商务书信三种格式

时间：2020-10-28 19:21:02 商务英语我要投稿

商务书信三种格式

　　商务英语中大家对这个商务书信的格式有所了解吗?下面小编搜集整理了商务书信三种格式给大家，欢迎阅读，希望对大家有所帮助。

商务书信三种格式

　　Business letter styles

　　三种商务书信格式

　　1.什么是商务书信?

　　商务书信就是公司写给其他公司、客户、顾客或合作伙伴的信件，其使用的语言比一般朋友之间的书信语言要正式，并以商业流程或商业交易等为主要内容。

　　2.什么时候需要写商务书信?

　　你会用商务书信与顾客、客户、商业伙伴和其他公司进行沟通。有些商务书信是“公司写给公司”，有些则是不同公司个人之间的书信往来。商务书信的格式，与学术写作或创意写作不同。通常一家公司会就所有的内部文件和通信，采用一种固定的格式。如果你的公司已经有固定的格式，那就按照公司的格式。

　　3.信的长度超过一页时，如何安排格式?

　　如果信的内容比较长，会超过一页，那就换一张纸继续打下去，但是不要加入信头，而是用空白、纸质好的白纸。至于第二页的格式要怎么安排，有几种不同的做法，但是你至少都要在页面顶端写上收件人的`姓名、页数和日期，有些人还会加上参考文号或主旨。你可以把所有这些信息都靠左对齐，或是把姓名靠左对齐，页数打在中央，日期则靠右，然后空三行，继续信的内容。

　　4. 商务书信的格式(1) ：齐头式

　　齐头式(block style)是一种简便的商务书信格式，在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。不同的部分——比如说不同的段落或地址——则以空行的方式隔开。齐头式很简单，因此非常受欢迎。其主要格式如下：

　　段落齐头：在齐头式中，文件或信中的每个部分都从左边界起头。

　　不同的段落之间要空行：不同的部分(比如说不同的段落，或商务书信中的地址)，则以空行的方式隔开——

　　(1) 寄信人地址和收件人的地址之间：空三行

　　(2) 称呼与信件正文的第一段之间：空一行

　　(3) 信件正文的段落之间：空一行

　　(4) 大小标题与随后的段落之间：不空行

　　5. 商务书信的格式(2)：改良齐头式

　　改良齐头式(modified block style)结合了缩排式与齐头式的特点，它看起来跟缩排式很像，而最大的不同，就是在改良齐头式中：①段落首行齐头，新段落与左边界齐头(flush left)。②寄件人地址、日期、结尾敬辞和签名都缩排，如同缩排式。改良齐头式就跟齐头式一样，版面看起来清晰整齐，它是商务书信经常使用的格式。

　　6.商务书信的格式(3)：缩排式

　　缩排式(indented style)比其他通用的商务书信格式稍微复杂一些。缩排式是比较老式的商务书信格式，所以很多人都熟悉这种格式。在缩排式里，每个段落的首行要缩排，信件中某些其他部分也要缩排。有些人觉得缩排式是商务书信最传统的格式，但是也有些人觉得这种格式过时了。有些人觉得缩排式在页面上看起来不是那么清晰，有时候要把缩排的地方上下对齐也不是那么容易，而其他的格式应用起来通常比较简单。现在大家更喜欢采用其他新的格式，但是很多商务人士还是习惯使用缩排式。在商务书信中，缩排式的意思就是要缩排，要缩排的部分包括：

　　1) 段落的第一行

　　2) 寄件人地址(return address)

　　3) 寄件日期(date)

　　4) 结尾敬辞(complimentary close)

　　5) 签名(signature)

　　采用缩排式时，最重要的就是要前后一致，缩排最少要六格，要缩更多格也可以——只要每个段落缩排的距离都一样。对于商务书信中的其他要素也一样，重要的原则是缩排的距离一样，彼此上下对齐。

　　① 段落的第一行要缩排

　　每个段落的首行都缩排，与正文的左边界距离 1.5 厘米左右;这是最常见的缩排距离，但是大于 3.5 厘米的缩排也有人用。不同的公司对于怎么缩排、缩排多少可能有不同的习惯。关键就是要前后一致，也就是每段缩排的距离都一样。要把段落缩排有几种可行的做法：

　　可以按几次空格键

　　可以按一次tab 键

　　也可以利用段落格式设定的功能

　　通常你会用 enter 键在段落之间多空一行，但是采用缩排式的商务书信，也可能在段落之间不空行。不过最重要的原则仍然是要前后一致。