毕业生档案管理与转递问题

时间:2022-11-18 09:48:03 档案 我要投稿

毕业生档案管理与转递问题

  毕业生档案是学生在校期间各方面表现的记录,是学校对学生进行管理考察的重要依据。下面是小编为大家搜集整理出来的有关于毕业生档案管理与转递相关问题,欢迎阅读!

毕业生档案管理与转递问题

  1毕业生档案管理有何意义?

  毕业生档案是学生在校期间各方面表现的记录,是学校对学生进行管理考察的重要依据。为了充分发挥档案在学生管理中的作用,使学生档案管理工作达到规范化、制度化和标准化,各级组织人事部门都有统一的规定和要求,毕业生档案管理工作要贯彻为人事工作服务,为经济建设服务的基本方针实行统一管理,以便更好地了解、考察和培养学生,为毕业后用人单位的选聘录用起到积极的作用。因此,属于档案内容的材料必须完整无缺。

  2毕业生档案内容有哪些?档案有何作用?

  毕业生档案内容包括:学生登记表;毕业生登记表;学年鉴定表;毕业论文及评定表;学生成绩单(学籍表);高考材料(考生正卷、副卷);奖惩材料;毕业生体检表;学位申请书;实习手册或实习鉴定表;《全国普通高校本专科毕业生就业通知书》;其他录取材料;入党(团)登记表及思想汇报等。

  档案的作用主要体现在为用人单位人力资源部门选聘和调配使用人员提供重要依据。档案是个人经历、思想品德、学习业务能力和工作表现的历史真实记录,通过档案可以清楚地熟悉、了解一个人过去的各方面表现。档案也是毕业生享受相关人事、劳动、社会保障服务(如办理社会保险、失业保险)等的重要凭证。另外,个人档案记录的工龄、工资、福利待遇、担任职务及社保参保年限等对每个人来说都至关重要。有的毕业生误以为既然国家相关政策规定,毕业生暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存2年,就无须再到人才代理机构托管档案了。其实,学校保存的只是学籍档案,而真正发挥作用的却是人事档案,如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。按国家政策规定,毕业生毕业1年后(以报到证签署日期为准)即可申请转正定级,专科毕业并工作满 3年、本科毕业并工作满1年后可申报初级职称,由所在单位人事部门或委托的人才代理机构负责办理。学校保存的学籍档案只是存放,不能起到人事档案的相关作用。所以毕业生对档案的托管、使用不能忽视。

  3学校如何转寄毕业生的档案?

  根据《关于进一步加强高校毕业生档案管理的通知》(辽教发[2012]105号)要求,各高校要建立健全毕业生档案管理制度,严格把握好档案接转过程中的各个环节,严格履行登记手续,严格落实有关保密规定,确保档案材料的公信力,维护档案的权威性和严肃性,切实做好毕业生档案转接各项就业服务工作。

  ⑴ 加强管理,确保毕业生档案资料完整有效。档案资料的完整性对毕业生能否顺利入职、落实相关待遇至关重要。学校在毕业生离校时,要及时整理好档案材料并进行归档,确保毕业生档案材料的齐备和准确无误,对于缺少的材料应及时办理补充手续,并且每份档案都应附材料清单,档案离校时确保密封状态。

  ⑵ 规范毕业生档案转接工作。对已落实就业单位且单位有档案管理资格的高校毕业生,可将档案直接转移到接收单位;对已落实就业单位,单位没有档案管理资格的高校毕业生,可将档案转移至单位所在地的市人才服务机构或就业服务中心;对考取研究生、升入本科学校的,可将档案直接转移到录取学校;对未就业且申请回生源地的高校毕业生,可将其档案转移回生源地所在省或地级市的高校毕业生就业主管部门;对参加项目就业的毕业生,按照相关组织实施单位的有关要求转接档案;对参加人事代理的高校毕业生,要将其档案转移到代理机构。

  4暂时无法落实档案关系的毕业生,有哪些选择?

  高校毕业生就业于个体、民营等无档案管理资格和不需要毕业生个人档案的企事业单位,或者选择个人创业、出国留学和移民等,无法落实档案关系。为了避免发生档案滞留、自带或弃用等现象,毕业生可向辽宁省高校毕业生就业创业服务中心提出人事代理申请。由辽宁省高校毕业生就业创业服务中心为毕业生提供相关服务。根据申请,协助办理转正定级、职称评定、档案政审等,解决毕业生无法落实档案关系的后顾之忧。

  5择业期内解除劳动关系的毕业生如何办理档案转递手续?

  ⑴根据毕业生意愿可直接将档案存放在各地的人才交流中心(由人才交流中心出具接收档案的商调函到用人单位存放档案的部门办理档案转递手续)。

  ⑵涉及到调整改派的,由毕业生持换发后的《全国普通高校本专科毕业生就业通知书》(简称《通知书》)到用人单位存放档案的部门办理档案转递手续。

  6超出择业期的毕业生档案如何转递?

  ⑴如果改派回生源地的,可直接持《通知书》到存档机构办理档案转递手续。

  ⑵跨省调档的毕业生档案须按各人才交流中心转递人事档案的相关政策办理。

  7档案转移有哪些具体要求?

  为保证档案转移的安全和保密,档案通过统一邮寄或管档机构专人提取的方式转递,一般不可个人携带。为了保证档案转移的准确和有序,应有档案去向记录,包括毕业生个人信息、毕业去向、档案去向及办理人签名等内容。毕业生档案接收机构必须具有人事档案管理资格,不可随意将毕业生档案转递至无管理档案资格的单位、机构和交由学生本人自带。

  拓展:毕业生档案管理制度

  (一)学生档案内容

  学生毕业离校前,档案内容除了原有高中部分档案外还必须包括:

  1、高等学校毕业生登记表。此表必须由学生本人填写,字迹要清楚,用蓝黑墨水钢笔或碳素墨水笔填写各项内容;“毕业生鉴定”是毕业生在校期间德、智、体综合素质的评价,请辅导员认真填写,报学生管理部门审核加盖公章。

  2、学士学位审批表。学生修完规定学分,经校学位评审委员会批准,获得专业学士学位。

  3、全国普通高等学校本专科毕业生《就业通知书》。除升本、升研、出国深造的毕业生外,其他毕业生《就业通知书》一律归入本人档案,作为身份变化的依据。

  4、学生卡片。由校学籍管理部门审核批准的.本科或专科学籍证明。

  5、成绩单。由教务部门核准的学生在校学习成绩单,加盖教务处公章。

  6、组织关系。正式党员的入党申请书、党校学员材料、积极分子材料等归入档案;预备党员的党组织关系材料单独封存,单独转寄,待转正后归入档案统一管理。团员关系须将入团申请表归入档案。

  7、奖励材料。在校期间获得各种竞赛奖励、奖学金、助学金等材料。

  8、处分材料。在校期间因违纪行为而受到的处分。

  (二)学生档案管理

  1、新生入学一个月内,其档案由新生录取部门直接移交至辅导员;个别地区有新生自带档案入校情况,新生直接将档案交给辅导员,期间不允许学生本人接触到档案的内容,封口必须完整无损。

  2、大学期间,在校学生档案由辅导员直接管理,并负责将大学期间的各种奖惩材料收集整理,归入档案。校内学籍变动时,学生档案直接在辅导员之间进行转交。

  3、学生毕业离校,毕业生档案由辅导员负责按学生档案内容的要求进行组档,检查完整无误后统一移交大学生就业指导中心。由大学生就业指导中心根据毕业生就业去向以机要方式转出,或者根据毕业生申请实施档案代管。原则上,毕业生档案不得交由本人自带,绝不允许毕业生个人长期保存档案。

  4、中途转学、退学等学籍变动的学生档案,由辅导员转至大学生就业指导中心进行备案,再以机要形式转出。退学的学生档案直接转至生源地档案主管部门。

  5、学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的,学生可持调档函通知辅导员进行调阅。如档案需要提前转出调阅,需由辅导员将学生档案转交大学生就业指导中心备案后,以机要方式转出。辅导员不得直接将学生档案交给学生个人寄发或携带。大学毕业时的档案材料可由辅导员重新建档,形成原始档案的补充档案。毕业离校时,补充档案由辅导员移交至大学生就业指导中心,以机要方式转至录取学校或单位档案管理部门,再与原始档案合并存档。

  6、毕业生离校前已签约就业的,辅导员统一移交档案,由大学生就业指导中心负责按期转至用人单位人事档案管理部门。为保证转寄按时到达,毕业生本人要负责填写档案转寄的地址和接收单位,辅导员和就业部门负责核查。

  7、毕业生离校前未签约就业的,即可自愿申请档案转回生源地档案主管部门,也可向学校就业部门申请档案留校代管。学校档案代管时限最多2年,期满以机要方式转回生源地档案主管部门。

  8、学生档案是学生成长轨迹的真实记载,其管理和转接是非常严肃的事情。档案外转必须由大学生就业指导中心登记备案,规范密封,并以机要方式转出,其它部门或个人不得擅自处置。

  9、毕业生暂留学校档案,在离校后2年内,大学生就业指导中心提供档案调档和状态查询业务。如遇不确定因素出现档案丢失,经核实可予以补办,补办内容仅限大学期间档案。

  10、未尽事宜由大学生就业指导中心负责解释。

【毕业生档案管理与转递问题】相关文章:

毕业生档案管理与转递12-19

毕业生档案转递须知10-26

2015毕业生档案转递须知11-13

毕业生的档案转递步骤须知11-13

保定毕业生档案转递流程07-22

保定毕业生档案转递须知01-27

毕业生档案转递通知单11-13

2017年毕业生档案转递须知12-18

济宁毕业生档案转递办理指南01-27