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公司档案管理流程
一、 目的：
为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。
二、 档案整理：
编 码：由综合部统一编码。(见附件一)
备 注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部门进行统一的编码。
整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。(见附件一)
备 注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。
档案归档：
(1)、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。
(2)、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。
外来文件的收发：
由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。
备 注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’(见附件三)上的备注栏上注明。
档案资料的发行：
如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’(如附件四)并经核准后再由档案室统一发行。
备 注：
(1)、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。
(2)、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。
印章管理：
闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外)。
(1)所有的档案资料需盖有‘受付’章 ------ 红色
(2)发行的档案资料需盖有‘发行’章 ------- 兰色
(3)对于过期或失效的档案应改有‘作废’章------- 兰色
(4)档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历(如附件五)。
档案的使用审批程序：
(书籍、技术资料手册、宣传资料除外)
(1) 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。A：查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批 B：查阅非部门档案：① B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批② A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部 门的负责人审批 → 公司负责人审批(副总→总经理)(注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可)
(2) 借阅：只限于B级档案。A：程序：填申请表 → 部门负责人审批B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。
(3) 复印、摘抄：A：程序：填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批
(4) 备注：A级档案即机密档案;B级档案即是A级档案除外的普通档案。
(5) “档案使用申请表”详见附件六。
书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的
(1) 借阅：只需在登记表上(如附件七)作相关的登记。
(2) 领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记(如附件八)。
备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。
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