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档案整理的概念
档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，下面是yjbys小编搜集整理的档案整理的概念，欢迎阅读。
一、档案整理几个概念
(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
(二)档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。
(三)档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
(四)档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1)以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2)所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 tob_id_2536 3)以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4)以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》
5)以“案卷”为单位档案整理的适应范围
(1)大部分单位短期保管(现10年)的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理
(2)各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
(3)科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
(4)会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。
6)按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
2、以“件”为单位整理。
1)以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。 2)一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。
3)以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。
4)以“件”为单位文书档案整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
5)以“件”为单位档案整理的适应范围：
(1)全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。
(2)企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，
(3)声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。 6)按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填。
档案整理概述
档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组 合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。
（一）档案整理的类型 档案整理可以分为三种类型：系统排列和编目、局部调整和全 过程整理。
（二）档案整理的内容和步骤
档案整理的内容，包括系统化和编目两部分。 档案整理工作的主要步骤有：区分全宗-全宗内档案的分类——立卷（组件）——案卷（件）的排列——档号的编制——案卷目录（归档文件目录）的编制。
（三）档案整理的原则
按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用。 所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。
全宗
（一）全宗的概念
全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 全宗的基本含义有三方面：全宗是一个有机整体；全宗是在一定的历史活动中形成的；全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
（二）立档单位及其构成条件
立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。 立档单位的构成条件：可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算；设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。
（三）立档单位变化对全宗划分的影响
1、政权更迭的全宗处理；
2、立档单位职能发生根本性变化的全宗处理；
3、 立档单位其他变化情况的全宗处理。
（四）全宗的补充形式
全宗的补充形式。主要有：联合全宗；汇集全宗；档案汇集。
（五）判定档案所属全宗
判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、 收文和内部文件三种情况。
全宗内档案的分类
（一）分类的基本要求 客观性；逻辑性；可操作性。
（二）分类方法
档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，归纳起来有按来源分类、按时间分类、按内容分类和按形式分类等类型。
（三）分类方案的编制
1． 机关全宗分类方案的编制机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法， 将全部档案分为文书类、业务（专门）类、科技类、会计类、特殊载体类等类目，每个一级类目再根据其档案的特点，划分二、三级类目。
2． 企业全宗分类方案的编制
工业企业档案分类一般设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究 类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
档号和目录的编制
（一）档号编制原则
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：唯一性原则；合理性原则；稳定性原则；扩充性原则；简单性原则。
（二）档号的结构
分为三种： 第一种结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号。 第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。 第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。
（三）档号的编制方法
全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、年度、保管期限、组织机构或问题、件号、页（张）号的编制方法。
（四）目录的编制编制目录是整理工作的最后一步。立卷整理应编制案卷目录，组件整理应编制归档文件目录。
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