涉及食品的一次性耗材行业的进口,做一点简要的分析。希望可以起到一些启发和帮助。

  对于很多国外涉及的汇率,运输,等等更多宏观深入的东西,还未达到非常全面,简单的从供应商开发,进口一些基本注意点说起。等到以后,我们在逐个分析细节,各个击破。

  一、Sourcing--供应商开发

  1、海外供应商搜寻途径

  (1)海关数据系统

  通过海关数据系统,可以搜索交易情报,选择出口的国家,一般来说选择欧美地区国家,这类国家对应一次性耗材产品进口较多也方便在数据不全的海关数据系统查询。

  然后可以输入HS code或者商品的英文描述来查询。如下图:

  然后可以搜出各类企业,这里的国外企业名称,指的就是供应商。有兴趣可以点击市场趋势分析,国家分析,起运港口分析等等。

  最有意思的还是市场趋势分析。可以看出来这类产品在你选择的进口国家的一年的消耗趋势,是明显季节性的,还是一年四季平稳的,这对于供应链备货有着积极的指导意义。比如下图的食品盒就是一年四季相对平稳的使用。

  但是有些海关数据系统的劣势在于,目前使用的海关数据系统,只能简单查询一个供应商或者客户的进出口的简易数据,上面的联系方式并不是完全实时更新准确的,也就是说通过海关数据系统,起到了解、查询、验证的功能,并不能完全依靠它来开发供应商。但是最大的好处就是看产品的贸易体量和供应商或者客户的其他信息。

  (2)阿里巴巴国际站

  一般来说,能在阿里巴巴国际站上能购买“Gold Supplier”的,还是有些许经济实力愿意投资的供应商。阿里巴巴国际站上,不用理会阿里巴巴那一套营销手段,只是绑定供应商的手法。要看以下几个关键点:

  1)产品图片是否齐全,是否有工厂的照片

  2)公司有没有正规的网站,是否可查询

  3)相应联系人是否可以联系到,是否有明显的合作意愿和报价意愿等

  当以上三个项目都齐全,只能说明这个可以作为潜在的供应商。然后在浏览一下阿里巴巴国际站其他相关信息,是否上传了资质证明图片,针对哪些市场区域进行海外贸易等等。

  (3)其他方式

  除了以上2种比较常用的方式,还有以下非主流方式,但是非常有效果。

  1)国际性展会:对于开发供应商,可以专门去包材展会,去搜集供应商,对有兴趣的 供应商进行拜访和初步RFQ询价。

  2)行业介绍:国际供应链风险与机遇并存,所以开发供应商一定要优先开发优秀的供应商,通过优秀的供应商,进行其他品类供应商的介绍和引荐,这个方法比前面的方法都要快速有效。就像马太效应一样的原理。

  3)其他网站:类似Global sourcing啊,翻墙去上一些国外的B2B网站之类的,操作性不强。或者Google上搜寻行业内的供应商,通过Linked in等国内可操作的社交方式去尝试连接信息。

  2、海外供应商筛选方法

  (1)价格质量初步筛选法

  搜寻到一批潜在供应商后,要进行初步筛选,筛选供应商最初,也是最重要的,就是从价格和质量开始。

  首先,要分析自身的业务模式,竞争品项,哪些需要自产,哪些外包更有利润空间,然后针对筛选出来的品项,进行询价。先不管价格合不合理,要求寄样,只有对照性价比,才能判定报价合不合理。可以利用公司进出口账号的优惠价,要求供应商寄样。

  对于进口价格核算,要考虑以下几个部分:

  1)FOB价格:一般这个价格是决定性的因素,占进口价格体系的很大比例。

  2)海运费:海运费由货代给出报价,综合比较最低的价格,来选择货代供应商。一般来说,海运费不是按照港口距离远近来完全判断,而是综合比较货代实力,港口距离,和港口间贸易往来的订单量来综合决定。

  3)保险费:保险费一般是固定的,货值*0.0011,就是保险需要的成本。

  4)关税:原产地证,关税为0,只有4大类产品需要消费税。第一类:过度消费会对身体健康、社会秩序、生态环境等方面造成危害的特殊消费品,如烟、酒、酒精、鞭炮、焰火。第二类:奢侈品等非生活必需品,如贵重首饰及珠宝玉石、化妆品以及护肤护发品。第三类:高能耗的高档消费品,例如小轿车、摩托车、汽车轮胎。第四类:不可再生和替代的石油类消费品,例如汽油、柴油。显然我们的产品不属于此类,消费税也为0。进口增值税17个点,这个是不可改变的。但是进口后销售,可以抵扣部分增值税,此类成本并非完全的17个点。

  5)汇率波动:报价都是按照真实的,根据每个公司不同的计算方法。

  6)清关费用:进口到国内港口,需要提前准备好文件清关。清关手续后面会提及。清关费用,大体上分为几类,卸货手续费和港口附加费,DTHC目的港码头操作费,部分地区比如台湾,还有EBS的的额外费用。费用根据货柜大小和货品来区分。

  7)送货上门:这里根据需求,还有一个拖车费用。

  8)人工仓储:很多时候进口不是及时销售的,所以涉及到仓储中转费用,和人工二次搬运费用,填额外的唛头费用等等。部分企业已经实现了机器人自动入库,分拣,出库手续,大大提高效率和降低人工成本。

  算完了最终的价格,就可以比较价格了。然后再对比相应的质量,就可以初步判定供应商的实力。

  每个行业都有相应的资质审核,目前我们所在餐饮包装行业,也需要一些资质。首先根据国家和地区的不同,先查看是否有营业执照,生产经营许可证等基本资质,但每个国家的资质不同,未必是一模一样的格式。还有进出口许可证,但是可以进行外贸的公司,这个许可查询不是非常必要,而且当地语言也未必看的懂。

  对于其他的资质审核,如餐饮耗材行业,有以下一些常用的标准内容。

  1)基本认证类型(这里只举例食品相关行业认证,以此类推)

  1.1、ISO 9001

  1.2、ISO 22000

  1.3、GMP 优良制造标准

  1.4、QS 认证

  2)美国认证标准

  2.1、最安全认证——HACCP

  2.2、美国食品、药品认证——FDA

  2.3、AIB

  3) 欧洲认证标准

  3.1、BRC

  3.2、SGS

  3.3、DUTCH HACCP

  4)日本认证标准

  4.1、日本认证——JAS

  (3)试单和考察验厂

  在前期资质都符合的情况下,可以申请临时供应商,进行ERP准入。然后根据销售端需求,进行试单采购,在必要的时候验厂。

  采购主要有以下几个目的:

  1)大货生产的真实周期,流程中会遇到的瓶颈和挑战的提前认知。

  2)对比大货样和样品,确保大批量生产也符合标准,双重确认。

  3)检验供应商合作成本,是否易于后期操作

  4)必要的'时候进行验厂,或者前期合作关系浅,进行初期工厂考察。

  验厂的时候,主要针对人机料法环等基本模块进行检验。

  1)人:考察质量人员,技术人员是否充沛,工厂操作人员数量和成本预估,也可以考察操作的规范性等。

  2)机:考察机器,必要的时候考察机器品牌,预估真实和理论的生产能力。机器是否有保养,是否能达到预估的生产要求等。

  3)料:原材料是否合格,是否符合行业标准,必要的时候追溯上游供应商的文件资质,确保源头的安全可控性。

  4)法:工厂的管理方法,是否有生产每日的计划,不良率的追溯,操作是否符合规范等。

  5)环:检查环境,是否符合安全生产,尤其是食品类行业,是否安全卫生。地面是否具有清晰标识等等。

  质量人员和采购人员可以针对问题点,提出可以改进的方法和方向,对于做的比较好的点,进行记录和改进其他供应商。最终综合评估,给出一个得分或者其他评判标准。

  二、Buyer—供应链买手

  1、内部流程

  如果是备货订单,可以由需求部门会签,确定需要的尺寸,数量,交期等要求。如果是正常翻单或者首单,也是要有类似的主干流程。主要是以下几个模块。

  (1)技术工艺模块

  先要在技术工艺部门,核对编码,技术规格,形成信息归档,为后期做好信息化处理。

  (2)ERP系统流程

  在ERP或者任何电子信息平台,输入供应商的信息,产品的信息,形成电子信息流的开端。输入品号或者编码,录入维护信息。

  2、合同签订

  (1)主要注意点

  1)合同可以在ERP流程之前签订,为了提高产品流和资金流的效率。

  2)合同要确认好关键点,对于海外采购,要严格明确标的物和供应商是理解一致,并且标准技术标准,质量要求,付款条件是FOB还是CIF等等。付款方式是TT还是LC。

  3)对于短期合同,可以暂时不考虑汇率波动,原材料价格波动。对于大型的供应商,原材料价格波动风险控制也比较良好,会有多加原材料供应商并且在淡季进行备货,或者第三方远期合同来控制风险。

  4)如果供应商方有懂得中文的,可以“Chinese shall prevail”,遇到争议以中文为主。如果用英文作为通用语言,则协商后大部分情况还是会以英语为主。

  5)合同编写完成,检测无误的。相关领导签字,盖章后,可以和供应商签订合同。签订前把交期和生产日期,检验方法确定好。

  (2)付款方式

  1)LC at sight 即期信用证付款注意事项

  根据实际订单需求,根据要求的交期,和供应商协商使用信用证形式进行付款。和财务部对接,财务部通过与银行的沟通,进口方先拟信用证草稿,基本草稿需要注意的点如下:

  1)通知行要写对方银行swift code,申请人要写进口方公司,受益人是出口方公司;

  2)开证币种及金额,一般选择美元,确定溢短装比例;

  3)信用证由开证行,即期付款;

  4)汇票的付款日期,和付款比例,即期信用证比例是100%;

  5)受票人即付款人,写进口方;

  6)最迟装船日,如果实际的装船日期实际超过了信用证上的日期,供应商正常交单走流程,对方银行提交给我们银行资料时,我们银行发现日期超过了信用证上的日期,会跟我们确认是否要进行付款,我们确认盖章后就可以正常付款给对方供应商,进口方需要支付几十美元手续费,可直接从美元账户里扣除;

  7)货描简单根据实际来描述,要和报关的货描一致;

  8)单据条件,发票,提单,装箱单,质检证明(可由供应商自己出具)是必须要有的,一般来说,受益人装运后24小时内,要告知申请人,信用证号,装船日,装箱单等等信息。确保受益方真实交付;

  9)信用证开证前的单据不接受,无特殊情况,应该一次性寄出文件;

  信用证草稿制作好后,发给供应商确认,预计需要1-2天,确认无误达成一致后,开具不可撤销信用证,供应商满足信用证要求后,供应商即可通过一些单据拿到付款。银行作为中介担保人。等到供应商信用证事宜结束后,进口寄送原产地证,正式发票,我司也要跟进开证行情况,及时拿提单正本。

  2)TT电汇付款方式

  根据和供应商协商情况,可以选择电汇付款,在确保双方合作基础下,是比较方便快捷的方式。一般来说,预付款30%,见提单复印件后付尾款。

  3、跟单流程

  对于海外采购,跟单的准确性也很重要,整条供应链上,任何环节出了问题,都会影响最终交付结果,那么跟单主要分为以下几块:

  (1)On-site现场检验

  这和验厂有些许不同,主要是针对生产现场进行管控,常用于飞行检验或者外包常规检验,但是成本较高,没有一定的订单规模和利润,不建议长期现场检验。

  (2)标准化质量控制体系

  每一种产品,都有自身的质量控制点,有以下几个方式方法可以做到基本控制:

  1)目视化管理:

  在产线上标注不良品形式,确保一次检验通过率的提高;

  2)Poka-Yoka防呆法:

  配合供应商设置更合理的工序,工位布局,操作手段,需要生产管理和技术工程参与,来降低质量成本;

  3)提炼关键质量点:

  很多时候,要考虑外观检验,功能型检验,尺寸参数检验等。所以要提炼最关键的质量点,来减少关键质量的缺失,提高质检效率

  4)优化生产流程:

  如果一道工序需要检验10项内容,那么瓶颈会堵在这里,如果把工序均衡时间拉开,则可以形成流动的生产线,提高整体效率。

  标准化质量控制体系,需要采购方和供应商双方的技术工程等共同协商,寻找更高效的改进之路。

  (3)出库装箱要求

  下面是集装箱基本的装箱要求,必须要严格执行,来确保集装箱没有损坏或者运输风险。

  装箱要求/根据不同公司要求来

  1、检查集装箱是否有破损,关门不漏光为准

  2、检查集装箱是否清洁,是否有油污,潮湿,异味,拍照,要求拍到集装箱号码

  3、装箱到四分之一,二分之一,装满各拍一张照片,关半扇门拍一张,全部关闭拍一张,封上封条拍一张,均包含集装箱号码

  4、要遵循规律批次进行装箱,生产批次不可混乱装箱,一个批次的装在同一区域。

  其他要求

  1、每次装箱的时候,要记录装箱明细,每次批次装了多少箱

  2、如果有特殊贴唛需求,需要记录贴唛部分数量和生产批次

  3、如果是多品种拼柜,切换一个品种需要拍一张,包含集装箱号

  总而言之,简单理解,就是记录全面可追溯,一旦出了问题,可以快速定位哪一个集装箱少装漏装等等,减少后期信息反复沟通的成本。

  (4)发货后单据提交

  供应商发货完毕后,在5个工作日之类,将所有发货记录及相应单据(商业发票,装箱单,提单复印件)及时给到进口方。采购拿到后,及时给到单证人员。

  4、清关流程

  (1)清关文件准备

  在船运到港3天前,需要准备一系列文件。因为只有免费的7天的堆存期,如果文件有问题的话,则还有时间修改。如果不提前准备好,超期堆存费用十分高昂。

  需要准备以下文件:报关委托书,报检委托书,合同,原产地证原件,装箱单,商业发票正本,提单正本。

  这些文件可以从以下途径获得:

  1)进口方:报关委托书,报检委托书(报关报检委托书也要盖章),合同。如果是TT电汇则需要电放保函,换单委托书。

  2)出口方:原产地证原件(有的话必须提供),装箱单,商业发票正本。电汇的话,提单由出口方提供。

  3)开证行:如果是信用证的话,提单原件去开证行拿,并且提单背书要都盖章。

  (2)商检局查验

  进口海关理论上都是要进行商检,现场会开集装箱查验,也有可能快速放行,商检局人员来到公司进行检查,进口的货品都需要贴商检小标签,要包含以下信息:

  品名,产品描述(也就是报关的货描),产品型号,产地,材料,等级,维护方式,执行标准,适用年龄,进口商,地址,电话。

  查验通过后,就可以进行下一步的流程了。

  5、外采到货验收

  (1)溢短装及其他情况处理

  对于到达仓库的集装箱,要根据集装箱号,对照相应的装箱单,进行查验。后期供应商的装箱单制作,正式文件都要附上集装箱号码。

  1)确认好集装箱号和装箱单后,开箱后,进行拍照,确保和供应商装货结束后摆放方式一致,尤其是FCL整柜装货。

  2)最好一个集装箱,卸货后就记录一批,不建议全部卸货完成再来清点总数。

  (2)溢短装及其他情况处理

  有些时候,装柜数量太多,容易出现溢短装。如果合同明确规定溢短装比例,则计算溢短装比例,是否符合符合合同规范,如果不符合,则需要特殊处理。

  1)如果供应商装箱数量大于合同数量,理论上采购方可以选择接收,是具体产品决定。

  2)如果是短装,尤其是配套的产品,则需要及时和供应商沟通,找出问题原因,以及整理下次装货的方法,减少短装风险。

  3)和供应商联系完毕后,如果后期也会有到货,则把缺货及时补上;如果后期订单周期连接不上,则可以下次订单折价,减去这部分损失的成本。

  总而言之,进口采购,和国内采购,其实基本思想是差不多的,都是采购物品材料,只是注意的点,所处的文化方式不同。最后说一句不那么重要的,给供应商打电话,注意对方时差哦~(END)

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