档案管理工作具体流程

档案管理工作具体流程

　　档案管理就是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。下面是yjbys小编搜集整理的档案管理工作具体流程，欢迎阅读。

　　一、 目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。

　　二、 档案整理：

　　编 码：由综合部统一编码。(见附件一)

　　备 注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部

　　门进行统一的编码。

　　整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。(见附件一)

　　备 注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。

　　档案归档：(1)、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

　　(2)、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法

　　与‘范本’雷同。

　　外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

　　备 注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’(见附件三)上的备注栏上注明。

　　档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’(如附件四)并经核准后再由档案室统一发行。

　　备 注：(1)、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

　　(2)、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

　　印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外)。

　　(1)所有的档案资料需盖有‘受付’章 ------ 红色

　　(2)发行的档案资料需盖有‘发行’章 ------- 兰色

　　(3)对于过期或失效的档案应改有‘作废’章------- 兰色

　　(4)档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历(如附件五)。

　　档案的使用审批程序：(书籍、技术资料手册、宣传资料除外)

　　(1) 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。

　　A：查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批

　　B：查阅非部门档案：

　　① B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批

　　② A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部 门的负责人审批 → 公司负责人审批(副总→总经理)

　　(注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可)

　　(2) 借阅：只限于B级档案。

　　A：程序：填申请表 → 部门负责人审批

　　B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

　　(3) 复印、摘抄：

　　A：程序：填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批

　　(4) 备注：A级档案即机密档案;B级档案即是A级档案除外的普通档案。

　　(5) “档案使用申请表”详见附件六。

　　书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的

　　(1) 借阅：只需在登记表上(如附件七)作相关的登记。

　　(2) 领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记(如附件八)。

　　备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。