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采购管理理念和要素解析
采购管理是指对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。以下是小编整理的采购管理理念和要素解析，希望对大家有所帮助。
采购管理理念和要素解析
一、管理要素
第一，要确定供应商的资格。以确保供应商有良好的供货能力。对于大型制造企业而言，这点尤为重要，因为供应商的稳定供货能力对于企业的稳定生产具有关键性的作用，因此这些企业有一个合格供应商名录，采购只能限于名录内的供应商，而且要由企业的技术和标准化部门来核定这个名录。
第二，采购价格形成机制。为了对采购价格进行有效管理，通常企业需要有一个价格小组来核定采购物品的价格上限，这个小组的成员应该由高层主管、财务和采购部门共同组成，从而防止采购业务人员与供应商在价格上有合谋私利的行为。
第三，付款方式的确定。这是实际的利益，企业应尽最大的努力，争取好的付款方式。
第四，数量核查。供应商货品到货后，应该由检验部门核查到货数量。
第五，质量核查。对于有质量要求的货品，需要质检部门的检验。
二、采购理念
(一)采购管理与ERP集成的一体化思想
ERP系统面向企业的整个业务流程，其核心思想是将企业的业务流程看作是一条紧密连接的供应链，它将企业管理从企业内部延伸到企业外部，对企业供应链的所有环节进行管理和集成。
1.在企业内部的集成方面
在企业内部，ERP系统将整个企业的相关部门通过信息共享有机地集成一个整体。而采购管理作为企业内部信息流、物流、资金流的源头，实现基于ERP的采购管理系统的集成对于整个企业ERP系统集成具有重要意义。ERP系统重视对入们已习惯的原有工作方式与工作流程进行重新改造和设计，改造范围越广，新系统的潜能越能充分发挥。企业所得的收益也应越大。在采购管理中不断追求高效的流程，先进的软件系统与业务流程结合在——起考虑，不断优化、磨合。这种在企业内部进行的ERP的有效集成，将提高采购管理的效率，实现企业资源最大限度的发挥作用。
ERP是以计算机技术为支撑的资源的管理，计划、运用都是以数据的形式体现的。确保采购管理中数据的准确性，建立完善的数据收集机制。在管理活动中以数据说话，以合乎事实的数据为决策依据，这才能实现ERP系统在企业内部的有效集成。
2.在企业外部供应链上的集成方面
ERP与供应链系统的有效集成，是企业从整个市场竞争与社会需求出发，整合、优化供应链上的企业内部各个部门、材料供应商等各种资源，这样实现了社会资源的优化、重组，大大捉高了企业采购活动中物流、资金流与信息流的运转效率，消除了众多的中间冗余的环节。从而减少流通成本。并提高企业应变能力。
这种ERP与供应链系统的有效集成把企业与供应商良好地连接宋，并通过信息网络融为一体，目的是在激烈的市场竞争环境中求生存和发展，大大提高了企业采购管理的效率，给企业带来了显着的利益。企业采购管理中实现ERP的有效集成，消除了采购的许多冗余的中间环节，减少了浪费，避免了延误，具有良好的社会效应。
综上所述，一方面采购管理通过ERP系统在企业内部的有效集成，实现了企业物流、资金流以及信息流的有机集成提高采购管理效率的目的。另一方面。企业通过ERP系统在企业外部供应链上的有效集成，达到与供应商建立长期牢固的合作关系，优化了企业的采购管理。总之，通过ERP系统在企业内外两方面的集成，提高了企业采购管理的应用效率，集中体现了采购管理与ERP集成的一体化思想。
(二)ERP采购管理信息系统的设计与运作
企业的采购工作相当重要并且也非常繁杂，相当多的企业采购从中央到地方经常因采购工作中的一些琐事而影响了采购工作的效率，对采购工作的主要控制要素：物料供应的数量、价格以及供应时间反而只是勉强应付，几乎没有时间与精力去研究采购市场与开发供应商，更谈不上建立企业的稳固、高效和低成本的供应链条。ERP的出现为采购工作注入了强大的活力，提供了管理和技术并举的解决方案。应该说在诸多业务部门的ERP推广与应用中，采购部门是见效最快的部门之一。企业在实施基于ERP的采购管理信息系统时可以根据一定的业务顺序进行：
1.建立供应商资源
运行ERP下的采购管理系统时首先是建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应货物明细(品种、价格、供应期、运输方式等)，资料必须进行最终确认才有效。系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商资料，并且初始化供应商的有关账务资料。初始化完成之后才能处理采购业务。供应商资料是采购子系统的基本资料。
2.生成采购申请
根据ERP的物料需求计划生成的采购申请，同时综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长(有的进口件要半年以上的采购周期)，因此有可能超过主生产计划制定周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定物料的中期或长期采购申请。
3.确定优选供应商
该过程是落实采购供应商。采购业务人员根据系统中的供应商资源，综合考查有关供货价格、交货数量、交货期、质量要求与技术要求，进行供应商选优评价，落实每种物料的优选供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。
4.生成用款计划
生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务对用款计划进行确认之后反馈意见给采购部。
5.下达订单
根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单。并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商。也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。
6.采购订单跟催
采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。在跟催过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，并及时对供应商给予支持。
7.货物验收
由采购业务员对供应商所供货物按订单与进行验收，并录人收货单。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程直接由货物管理员对货物按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制(拖期、提前)。
8.结账与费用核算D结账付款工作
应由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊。计算出物料的采购成本。
9.采购订单结清
在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。系统可提供自动结清功能，可选择交货、收货、入库、付款、考核等结清方式。一般系统按付款结清的方式处理。也可以进行强制结清。
10.系统基础数据维护
采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置。对这些数据应及时加以维护。
11.采购子系统运作带来的效益采购子系统的实施可以给企业采购部门的管理工作带来显着的变化与改善。
主要表现在以下几个方面：
(1)提高采购工作效率。例如。催促已下订单的时间可以从实施前占总时间的50%，下降到12%。日常查询库存的时间也可以大大减少等。
(2)流程变革带来的效益。例如：通过采购订单，可以直接完成验收货物、发票录入等工作，并且简化了所有数据的查询。这些都会带来流程效益。
(3)较少文件流转。提高处理信息的效率。
(4)提高业务人员素质。有统计表明，实施ERP后，采购业务人员的工作时间分配会发生较大的变化。业务人员研究工作来寻求降低成本的时间从28%增加到36%，而总的采购成本可以下降5%。这就说明实施ERP系统会提高采购人员的工作效率和素质。
(5)提高基础管理工作水平。采购业务的规范性将得到加强。采购部门管理人员将有更多的时间抓业务培训、供应商开发等基础管理工作。
ERP是在市场竞争的动力下发展起来的，企业为了在市场中求生存与发展。不断地整合、优化与扩人企业的自身资源。ERP经过发展，其功能模块及内部各个分系统的性能不断增强。功能也在不断扩展和完善，涉及企业的领域越来越广。但随着ERP的发展，它应用的局限性也越来越明显地表现出来。因此，随着信息技术以及电子商务的出现和发展，ERP必然要谋求与其他信息系统的集成，实现其功能不断扩展和增强。以便更好地适应企业发展的需要。
三、行业差异
当我们在思考如何提高我们的采购管理水平，降低采购总成本的时候，首先我们需要理解采购管理的行业差异是什么?这样，我们才能理解并采用不同的方法来管理各行各业不同的采购工作。根据各行业采购工作的通性和个性，我们将采购管理工作分为四类：
1.第一类
生产性采购
就是我们采购这个物品是直接为了公司生产运营所需。而生产性采购又分为两类：
第1类是原材料性采购(MRP性物料采购)。所采购的此类物料是本企业所生产的产品的组成部分或中间体产品;
第2类是零配件的采购(MRO性采购，就是维修，维护、修理、运作)，这些零配件是为了保障机器能正常生产运作所需要的维修、更换配件。
这两类物品的采购管理性质不同，运作方式也不同，看问题的角度也不同。
2.第二类
商贸性采购
像沃尔玛这样的零售商，它们的采购不属于生产性采购，属于商贸性采购，商贸性采购和生产性采购最大的区别是什么?批发商、零售商在采购物品时(像沃尔玛采购的东西)，采购什么商品并不十分重要，重要的是采购的东西必须保证能赚钱，笔笔都得赚钱，不赚钱就没有必要采购进货。西瓜不赚钱，可以采购苹果。但是对于生产性采购来讲就不行，这个产品我们公司只能用这个原材料，我做饼干的，只能买面粉，不能说面粉太贵就不买了，不买就停产了，所以生产性并不保证每次采购都赚钱，而且采购的盈利性也不能直接反应出来的。我们举一个简单的例子：一个很称职的生产采购部经理，如果跳槽到批发商、零售商去做采购管理，也许过不了半年就被炒掉了，为什么?因为采购管理的角度不一样。管理的方法也就有很大的不同。
3.第三类
一般日常用品性采购
像办公用品采购，还有行政采购等。其特点是采购品类繁杂，但采购金额小。其所采购的物品主要是保障公司的正常行政办公所用。
4.第四类
项目性采购
有时候，我们的采购工作属于项目性采购，比如说买一台设备，盖一个车间等。项目性采购的主要特点是一次性。很少有重复性的采购。这就意味的每次采购的流程都得重新开始，以往的经验和关系很少能用到。
采购要求一般来说有五大原则
1.适时（Right Time）
企业已安排好生产计划，如果原材料不能如期到达，往往会引起企业内部混乱，生产线必须停工待料，不能完成生产计划，并延迟交货期，引起客户不满。
如果原材料提前太久购回放在仓库里等着生产，又会造成库存太多，大量积压采购资金，这是企业很忌讳的事情。所以，采购人员要扮演协调者与监督者的角色，去促使供应商按预定时间交货。对企业来讲，交货时机很重要。
2.适质（Right Quality）
一个优秀的采购人员，应该是精明的商人和合格的品质管理人员这样一个双重的角色。因为一方面，采购人员要以最便宜的价格购买到企业生产所需要的最佳品质的物料。
另一方面，采购人员要不断地去推动那些长期合作的供应商去完善其品质管理体系，来提供质量更加稳定的物料。
3.适量（Right Quantity）
物料采购，是一次性采购还是分批量采购？
采购人员要对生产需求、物料损耗、搬运和仓储费用等进行仔细地计算，来制定周密的采购计划，最终确定究竟采用哪一种采购方式。
批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，所以合理确定采购数量相当关键，一般应按经济订购量订购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。
5.适价（Right Price）
适价是指采购所需的物料，在满足数量、质量、时机的前提条件下，支付最合理的价格。
价格永远是采购活动中心的敏感焦点，企业在采购管理中最关键的一点就是采购能节省多少采购资金，所以，采购人员必须把相当多的时间和精力放在跟供应商的“砍价”上。
物品的价格与该物品的种类、是否长期购买、是否为大量购买及市场供求有关系，同时与采购人员对该物品的市场状况熟悉程度也有关系，如果采购人员未能把握市场脉搏，供应商在报价时就有可能“蒙骗”采购人员。
一个合适的价格往往要经过以下4个环节的努力才能获得。
（一）多渠道的报价
这不仅要求有渠道的供应商报价，还应该要求一些新供应商报价。企业与某些供应商的合作可能已达数年之久，但他们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，企业就对该物品的市场价格有了一个大致的了解，并进行比较。
（二）比价
俗话说“货比三家”，因为专业采购所购买的东西可能是一台价值百万元或千万元的设备或年采购金额达千万元的零部件，这就要求采购人员必须谨慎行事，因为供应商的报价单中所包含的条件往往不同，所以，采购人员必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。
（三）议价
经过比价环节后，筛选出价格最适当的供应商进行进一步地深入沟通，这样不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可以进一步“杀价”。
（四）定价
经过上述三个环节后，买卖双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持2～3个供应商的报价，这2～3个供应商的价格可能相同，也可能不同。
5.适地（Right Place）
天时不如地利，采购人员在选择试点供应商时最好选择近距离的供应商来实施，近距离供货不仅使得买卖双方沟通更为方便、处理事务更快捷，也可以降低采购物流成本。
许多企业甚至在建厂之初就考虑到选择供应商的“群聚效应”，即在周边地区能否找到企业所需的大部分供应商，对企业长期发展有着不可估量的作用。
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