档案调入流程

档案调入流程

　　一、档案调入

　　(一)所需材料

　　1、员工本人身份证(驾照、军官证等)合法、有效身份证件原件;

　　2、本人人事档案(包括：学籍档案、工作档案、党团档案等);

　　(二)办理流程

　　1、确认员工入职手续已办理，依据《员工基本情况登记表》中“档案所在地”一栏填写情况，办理档案转入手续;

　　(1)档案为“自带”的，经审核符合存档要求后接收人事档案，并让其签订《单位委托管理人事档案合同书》及填写《代理人员信息卡》(或让员工在规定期限内持《单位委托管理人事档案合同书》，直接将档案托管至西安市人才服务中心人事代理部档案科室);

　　(2)档案在其他单位或他也、托管机构存放的，出具《西安市人才服务中心商调函》(商调函期限为：同城10天，异地30天)，通知员工限期内办理档案调入手续(或让员工在规定期限内持《单位委托管理人事档案合同书》，直接将档案托管至西安市人才服务中心人事代理部档案科室);

　　(3)档案原在西安市人才服务中心托管的，让员工在规定期限内持《单位委托管理人事档案合同书》及原存档凭证，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理转存手续;

　　(4)档案已由原档案管理部门寄至安市人才服务中心的，让员工在规定期限内持《单位委托管理人事档案合同书》至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理存档手续; (注：签订《单位委托管理人事档案合同书》一式三份，填写《代理人员信息卡》一张);转档案流程2、审核员工人事档案，接收档案人员应严格遵照《档案法》及中心接收档案相关规定，仔细审核档案是否符合接收要求。

　　(注：在收取档案时，办理档案托管的人员所持档案必须密封，个人不得随意打开，如档案已经开封，让其将档案带回原档案所在地从新加盖密封章。)

　　(1)符合存档要求的

　　1)完全符合要求，档案材料齐全的，将档案编号、登记入册;

　　2)符合要求，但缺少材料的，将档案编号、登记入册，并为其开具《档案材料补充单》要求限期内将所缺材料交齐;

　　(2)不符合存档要求的，退其本人并告知其不能接收的原因，要求限期补齐档案材料，办理存档手续;

　　二、档案交接

　　1、员工档案由员工所在用工单位的服务专员负责接收，并于接收当天下午16：30前移交至“档案管理员”，由“档案管理员”统一将档案复核、编号、登记入册后，妥善保管;

　　2、将所收的员工档案，填写《惜才档案材料移交明细表》(一式两份)，限期与中心档案管理部门进行交接(双方签字确认);

　　3、将中心档案部门返回盖章、编号的《单位委托管理人事档案合同书》“红联”(委托单位留存)归置其员工资料中，“蓝联”(个人留存)返于存档员工;将《惜才档案材料移交明细表》移交至“文档库管理员”，办理材料入库工作;

　　三、档案调出

　　(一)所需材料

　　员工提供：

　　1、员工本人身份证(驾照、军官证等)合法、有效身份证件原件;

　　2、员工所持的《单位委托管理人事档案合同书》“蓝联”;

　　3、新档案接收单位(机构)开具的《商调函》;

　　4、员工所在用工单位开具的《离岗确认书》;

　　惜才公司提供：

　　5、惜才公司所持的《单位委托管理人事档案合同书》“红联”;

　　6、惜才公司为派遣员工开具的《终止/解除劳动合同证明书》;

　　(二)办理流程

　　1、确认员工离职手续已办理，依据员工提供情况，办理档案转出手

　　续;

　　(1)派遣员工的办理

　　1)有档案接收单位的派遣员工，让其持本人有效身份证件、《调档

　　函》、《终止/解除劳动合同证明书》、《单位委托管理人事档案合同书》“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理档案转出手续;

　　2)无接收单位的派遣员工，并符合中心个人托档要求的，让其持本

　　人有效身份证件、《调档函》、《终止/解除劳动合同证明书》、《单位委托管理人事档案合同书》“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理个人托管手续;

　　(2)代理员工的办理

　　1)有档案接收单位的代理员工，让其持本人有效身份证件、《调档

　　函》、《单位委托管理人事档案合同书》“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理档案转出手续;

　　2)无接收单位的代理员工，并符合中心个人托档要求的，让其持本

　　人有效身份证件、《调档函》、《单位委托管理人事档案合同书》“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理个人托管手续;

　　(注：员工为代理人员的，我方经办人员须在《单位委托管理人事档案合同书》“红联”上填写“该员工为代理员工，无离职证明，请与办理档案装出手续”及经办人员姓名，办理日期等字样，并加盖“惜才派遣专用章”。)

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