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采购的常见问题
面对众多供应商，如何对其进行全面而有效的评估，以最终选定最佳供应商?在采购过程中，如何保证采购与生产信息渠道畅通，以解决生产部门和采购部门因信息沟通不及时造成的影响?这都是采购过程中常会遇到的一些问题，本文就采购常见问题及解决办法，为大家分享一些业内专业认识给出的解析建议。
采购常见问题：
1) 面对众多的供应商，如何进行合理有效的评估?能否对发生交易的供应商从交期、价格、交货准时率、供货质量、信用、服务水平等进行全面的考核评估?
2) 如何保证采购与生产的信息渠道畅通?解决生产计划部门由于无法及时获得采购部门的采购单下单时间、单据执行状态、物料到货信息等信息，而造成物料不能全部保证及时供应，对生产排产造成影响?
3)如何满足财务应付款需要冲销到每一笔采购的核销需求，而不是粗犷式的只根据供应商传过来的发票形成应付款?
4)由于无法及时掌握全部产品采购，外协件的的近期缺料信息(包括缺什么?何时需要?)，缺乏对未来供货市场供货趋势与走向的预测，造成临时采购，外协现象较多，同时由于不少材料采购供应周期长，采购部经常处于措手不及的境地，忙于赶任务，缺乏良好的计划性。并且容易遗漏小件，影响正常生产进程。
5)采购成本难控制。由于供应商数量太多，采购价格体系较为混乱，无法真正形成多家比价管理，也不能进行最高限价控制。导致采购成本偏高，资金占用大，影响利润水平。
6)采购部的日常大量时间忙于了解各种信息和催货，重“跟催”轻“计划”。采购部门只能把工作重心放在到货跟催上面，疲于奔命，结果还往往并不如意，供应缺货常常造成生产停工待料。对于确实能直接产生效益的供应商选择、比价控制等工作做的较少，日常工作重点主要在应对生产上。
7)由于采购资金周转上的问题，对供应商难于形成有效的监控，无法有效把握好最佳供货期，控制供货质量，牺牲企业长期利益。
方法
变被动为主动
通过与MRP运算需求结果直接相连，解决物料采购中多采购、少采购、重复采购、漏采购等现象的发生，实时的采购进度查询与数据分析使采购人员可轻松掌握生产缺什么料?缺多少料?且明细到班组与机台的日生产计划需求。从被动式的以其他部门的跟催来决定工作计划到主动的有计划、有目的的跟进。使生产与采购井井有条。
多维比价策略
大多数企业的物料采购都具有多供应商、多规格、多等级、多产地等不同属性的选择，如何面对不同的服务、品质、交期、信誉等对供应商实现全维的考核评估，来实现对供应商的细化管理，进而获得更合理的价格?通过应用中软ERP的多维采购价格策略，来达到对同一产品，不同物料属性，不同品质与供应商的价格管控。将采购人员的工作重心从繁琐的价格跟踪中转移到如何去挑选更有竞争力的供应商，来提升品质与交期，以达到为企业创造更多的利润。
多订单合并采购
面对大量的订单物料需求，如何做到快速、准确、高效的完成订购需求，且能通过汇总合并采购来获得更优的议价空间?通过应用多订单合并采购管理模式来建立全新的采购流程，达到采购与生产及仓库相互连通，并能进行成本归集来核算出每张订单的采购需求与实际需求，使企业的管理更为精细化。
入库允收管控
供应商送多少收多少?财务见单就付款?事后无法核查?企业需要建立一个事前的管控机制，通过按需采购、按单入库、按单核销来形成多个部门的环环相扣运行模式。在仓库收货时，可按类型、名称、供应商、对应订单号来设置不同的允收上下限，减少由于企业流程的脱节而带来的采购成本提升问题。
灵活的流程配置
提供申购单、采购计划单、询价单、采购订单、采购入库单、采购挂帐单、付款单、采购报表、分析等业务管理功能，并可以根据企业要求定义流程;
丰富的价格策略
管理供应商价格，通过系统设置，对供应商的供货价格进行最高价格控管;
供应商自动挑选机制
通过设置供应商配额资料，在根据采购申请做采购订单时进行多供应商的订货数量分配;
严谨的收货入库机制
在物料设置入库允差上下%限制，通过参数对供应商的入库数量进行严格控制;
标准的品质检验
结合质量管理系统，在物料设置采购检验方式，通过参数控制要求检验物料必须检验合格或不良品通过让步接受才能采购入库;
跨部门的查询平台
提供生产、仓库、销售、质量、成本等信息的查询功能，提高采购部门与计划、仓库管理、生产部门间的沟通效率及协作能力。
多维度的计量方式
提供多单位管理方案，例如：采购单位、库存单位、辅助单位等。
应用价值
1)提高采购业务处理速度40%以上，内部运作效率提高;
2)采购业务准确性提高到99%以上;
3)提高采购部、物控、仓管、生产部门间的沟通效率及协作能力;
4)加强供应商管理，提高供应链协作，保证产品质量;
5)有效管理价格，增强采购透明度，降低采购成本。
采购的常见问题和解决方法
1. 误购重复或多余的物品
据研究调查，企业收到的发票中高达8.5%是重复的。
如果没有一个有效的采购审批工作流程，员工可能会为已经购买的产品或服务付款，或者他们可能会订购超过他们需要的东西。当这种情况发生时，为了追回这笔钱，会浪费大量的时间和精力。
如何解决：
为了避免这些错误，请采用一种需要多人审批的采购协议。
你还应该在你的电子采购软件中设置审批顺序，以便更好地了解和洞察采购流程。先进的采购管理软件8Manage SRM支持按部门、费用等级等设置审批流程，自动校验采购预算并审核。你可以跟踪现有的支出或预算使用，更明智地采购，减少浪费。
如果你已经进行了一次重复采购，你可以通过立即联系供应商来纠正这一错误。如果你与相关的供应商有良好的关系，这通常会更有效。
2. 员工不从首选或认可的供应商处采购
这在大型和快速发展的企业中很常见，因为它们没有一个集中的供应商信息数据库。
没有集中的数据库，员工会从任意供应商那里购买，这样可能会花费更多，并可能危及与现有的已审批供应商的关系。
从已审批的供应商处采购可以通过多种方式帮助企业。企业可以与他们的供应商建立关系，因此可以向长期合作的供应商提出更多要求。已审批的供应商更有可能满足企业的需求，提供更好的条款和价格，并在长期内成为重要的合作伙伴。
如何解决：
为了防止这种情况，使用一个集中的、易于访问的供应商管理目录。8Manage SRM的供应商目录可见且易于访问，允许统一采购，帮助你节省时间和谈判能力。
3. 采购超出预算（没有人意识到这一点）
如果你的采购交易一直超出企业的支出预算，那可能不是因为乱花钱。预算的剩余情况与员工看到的内容之间可能存在沟通和可见性差距。
当员工看不到包含已批准（但尚未采购或支付）订单的实时预算时，他们可能会进行不必要的采购。
如何解决：
通过使用采购管理软件，让你的团队对预算有实时的可见性，并使企业的支出得到控制。这将使你的团队能够看到已支付的项目、已采购的、已批准的和待定的支出请求，以及这些项目将如何影响预算。
4. 欺诈性的交易
欺诈可能是由员工单独或与外部人员联合进行的。例如，员工可能在要采购的物品上标高价格，或制造假的发票。他们甚至可能从供应商那里收取回扣，或将合同授予空壳公司。
无论欺诈采取何种形式，你都需要迅速阻止它，以防止对企业利润产生严重影响。
如何解决：
训练员工在采购过程中发现并指出危险信号。例如，收到同一物品的几张发票或采购订单中包括价格高于市场价格的物品，可能表明有问题。
使用三方匹配来验证付款并确保发票有效。在支付任何款项之前，确保供应商的发票与采购订单和交易的收据相符。
使用集中的8Manage SRM采购管理系统实现采购自动化。有了各个层面的检查，员工会发现更难利用漏洞谋取私利。 在欺诈行为确实发生的情况下，可以帮助你追踪欺诈性交易并采取行动。
5. 供应商表现不佳
即使价格合适，供应商也可能无法按时交付或交付不合标准的库存。几次延迟发货可能意味着生产暂停，这将使你的客户感到不满意。使用劣质商品会降低你制造的产品或提供的服务的质量。无论哪种方式，与表现不佳的供应商合作对企业来说都不是好事。
如何解决：
使用该采购管理软件的供应商管理功能定期审查供应商的绩效指标，如及时性、完整性、质量等。如果供应商不符合你的标准，可能是时候考虑更换新的供应商了。
使用8Manage SRM解决采购问题
无论多么小心，采购问题都会出现。做好应对意外的准备，尽可能地减轻与采购问题相关的风险。
想要更主动、更能预测采购，其中一种有效方法是使用采购管理软件。它可定制的审批能帮助你防止重复采购、检测欺诈并防止异常支出。借助采购管理软件的供应商和目录管理功能，你可以通过单一视图查看供应商绩效并存储重要的供应商信息。实时可定制的预算可确保你随时跟踪支出，在需要时调整预测。
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