EMBA管理：时间管理的6大原则

时间：2023-12-26 10:37:39 雪桃 EMBA 我要投稿

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EMBA管理：时间管理的6大原则

　　要意识到时间是财富。优秀的人才都是特别珍惜时间的，因为他们的时间太值钱了。以下是小编帮大家整理的EMBA管理：时间管理的6大原则，欢迎大家分享。

EMBA管理：时间管理的6大原则

　　管理大师德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中提到，要成为一个优秀的管理者，首先要管理好自己，而要管理好自己，最重要的是管理好自己的时间。近年来，关于时间管理的书籍汗牛充栋，各路大师基本上达成了一个共识：时间本身是无法管理的，时间管理的本质是管理自己的行为。

　　私想家老非创业几年以来，一路跌跌撞撞，走了无数条弯路，其中有一条便是没有管理好自己的时间(行为)，因此今年以来，查找了很多资料进行学习，对自己的行为不断进行纠正。我把我自己的学习心得，整理成文章与大家分享。本文将分为几篇，分别介绍时间管理的原则、方法、流派、技巧、工具以及相关资源介绍。

　　在介绍方法之前，先谈谈原则，由于管理自己的行为其实要涉及很多相关的知识与技能，因此掌握这些相关知识与技能是一个基础，是做好时间管理的一个框架前提，笔者把这个前提私下定义为“原则”。按笔者的私想，把以下六大部分作为时间管理原则：

　　一、目标设定

　　再次强调，时间管理是管理自己的行为，那么，要让自己的行为都有效率和效果，前提是要设定行为的目标是什么。我要在今年考上某某高校的研究生，笔者明天要说服客户和我签订某份合同，笔者要下个月要去西藏行走……这些都是目标，没有目标的时间管理是不可理喻的。

　　目标的设定方法，用SMART原则是最普遍的，在此笔者就不累述，请找度娘。

　　对于目标，笔者要补充一点的是，要将目标不断的分类与分解。目标的分类，根据每个人的不同进行不同的分类，比如笔者个人有家庭目标、事业目标、财富目标、健康目标等。目标的分解，主要是时间维度，从个人或者公司的愿景(一个非常长远的目标)，再有中长期目标、短期目标、项目目标、事务目标等等。

　　二、要事第一

　　这是史蒂芬柯维在《高效能人士的七个习惯》中推崇的第三个习惯，并且还不遗余力的加写了一本《要事第一》的书专门阐述这事。

　　的确，在现代社会，由于生产力的提高，人们可以享受更多的物质文明，当然有得必有失，享受越多，付出也要越多——你得做更多的事。想想在原始社会，人类基本只能实现(还谈不上享受)马斯洛5层需求中的下面3层，然而他们要做的事情也很简单：狩猎、做饭、抵御、生孩子。而我们现代社会呢?你享受了那么丰富的吃喝玩乐，必然也要做更多的事，特别是工作后，大量项目型的、事务型、社交型的事扑面而来，很难有闲的时候。

　　事情永远是做不完的，这个时候你要把握的原则便是：要事第一!把重要的事情处理完，再处理其他事情。

　　三、精力专注

　　由于要处理的事情太多，很多人习惯或者被迫同时处理几件事，这是个可怕的时间黑洞。人脑和电脑是相似的，就是相同一个时间，你只能应付一件事(电脑能同时用WORD与QQ，是因为CPU是用非常短的时间段不断切换处理，只不过人感觉不出来)，从小老师就教导我们，你不能左手画园，同时右手画方，周博通左右互博的本事只能是小说上的。

　　当然笔者这里提到处理几件事，是在一段时间内不断切换处理几个事情，比如，笔者现在在写这段文字，可能停下来去看下QQ上的信息，然后再返回来继续写这段文字。

　　问题就来了，需要时间管理的人基本上是脑力工作者，我们的大脑有个切换时间成本，就是你在处理一件需要脑力思考的事情的时候，如果停下来去处理另一件事，再返回来的时候，你需要重新找你刚才的思路。这对重度脑力工作者尤其是一个挑战：想想你现在高度集中精力编写一段代码，这时突然有人跑过来叫你帮个忙解决个问题，等你把这个问题解决之后，再回过来看代码，你可能要花上十几分钟甚至半小时才能找回刚才的思路了。

　　因此，精力专注，避免打扰，一次把一件事做完，这是时间管理的第3个原则。

　　四、适当授权

　　现代社会是个高度分工的社会，专业的人做专业的事。你不可能把所有事都自己挑在肩膀上，必须交给你的下级、同级甚至上级去做。

　　特别要说明的是，授权并不一定发生在工作上，生活学习中处处存在授权。生活中，如果你工作很忙，家里人手又不够，那你的家务就授权委托给家政公司处理吧;学习中，如果你一道题解不开，适当的向老师、同学请教，也可以节省转牛角尖的弯路。

　　所以我们要学会适当授权，用你的时间或者金钱，交换别人的时间，实现双赢，顺便还能促进人类社会的向前发展哦。

　　五、猴子法则

　　有本书很有意思，叫《别让猴子跳回背上：为什么领导没时间，下属没事做?》，猴子法则便来源于此。

　　该书讲了一个很简单的道理，你要学会拒绝，拒绝那些不是你本质工作，不是你专长的事。生活、工作中有很多人充当老好人，对于别人的要求从来不拒绝，这样就揽了很多本不该自己做的事，占用了自己的时间，同时也让其他人失去了独立思考和锻炼的机会。

　　因此，要学会适当的拒绝，笔者这里用了“适当”，意味着并不是拒绝任何别人的求助，因为你还需要适当通过“授权”交换别人的时间。

　　六、拒绝拖延

　　拖延是一种病，得治!

　　绝大部分的人都存在拖延症，我们会赖床、小时害怕拔牙、考试临时抱佛脚、信用卡逾期……这些都是拖延症。

　　拖延症是时间管理的头号大敌，如果你有拖延症，在笔者下一篇将提到的时间管理方法中的时间规划中，即使规划的再好，你有拖延症，没有良好的执行力，你的任务时间管理的努力都将付之东流。

　　拓展：时间管理的原则和方法

　　新时间管理概念GTD

　　GTD，Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，中国的中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》由中信出版社出版。

　　GTD的基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

　　收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。

　　整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。

　　组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。

　　等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。

　　GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作

　　回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

　　执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

　　实现GTD的五类工具：

　　在线：资源很多，可以直接查找如 RTM(remember the milk)

　　计算机：outlook MLO lifebanlance

　　PDA：MLO(wm版) lifebanlance(Palm)

　　纸+笔：GTD笔记本

　　计算机+PDA：文夹GTD工具

　　6点优先工作制

　　该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

　　这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推……

　　艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。

　　帕累托原则

　　这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握着，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上

　　根据这一原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：

　　A.重要且紧急（比如救火、抢险等）——必须立刻做。

　　B.紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）——只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。

　　C.重要但不紧急（比如学习、做计划、与人谈心、体检等）——只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

　　D.既不紧急也不重要（比如娱乐、消遣等事情）——有闲工夫再说。

　　麦肯锡30秒电梯理论

　　麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能不能说一下现在的结果呢？”由于该项目负责人没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

　　莫法特休息法

　　《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

　　莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。

　　“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

　　具体方法

　　1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。

　　2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。

　　3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。

　　4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。

　　5、要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。

　　6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间里。

　　7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。

　　Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do),then concentrate on efficiency (doing it right).

　　8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。

　　9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

　　10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。