商务英语信函怎么写

商务英语信函怎么写

　　本文内容：

　　对外商务信函的格式与国内商务信函有较大区别，它一般包括六个部分：开端、信内地址、称呼、正文、结语、署名。

　　1. 开端

　　在信笺的右上角详尽地写下发信人的组织名称、地址、发信日期和电话、传真号码。如备有专用信笺，组织名称、地址、电话、传真号码已印好，就只需要写上发信日期。新式的写法，日期也可写在最后一页信笺的签名下边。

　　2. 信内地址

　　信内地址，除了信纸右上角的发信人地址外，还要在信纸的左上角（位置略低于发信人地址），写明收信人的姓名、所在组织的名称和详细地址。

　　3. 称呼

　　不论写给组织或个人，在开始时，都得有个称呼，对外称呼，可称为“先生”、“女士”、“小姐”等。如收信人身份特殊，在社会上有很高的地位，如教授、博士等，在称呼中应照用他们的头衔。英语商函的称呼常写着“Gentlemen”或“Dear Sirs”等。

　　4. 正文

　　对外商函在内容上的写作，与对内商函没有区别，都必须做到主旨鲜明，自然流畅，坦率真诚，语气适当，不枝不蔓，抓住重点，言简意明。对外商函要合乎外文文法，符合规定格式。如对外商函不可一张纸两面都写，若需要连接第二页，可用一张空白纸，纸上不必再写开端，只记下页码，在左上角写上收信人名称，在右上角写上发信日期即可。

　　5. 结语

　　英语信函的结语，相当于中文信函结尾的“专此，敬请大安”之类谦恭的话语。对外商函常常省略祝语。

　　6. 署名

　　对外信函不管是打字机打的，还是手写的，在结语之下，都应该用笔签署发信人的姓名。但有时签名字迹潦草，为了避免看不清，最好在用笔签名的下面，再用打字机打出清晰的姓名来。英语商函的落款常常写有：“Yours very truly”、“Yours sincerely”或“Respectfully yours”等。

　　对外商函的用纸要求比较严格，纸质坚韧，不厚不薄，纯白色的最为大方。信封和信纸的纸质和颜色必须一致，否则便会流于不敬。信纸的规格约为8.5英寸×11英寸；便笺约为4英寸×5英寸。信封的规格由3.5英寸×6英寸和4英寸×9英寸两种。对外商函的信封除日本、朝鲜、蒙古等国可用中文直接填写外，其他均须用寄送国的母语或官方用语来书写。书写格式也和国内明显不同：信封最上一行先写寄信人的姓名，再写地址；最下一行才写收信人的地址。地址的书写顺序与汉语信函相反。应先写门牌号数、街道，然后写城市名称，再写所属州、省，最后才是国家名称。信封必须写清收、发信人的姓名和地址，又必须和信内保持一致。

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