企业采购风险防范措施

时间：2023-01-20 21:42:39 采购管理我要投稿

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企业采购风险防范措施

　　风险防范管理，是对潜在风险的提早防范和预警，并通过风险识别、评价和分析，及时、科学地处理各项风险，降低或消灭风险因素的影响，最终实现对采购过程的有效控制。通过对上述采购风险的分析，应当从以下几个方面对采购风险进行管理和防范。

　　(一)降低采购成本的措施

　　我们在这里探讨的降低物资采购的成本，不仅指降低采购产品本身的成本，还要考虑相关方面的利益。归纳起来主要有以下的措施：第一，采用灵活多样的采购方式。企业物资采购方式有多种。可以是通过公开竞争性招标采购，可以是有限竞争性招标采购也也可以是询价采购的方式。多种招标方式也可合理组合使用，这样有助于提高采购效率和质量，降低采购成本。第二，制定科学合理的采购计划。采购计划的内容包括采购品种、数量、预算价格、到货时间等。采购计划是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置，它必须在科学分析市场需求、当前库存等情况下，才能做出科学合理的采购计划。第三，制定合理的采购预算。采购预算是对物资采购成本的一种估计和预测，是对整个采购资金的一种理性的规划。合理的预算才能确保采购资金的使用在一定的合理范围内浮动，从而达到控制物资采购成本的目的。第四，建立一支有着较高的道德素养和业务能力强且协作团结的采购团队。这样才能确保采购的物资质量优异、价格合理、到货及时，从而降低采购成本。第五，选择讲诚信守诺言的供应商。选择符合采购条件的供应商，要考虑到采购价格、运输成本等因素。既要避免单一渠道，同时又要保证供应及时和采购质量。在选择时，应本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的供应商提供均等的机会。

　　(二)建立采购监督管理机制和采购合同的内部审查制度

　　1.建立和完善各项内部采购监督管理机制。

　　(1)建立采购管理计划机制、采购风险防范机制、采购风险评价机制、采购风险处理机制和采购风险责任追究机制等，明确采购管理目标和职责。

　　(2)建立物资采购审计监督制度。一是建立和完善请购计划制度。请购计划制度要由生产部门根据生产计划提出，采购部门在接到请购计划后，应该严格按计划的内容进行采购。采购人员一般不得超过请购计划，否则，须另外提出申请，在主管复核签字后报采购部门审批。二是严格实行职权限制和职务分离制度。使采购权、价格控制权和质量验收权三权分离，各自负责，互不越位。三是严格订货控制制度。订货制度所要针对的问题是：在采购中如何做到采购价格合理、数量合适、质量优良等。四是建立严格的入货质检验收程序。对所采购的物资及时进行质量检查和数量核实，是采购工作的重要一环。请购部门、采购部门以及财会的相关人员不得进行验收的工作。在验收时，根据各类物资的质量标准进行质检、填写质检单并由质检员签字;质检后应由仓储公司根据质检的结果和采购计划来检查,办理入库手续。入库单要由经办人员和复核人员签字。

　　(3)建立内部控制制度，预防采购人员的败德行为和违法行为。1)采购公开制度。只有实行公开制度，才能做到公平、公正，才能防止暗箱操作，防止贪腐及各种违法违纪行为。企业应该公开的内，比如：各类材料的技术标准、价格和年度采购计划;对供货商的选择标准、办法和对其的评价监督程序等;对已经选定的供货商的主体资格状况、业绩情况、履约情况、服务或产品质量情况等。另外，任何职工都可以随时查阅应该公开的项目和资料。2)集体定价制度。定价是采购的关键环节，也是最敏感的问题。如果这环节的监督不力，就会出现吃回扣或导致所购产品价高质次。实行集体定价，就是在对某一类物资进行采购时，首先由物价部门牵头，财务、审计、监管和技术部门派员参加，共同比质比价，共同与供货商谈价，最后共同商定采购该类物资的合理价格，并报领导审核。避免由某一采购人员或某一个部门甚至某一个领导说了算的现象发生。3)择优选用供应商制度。供应商实力的大小，信誉的好坏，所供产品质量的优劣，关系到采购方的生存与发展的大问题。所以，在供应商的选择上，一方面，要本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的供应商提供均等的机会。另一方面，要任人为贤，避免任人为亲;要多人多部门民主协商选定，避免一人堂，一人说了算!同时，在与供应商洽谈业务时，要有两个以上的人员参加，还要作好记录。在订货会、交易会、质量恳谈会上，在招标、对供货商的考察评定上，要有财务、审计、监督、技术部门的人员参加，共同研究决定。

　　2.建立采购合同的内部审查制度。采购合同的内部审查是指内部审计部门或审计人员对采购合同的签订、履行过程和结果进行监督、检查、评价和咨询的活动。其目的是加强对采购活动的审查监督。把采购过程隐蔽的权力公开化，集中的权力分散化，使企业各职能部门相互协调，相互监督，共同致力于成本费用的控制，最大限度地堵塞采购过程中的漏洞，实现企业效益最大化。采购合同的审查有三个部分：

　　(1)采购合同条款的审查。主要是审查合同条款的完整性、严密性和合法性。具体内容有：1)当事人的名称或者姓名和住所的审查。合同主体是合同权利义务的承担者，必须真实可靠。其名称或者姓名和住所必须准确、清楚。2)标的及其数量、质量的审查。标的是合同权利义务共同指向的对象。要注意审查标的的属性、名称的规范性和准确性。在审查标的物数量时，要注意其长度、体积或者重量的约定;对标的物质量的审查，应向签订合同对方索要相关的国家认可的质量标准。如果是当事人双方约定的质量标准或技术要求，要审查其性能、效用、工艺等。3)价款或者报酬的审查。对于有政府定价和政府指导价的，要看合同价款的约定是否按规定执行;如果是当事人双方约定的，要看合同中是否清楚地规定计算价款或者报酬的方法。4)履行期限、地点和方式的审查。注意期限的约定是否明确，是即时履行、定时履行还是分期履行。合同中应明确具体地履行地点，明确运费由谁负担、风险由谁承担以及所有权转移的依据。合同应当约定采用何种方式履行，包括交货方式、实施行为方式、验收方式、付款方式、结算方式等。5)违约责任与争议解决方式的审查。对违约责任，要明确约定定金、违约金、赔偿金的计算方法等。对争议解决方式，可以双方逋过协商和解，可以通过诉讼解决，还可以达成仲裁协议，通过仲裁来解决。

　　(2)采购合同产生过程的审查。主要是审查合同产生的必要性和效益性。其内容有：1)对采购计划、资金使用和采购价格的审查。如采购计划是否经过可行性论证，是否履行了相关审批手续;资金是否落实、有没有对采购价格进行过市场调研，企业现有资源是否可以满足该需要等。2)对采购方式的审查，即审查采购方式的选择是否得当。采购方式可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。3)对供应商和开标过程的审查。对供应商的选择，要制定一个统一客观的标准，有严格的选择程序。对于开标过程，要禁止开标过程中的“暗箱”操作，注意审查评标过程中有无不公平、不公正、不合理等违规行为。

　　(3)采购合同履行情况的审查。主要是对采购“验收和结算”环节的审查，即检查采购标的的数量、质量是否符合采购合同的要求，与采购商的资金结算是否符合合同规定，是否按规定保留了质量保证金等等。

　　(三)加强采购人员的管理,建立一支高质高效的采购团队

　　1.加强采购人员的素质教育及绩效考核。一方面，企业物资采购是一项技术性很强、责任重大的工作。要做好这项工作，必须要有一支精通采购技术、熟悉商品性能、道德水平高、责任感强的高素质队伍。我们应加强对采购业务人员的培训和教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，培养企业团队精神，增强风险防范能力，从根本上杜绝采购回扣的产生。另一方面，要加强采购人员绩效考核。从个人素质和业务能力两个方面进行考核。考核指标要明确具体，并且要量化。个人素质的评价内容包括：谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力、决策能力等;业务能力可以从采购成本、采购质量、供应商的服务等方面设置考核指标。通过绩效考核，表现好的，给予晋升、奖励;表现不好的，给予警告或辞退。

　　2.制定员工行为守则，规范采购行为。企业应制定员工行为守则,明确规定禁止员工接受各种形式的商业贿赂、禁止商业舞弊。通过采购人员的保证书和自律承诺这种自律措施，对业务人员的行为进行特别规范，从而防止采购人员在经济活动中的各种败德行为。

　　3.定期岗位轮换。对采购员进行定期采购岗位轮换，可以让采购人员熟悉更多的工作岗位，掌握更多的业务知识，有益于长效管理;可以避免采购人员与供应商建立长期密切的关系，防止采购回扣等贪腐现象出现。可以对采购员进行离岗审查，并进行阶段性的工作总结和考核，及时发现并纠正失误或错误，避免损失。

　　4.加强信息的交流与沟通，有利于提高员工的道德素质和业务水平。良好的信息管理可以使员工正确地履行职责，管理者及时掌握企业的营运状况，减少企业内外的信息不对称和流通不畅，有助于提高内部控制的效率和效果。企业应当准确、全面收集来自于企业内外的采购信息。为提高企业员工的素质和企业控制风险的能力提供信息支持。首先，企业可以通过互联网络、电子邮件、电话传真、信息快报、例行会议、专题报告、调查研究、员工手册、教育培训、内部刊物等多种方式，实现信息地传递和共享，促进董事会、管理层和企业员工之间的有效沟通。其次，企业需要建立良好的外部沟通渠道。对外部的建议、投诉和收到的其他信息进行记录，并及时予以处理、反馈。外部沟通应当重点关注与投资者和债权人的沟通、与客户的沟通、与供应商的沟通、与监管机构的沟通等。

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