英语邀请函与答复函

英语邀请函与答复函

　　简洁明了是邀请函的特点之一。在不断进步的时代，需要使用邀请函的场合越来越多，那么写邀请函真的很难吗？下面是小编帮大家整理的英语邀请函与答复函，希望对大家有所帮助。

　　一、写邀请函范例

　　Dear Mr. / Ms,

　　We should like to invite your Corporation to attend the 2000 International Fair which will be held from August 29 to September 4 at the above address. Full details on the Fair will be sent in a week.

　　We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.

　　Yours faithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　在上述地址，我们想请贵公司参加于八月二十九日到九月四日举办的2000国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。

　　您诚挚的

　　二、对邀请函肯定答复的范例

　　Dear Mr. / Ms,

　　Thank you for your letter of June 28 inviting our corporation to participate in the 2000 International Fair. We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.

　　Mr. Li will be in your city from July 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.

　　Yours faithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　感谢六月二十八日来信邀请我们公司参加2000国际商品交易会。我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。李先生将于七月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。

　　你诚挚的

　　三、对邀请函否定的答复范例

　　Dear Mr. / Ms,

　　Thank you very much for your invitation to attend the 2000 International Fair. As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.

　　We hope to see you on some future occasion.

　　Yours faithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　非常感谢您邀请我们参加2000国际商品交易会。由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店，非常抱歉我们不能前去。

　　希望以后在某些场合见到您。

　　您诚挚的XX

　　英语正式邀请函的格式:

　　邀请函的格式主要有四个部分，分别是标题、称谓、正文、落款。

　　一、标题

　　由活动名称和文种名组成，还可包括个性化的活动主题标语。如“XX公司年终客户答谢会邀请函”。活动主题标语可以体现举办方特有的企业文化特色。

　　二、称谓

　　邀请函的称谓使用“统称”，并在统称前加敬语。如 ，“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×总经理(局长)”。

　　三、正文

　　邀请函的正文是指商务礼仪活动主办方正式告知被邀请方举办活动的缘由、目的、事项及要求，写明活动的日程安排、时间、地点，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。正文结尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“欢迎光临”。

　　四、落款

　　落款要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期。

　　注意问题:

　　一、被邀请者的姓名应写全，不应写绰号或别名。

　　二、在两个姓名之间应该写上"暨"或"和"，不用顿号或逗号。

　　三、应写明举办活动的具体日期(几月几日，星期几)。

　　四、写明举办活动的地点。

　　英文回复函格式及范文

　　一) 邮件主题

　　与公司内部同事沟通的邮件格式为： 部门-发件人姓名-事件-日期

　　与其他公司工作上的沟通邮件格式为： 公司名称-事件-日期

　　(二) 邮件内容

　　邮件正文由以下几个部分组成：称呼、正文、结束语、附件、署名。

　　1、称呼

　　称呼是写信人对收件人的称呼用语。 第一行顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。

　　例如： 徐总，您好： ;

　　如果为群发收件人可直接称呼为 Dear all

　　注：在进行邮件回复时，若未将发件人加入通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼，为避免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注，也利于今后的沟通与联系。

　　2、正文

　　位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。

　　正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容， 默认文字格式。 每项内容后换行空两格的书写。

　　对于工作汇报类邮件

　　首先、表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。

　　其次、未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执行，需要特定人配合执行的需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

　　对于数据汇报类邮件

　　首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。

　　其次、针对数据异常的部分，需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

　　3、结束语

　　结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。

　　4、附件

　　信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起“附件一、附件二……”依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。 附件文件名的格式统一为：

　　日期-姓名-附件内容

　　5、署名

　　邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名，换行顶格再标注发件日期。

　　注：正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。

　　(三) 邮件地址栏

　　收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示。

　　抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，用户所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回(邮件)可不回(邮件)。

　　注：正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收者明确需要各自的职责。

　　(四) 邮件统一格式

　　字体：除特殊标注需着重注意的文字内容外(可加粗、字体颜色彩红色)， 邮件内容字体统一为：宋体 9号字(不同邮箱工具对字体大小的定义不同，应用常规正文字体大小均可)，颜色为黑色 。

　　开头语和正文之间，按段分隔。分隔距离为一行。

　　回复时收件人只填发邮件的人，其他均为抄送。

　　附件文件名的格式统一为：日期-姓名-附件内容

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