经销商招商会议方案

时间：2023-04-04 14:42:42 策划书我要投稿

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经销商招商会议方案

　　一、会议目的：通过此次招商会议，达成参会经销商及时与公司合作的意向，为启动市场做好铺垫。

经销商招商会议方案

　　二、会议主题：倡导健康，创造佳品，引领双赢。

　　三、会议时间：XX年10月15日-10月17日期间，第一天下午报到，第二天

　　上午8：30正式会议。

　　四、参会人员：

　　1、政府领导，包括政府领导，家电协会会长

　　2、康佳集团领导、厨卫事业部领导、技术部代表、品质部代表、全国区域经理

　　3、全国经销商

　　4、会议工作人员：筹备组、调度组、后勤组、接待组、交通组、现场策划组成员

　　五、会议地点：暂定“秘书工作”酒店

　　六、会议筹备期(9月20日-10月15日)

　　1、9月20日成立由部门领导组成的筹备组，并分配责任人，负责相关工作;

　　2、9月21日前由营销部提交《招商会议方案》草案，并交筹备组讨论，总经理审批通过。

　　3、9月22日-10月5日由各区域经理向已有合作意向的各省其他知名生活电器经销商和国美、苏宁等全国连锁销售企业发出《招商邀请函》。

　　4、10月1日之前确定好会议地址与参会人员(政府机关、媒体及业界人员)名单。

　　5、公司内部成立司仪组或请专业司仪公司负责接待工作。

　　6、人员分工(详见表2)

　　7、10月14日之前完成公司及工厂现场5s工作，完成相关接待物品的采购及信息传递。

　　8、10月5日之前营销部经理负责整个招商会议的费用预算，报营销总监审核，总经理签字通过。

　　七、会议召开期(10月16日)

　　1、具体会议流程(详见表1);

　　2、各组工作内容及要求见表2《人员分工及工作职责说明》;

　　八、会议结束期(10月17日)

　　1、会议现场的清理;

　　2、与酒店的费用结算;

　　3、带领经销商参观公司及生产现场;

　　3、会议结束后，各区域经理负责区域经销商的招商洽谈及返程事宜的协助。

　　九、会议总结期(10月17日)

　　1、招商会议工作总结

　　2、下期工作计划及目标

　　表一：

　　一、会议议程

　　日期时间项目发言/负责人备注

　　10.15 12：00-18：30 与会嘉宾接待接待组

　　18：30-21：00 晚餐后勤组

　　10.16 7：00-8：00 早餐后勤组

　　8：00-8：30 与会人员入场接待组播放公司宣传广告片

　　8：30-8：40 主持人致开幕词、介绍与会嘉宾主持人开场音乐

　　8：50-9：05 家电协会代表致辞

　　9：05-9：15 集团总裁致欢迎辞

　　9：15-9：45 公司总经理主题发言(公司愿景及发展规划) 总经理播放ppt发言稿

　　9：45-10：00 会间休息10分钟播放公司广告片

　　10：00-10：40 招商主题及市场运营思路营销总监播放ppt

　　10：40-11：00 新产品揭幕仪式、宣布订货政策主持人、揭幕嘉宾

　　11：00-12：00 分组座谈会各区域销售经理

　　12：00-13：30 午餐及休息时间后勤组

　　13：30-14：00 与会人员入会场接待组播放公司广告片

　　14：00-15：30 座谈会，宣布订货最高奖及颁奖主持人激昂背景音乐

　　15：30-15：50 宣布代理商名单及颁发代理证书主持人、颁证嘉宾播放音乐，注意现场气氛、颁证嘉宾及代理商的互动

　　15：50-16：30 代理商代表发言及决心(2名) 讲话稿

　　16：30-17：00 集体合影留念摄影组

　　17：00-18：00 集体参观工厂营销总监

　　18：00-18：30 休息30分钟后勤组

　　18：30-21：00 晚宴，抽奖活动后勤组

　　10.17 7：00-8：00 早餐后勤组

　　中午12点前退房、返程后勤组、交通组

　　二、会议纪律及温馨提示

　　会议纪律

　　1、参会人员必须讲究文明礼貌，注意仪容仪表，保持衣着整洁得体大方，言谈举止文明;

　　2、会议期间不得无故缺席、迟到、早退，不得中途退会;

　　3、会议期间将手机调至无声或震动状态，禁止在会议室抽烟、大声喧哗、交头接耳、打瞌睡或接听电话，重要事项请在会议休息期间或会议结束后解决;

　　4、参会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动;

　　5、休息期间不要干扰正常秩序，不得高声喧哗、嬉戏;

　　6、请爱护酒店内的设施，不在会议室的课桌上乱涂乱画，不要有乱吐、乱扔等破坏会议环境的行为;

　　7、个人财产自行保管，人离锁柜锁门，贵重物品随身携带;

　　8、对酒店任何物品或设施造成损坏都要照价赔偿;

　　9、参会人员不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。

　　温馨提示

　　1、区域经理负责各区域代理商的业务洽谈、跟踪，及其他事情的协助办理;

　　2、产品展厅设在发布会现场，展示康佳新品，揭幕仪式为16日上午;

　　3、会议期间提供早餐、午餐和晚餐，用餐时敬请带好嘉宾证及餐劵，酒店凭嘉宾证及餐劵用餐;

　　4、 16日晚宴期间举行“幸运抽奖”活动和节目表演，请带好嘉宾证，凭嘉宾证编号参与抽奖;

　　5、会议期间为了您的人身及财产安全，请配合会议日程安排，不得擅自离开酒店，遵守酒店管理制度，个人财物妥善保管，您有什么需要，可与会务组联系。

　　6、会务组联络表：

　　组织项目项目内容联系人联系电话

　　会议协调协调整个会议所有事项

　　膳食住宿安排安排所有参会人员中餐及晚餐(含用餐人数、地点等)，安排所有参会人员住宿(含住宿人数、地点、房间编排等)

　　会务组织会议期间事务跟进、参会人员接送车辆安排、返程车票的预定

　　会议预算方案

　　1、交通费用,交通费用可以细分为：

　　(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

　　(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

　　(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

　　2、会议室/厅费用

　　具体可细分为：

　　(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

　　(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

　　(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

　　(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

　　对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

　　3、住宿费用

　　住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

　　4、餐饮费用

　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

　　(1)、早餐

　　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

　　(2)、中餐及午餐

　　中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

　　(3)、酒水及服务费

　　通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

　　(4)、会场茶歇

　　此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

　　(5)、联谊酒会/舞会

　　事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：

　　6、视听设备

　　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

　　●设备本身的租赁费用，通常按天计算

　　●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

　　●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理

　　c、演员及节目

　　通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

　　d、其他——点心、水果及调制色酒

　　5、杂费

　　杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用。