采购部一年来主要工作内容

时间：2024-09-02 08:41:50 采购管理我要投稿

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采购部一年来主要工作内容

　　引导语：采购部一定要改变思维，主动寻找并优化商品结构，要把采购的力度进一步推进。下面是yjbys小编为你带来的采购部一年来主要工作内容与成绩，希望对大家有所帮助。

　　采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。

　　采购的分工会因公司制度会有所不同.最普遍形式是按照采购业务分为:直接采购和间接采购:直接采购就是生产采购,主要负责生产需求物料或产品;间接采购包括行政采购和客户配套部分.目前我从事的是生产采购的工作,我们公司将生产采购细分为:前期采购(IP)和后期采购(POC),即:Sourcing 和采购跟单.从分工的角度来看,两个职位的工作形成承前启后的关系.

　　采购前期的工作主要包括:供应商开发,供应商管理,成本分析:

　　供应商开发:首先在供应商的选择上面,必须有针对性:产品种类,公司规模,制作能力,品质管控体系.在初步对供应商进行筛选后,我们将有专门的团队对工厂进行全面的审核,其中成员包括:采购,SQE,PE;如果有客人特别要求,我们也会陪同客人参与供应商审核。

　　在公司规模方面，并不是公司规模越大越好，一般而言，公司规模庞大，流程都比较复杂，灵活性不够，将不利于后续工作上的配合;而且公司规模大，销售额会比较高，对客人的定单需求大;而且公司会按照客户的每年的定单额来进行定位;定单量相对少的客人的重视程度就会较低，在服务方面将会大打折扣。品质体系方面，供应商必须有获得相关的质量认证，譬如：ISO9001，ISO/TS16949等,还有供应商QA的作业指导书是否规范,执行到位.

　　供应商管理:针对以上各方面审核合格后,供应商必须签订我们公司的采购协议和环保协议才能算是我们的合格供应商.,此协议是作为买方从法律的角度来确保自身的合法权利不受到损害,所以每个公司都特别重视.协议内容包括:

　　1.交货条款;2质量条款;3.物流及出货条款;4付款条款;5保密条款;6索赔条款等.

　　我们在与供应商签定协议过程中,有些条件需要单独提出来讨论的:

　　譬如,付款条件;我们协议中要求所有供应商必须接受按照AMS 90day付款,但是我们都会要求供应商做AMS120Days;

　　结算方式：由于人民币升值的关系,我们都要求供应商外币结算(USD，HKD，EUR)。

　　外币结算又涉及运输方式，运输方式基本有两种：转厂和香港交货。转厂全称为深加工结转，国内直接交货。有供应商不愿意承担运输费用和风险,就要求按照EX-W,当然国内供应商一般很少见,国外供应商居多.香港交货一般是供应商不能做转厂的，就必须将货物出口到香港指定货舱，我们再将货物从香港进口到工厂，即：香港一日游。另外，如果供应商对我们的协议有异议，可以在协议上附加条款。原则上这种做法是不接受的。除非一些是客人的指定供应商。

　　协议签定后，供应商代码会在系统中产生。此公司就暂时为我们的合格供应商。至于后续能否继续维持合格地位，取决于后续供应商的在供货，品质等方面的配合;否则，我们将会取消此供应商的资格。

　　成本分析:

　　至于成本分析这一部分，是每个公司采购员工作的重中之重;也是做为采购员绩效的考核关键;是公司的利润源泉之一。每一个新产品在采购之前都必须经过询价，比价，议价的流程。

　　询价：我们将新产品的齐全资料(图纸，Gerber等)同时提供给几家不同的供应商报价，也就是货比三家，然后选定一个或者两个价格合适的供应商进一步沟通。在与供应商讨价还价之前，负责相关产品的采购员必须对每个产品的市场价格行情都有大概的了解，这样我们在与供应商的议价时心中就有了尺度，才不会被供应商忽悠。如何能从供应商那里拿到一个最优惠的价格，这就取决与采购员的谈判技巧和方法。譬如：可以告诉供应商后续的用量，用量越大，单价就会越优惠,或者可以让供应商提

　　供阶梯报价：

　　1PCS $2.00/ea

　　100PCS $1.80/ea

　　1000PCS $1.5/ea

　　一般而言，采购单价并不可能是从一而终：

　　例如市场行情的变化，原材料价格的波动，都是我们关注的重要信息，如果材料成本降低，我们必须要求供应商Cost down，单价要与市场接轨;

　　定单量变化：客人每个月/年的需求量翻倍，那么就有必要要求供应商降价了.

　　至于其他的途径，那就是八仙过海，各显神通!

　　明确了方向后，必须要制定计划和树立目标，不至于太过于盲目从事。譬如：Q1将计划为公司节省多少成本;2011年可实现多少利润等等。

　　以上介绍了采购前期的工作主要内容，只有这些前期工作做好了，后续工作才能顺利展开：订单管理

　　1.每周一将MC提供的物料需求计划(PR)在ERP系统中转化为合格供应商的PO,仔细将PO与PR核对后交IP审核供应商及单价;经IP审核后的PO再交经采购部主管再次审核并签批字 (下达给供应商的PO,必须由采购部主管签批方可有效).POC将采购部主管签批的PO下达给供应商后交财务总监签批并存档;客供物料,由POC在MRP系统中转化为PO,由MC直接跟踪到料.

　　2.POC将PO下达给供应商后,必须与供应商确认PO的交期并要求供应商48小时内书面回复交期,如果供应商的交期不能满足PR的需求日期,POC应反馈给MC确认可否接受,如果MC不能接受供应商回复的交货期,在L/T足够的情况下,POC可以要求供应商必须按PO交期交货;反之,POC也需结合公司的实际生产日期要求供应商给出最好的交期!如果经过MC确认同意供应商回复的交货期,则依照此交货跟踪到料;

　　3.供应商交货为了确保准时到料,POC必须每周与供应商确认所有的OPEN PO之交期，也就是每周发出的PO Reschedule.其中包括：取消定单，推后定单交货，提前定单交货。

　　4.到料分按PO要求交期到料和按“W+3提货计划”到料，对于按PO交货部分,POC必须严格要求供应商按PO的最新交期准时到料; 按 “W+3 提货计划”到料的部分,POC须星期三与供应商确认“W+3 提货计划”交货状况，并回复给MC;如供应商不能满足提货需求，则要求其给出最快的交货时间，并将物料的最新到料时间反馈给MC.如供应商回复能按 “W+3提货计划”交货,则POC需通知供应商于下星期一将货送到指定地点.(货交香港部分,详见进口业务作业指导书)

　　5.每星期四按照“ Wishplan”需增加的数量、交期与供应商确认是否能满足，并于上午10:30之前将《WISHPLAN CONFIRMATION》回复MC。

　　6.每星期五将FORECAST定期转给各供应商,并与之确认其产能是否能满足我公司FORECAST所需要的数量.部分采购周期长的供应商需按FORECAST准备原材料/适当成品库存,POC需要求备成品的供应商必须定期提供其成品库存数,当客户的订单数量变化时,POC要及时通知供应商减少或取消其库存备货.

　　7. 当MC对物料到料期作调整时,POC需要求MC提供需变更交期物料的Reschedule

　　list,由POC与供应商确认后并反馈给MC.

　　8. POC按照MC定期(一次/周)提供的不良品报表,要求供应商退/换货并跟踪.来料不良品，POC根据由品质部主导的每天的MRB会议结果，迅速处理;关于呆料的处理;MC会每月提供一次报表,POC需

　　与供应商协商处理.

　　付款

　　供应商的货款支付条件有：预付(T/T In advance),月结(AMS)，货到付款(C0D)以及货到多少天付款(Net)。这些条件都是前期采购已经与供应商协商好的。当然后续我们还是有机会获得更好的付款条件，譬如：预付款变成月结;月结30天变为月结60Days等等。这些目标能否达到，就取决于我们的是否能够按时间付款。所以对帐的及时准确很重要。

　　月结

　　供应商每个月交完货后就要定时安排对帐请款，时间一般按照每个公司的月结日开始计算。譬如：我们公司的月结日是每个月20日。那么我们与供应商的对帐就必须在21日至31日(28日/30日)期间完成，包括提供对帐单和正本发票，否则货款就得顺延一个月。

　　对帐的目的是确认供应商交货记录与我们公司的收货记录一致，避免多付款或者漏付款问题。主要确认的内容：1.定单号; 2.料号;3.数量;4.单价;5.金额。

　　以上问题确认OK后，供应商就可以提供发票给到财务请款，到期后准时安排付款。

　　预付款

　　如果是预付款，采购员定单发出后，就需要着手安排付款。正常来说，交货前一个星期申请即可。供应商在接到我们的定单后，会提供一份形式发票给到我们请款。外币交易都会涉及到两种发票：形式发票和商业发票;形式发票是非正规发票，我们只是用于申请预付货款。商业发票就是交易完成后提供的发票，月结付款一般就是使用这种发票。

　　形式发票，定单，预付款申请单，三样齐全就可以申请付款。

　　供应商扣款：

　　供应商在与我们生意来往中，经常会出现以下情况：

　　1. 不能按时交货，影响生产计划，造成生产线损失(L0SS Time);

　　2. 来料有品质问题，影响生产部门产能减少造成的损失;譬如：返工费用。

　　3. 生产线成品报废，所导致造成的损失。譬如：PCBA报废。

　　谁去计算这些费用?

　　以上这些损失费用是经过多方确认责任后做出的决定，如果是由供应商承担的，我们就必须从供应商货款中扣除。财务一般是根据我们提供的Debit Note 从应付货款中扣除响应的金额。这个Debit Note是有采购部门发给供应商，由供应商确认签字盖章回传。

　　所谓Debit Note就是借项通知单：买方开给卖方的，由买方从卖方的货款中扣款;

　　另外：Credit Note就是贷方通知单：是由卖方开给买方的，买方收到卖放的CN后就可以直接扣款。

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对账工作的主要内容10-21