采购管理基础知识

时间：2024-03-15 13:36:49 美云采购管理我要投稿

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采购管理基础知识

　　上学的时候，大家都没少背知识点吧？知识点也不一定都是文字，数学的知识点除了定义，同样重要的公式也可以理解为知识点。哪些知识点能够真正帮助到我们呢？以下是小编收集整理的采购管理基础知识知识点，希望能够帮助到大家。

采购管理基础知识

　　采购管理基础知识 1

　　一、采购管理的重要性

　　采购在企业中占据着非常重要的地位，因为购进的零部件和辅助材料一般要占到最终产品销售价值的40%~60%。这意味着，在获得物料方面所做的点滴成本节约对利润产生的影响，要大于企业其它成本—销售领域内相同数量的节约给利润带来的影响。采购的目标：

　　1.提供不间断的物料流和物资流从而保障组织运作；

　　2.使库存投资和损失保持最小；

　　3.保持并提高质量；

　　4.发展有竞争力的供应商；

　　5.当条件允许的时候，将所购物料标准化；

　　6.以最低的总成本获得所需的物资和服务；

　　7. 提高公司的竞争地位；

　　8.协调企业内部各职能部门间合作；

　　9.以最低的管理费用完成采购目标；

　　采购作业内容是从收到"请购案件"开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅"厂商资料"."采购记录"及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。

　　二、采购管理的原则

　　1.首先必须建立完善的供应商评审体制:对具体的供应商资格.评审程序.评审方法等都要作出明确的规定。

　　2.建立采购流程.价格审核流程.验收流程.付款结算流程。

　　3.完善采购员的培训制度，保证采购流程有效实施。

　　4.价格的评审应由相应程序规定由相关负责人联名签署生效，杜绝暗厢操作。

　　5.规范样品的确认制度，分散采购部的权力。

　　6.不定期的监督，规范采购行为。

　　7.建立奖励制度，下调价格后应对采购员进行奖励。

　　8.加强开发能力，寻求廉价代替品。

　　三、采购管理的要素

　　第一，要确定供应商的资格

　　第二，采购价格形成机制

　　第三，付款方式的确定

　　第四，数量核查

　　第五，质量核查。

　　四、目前采购工作中普遍存在的问题

　　1.采购过程中缺乏有效的信息沟通。在以往的采购工作中，采购部门作为一个单独的职能部门，相对独立地开展工作，与企业内其他部门很少进行直接的接触，采购人员很少与销售人员、技术人员、生产人员和财务人员进行沟通，通常采购部门关心的是物料的制造和供应，采购人员只是在物料计划员和供应商之间起了一个中介入的作用，在两者之间传递信息。一旦某个环节对信息的理解出现失误或者信息的有效流通受到阻碍，就会造成物料的重复采购和资金的积压。

　　2.采购工作缺少监督制衡机制。物资采购是直接以货币为媒介的商品交换，掌握着大量的资金使用权，必须有有效的监督措施。但目前很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里，由一人制定采购计划，又一人去采购物资，缺乏有力的监督和制约机制。长此下去，在采购工作中还会出现不正之风，影响企业正常的物资采购工作。

　　3.企业对供应商的管理有待加强。目前很多企业的采购工作都存在着一个误区，认为采购工作就是和供应商搞好关系，然后在这种关系基础上，与企业需求之间寻求磨合和平衡。其实对企业而言，这种情况是很危险的。在采购行为中，与供应商建立良好的个人关系固然重要，长此以往，就会产生企业对某些特定供应商的依赖，不利于企业寻找新的更好的供应商，不利于企业进行技术创新，也会在企业内部滋生腐朽行为，损害企业的利益。

　　五、采购管理的三个组件

　　1.采购计划管理

　　采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划(如周.月度.季度.年度).非定期采购任务计划(如系统根据销售和生产需求产生的)。通过对多对象多元素的采购计划的编制.分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购.以销定产.以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。

　　2.采购订单管理

　　采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单.发货.到货.检验.入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等，在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态.订单在途状态.到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。

　　3.发票校验

　　发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是在此进行处理。通过对流程进行配置，允许用户更改各种业务的处理规则，也可定义新的业务处理规则，以适应企业业务不断重组，流程不断优化的需要。

　　六、采购管理的行业差异

　　当我们在思考如何提高我们的采购管理水平，降低采购总成本的时候，首先我们需要理解采购管理的.行业差异是什么?这样，我们才能理解并采用不同的方法来管理各行各业不同的采购工作。根据各行业采购工作的通性和个性，我们将采购管理工作分为四类：

　　1.第一类叫做生产性采购

　　就是我们采购这个物品是直接为了公司生产运营所需。而生产性采购又分为两类：

　　第1类是原材料性采购(MRP性物料采购)。所采购的此类物料是本企业所生产的产品的组成部分或中间体产品；

　　第2类是零配件的采购(MRO性采购，就是维修，维护.修理.运作)，这些零配件是为了保障机器能正常生产运作所需要的维修.更换配件。

　　这两类物品的采购管理性质不同，运作方式也不同，看问题的角度也不同。

　　2.第二类叫做商贸性采购

　　像沃尔玛这样的零售商，它们的采购不属于生产性采购，属于商贸性采购，商贸性采购和生产性采购最大的区别是什么?批发商.零售商在采购物品时(像沃尔玛采购的东西)，采购什么商品并不十分重要，重要的是采购的东西必须保证能赚钱，笔笔都得赚钱，不赚钱就没有必要采购进货。西瓜不赚钱，可以采购苹果。但是对于生产性采购来讲就不行，这个产品我们公司只能用这个原材料，我做饼干的，只能买面粉，不能说面粉太贵就不买了，不买就停产了，所以生产性并不保证每次采购都赚钱，而且采购的盈利性也不能直接反应出来的。我们举一个简单的例子：一个很称职的生产采购部经理，如果跳槽到批发商.零售商去做采购管理，也许过不了半年就被炒掉了，为什么?因为采购管理的角度不一样。管理的方法也就有很大的不同。

　　3.第三类是一般日常用品性采购

　　像办公用品采购，还有行政采购等。其特点是采购品类繁杂，但采购金额小。其所采购的物品主要是保障公司的正常行政办公所用。

　　4.第四类是项目性采购

　　有时候，我们的采购工作属于项目性采购，比如说买一台设备，盖一个车间等。项目性采购的主要特点是一次性。很少有重复性的采购。这就意味的每次采购的流程都得重新开始，以往的经验和关系很少能用到。

　　七、采购管理中应该注意的问题及解决方法

　　采购是供应链当中的一个重要环节，它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言，将正确的原材料和半成品以正确的价格，正确的质量在正确的时间送到正确的地点，是至关重要的。

　　在实际操作中，要把采购当成供应链的一部分进行管理，要想管理得当，需要注意以下几个方面的问题：

　　1.制定采购计划，其中包括采购商品的价格，付款条件，质量，商品来源地，交货方式和运输方式等。

　　2.选择合适的供应商并确定他们的合作方式。

　　3.确定采购的数量和批次，防止造成不必要的库存和增加运输成本。

　　八、强化采购管理的现实意义

　　1.采购成本过大，不利于企业参与市场竞争。市场竞争中价格的竞争，表面上看来是产品价格高低的竞争，实际上是成本高低的较量。降低成本有两个基本途径：一是降低生产过程中的消耗，二是降低采购过程中的采购价格。传统的成本管理主要解决降低生产消耗的问题，实际上对很多企业来讲更重要的是降低采购成本。生产过程中的成本挖潜是很有限的，比较起来采购过程中的潜力却大得多，而且由于市场随时在变，采购过程中的挖潜可以说是永无止境。

　　2.卖方市场的形成，增加了企业采购的难度。随着市场经济的发展，我国的市场供求关系发生了根本性的变化，在市场供大于求的情况下，卖方竞争激烈，这种竞争会使产品的种类.规格.性能.包装等日趋多样化。这就为采购行为增加了难度，企业必须对采购物资的质量.价格.供货方式.信誉等多方面加以比较选择，这就要求企业要切实加强采购管理。

　　3.规范花的采购管理，避免企业遭受不必要的损失。在市场竞争异常激烈的今天，卖方会利用五花)的促销手段，甚至是不规范的返利.回扣.提成等方法来推销产品，这种情况下，如果没有严格的采购管理制度加以规范和监督，就会极大的损害企业利益。

　　采购管理基础知识 2

　　一、生鲜食品采购的特点及采购模式

　　1.生鲜食品的特点

　　与一般超市相比，生鲜食品具有以下特点：

　　(1)生鲜食品价格变化很大，批零差价大，很多商品价格变动幅度全年能达到10%以上，大多商品价格是一天一个价。

　　(2)除了面包和熟食外，生鲜食品的品种季节性很强，这些商品均在短短的一个时期集中上市，在生产、销售和价格上都表现出明显的季节性的变动趋势。

　　(3)生鲜食品大多为初级农副产品，其质量目前还主要沿用感官鉴定，缺乏统一的质量标准，造成生鲜食品在质量分级定价上标准制定困难。

　　(4)生鲜食品保质期短，易变质、易腐败，其商品损耗大大高于其他商品。

　　2.生鲜食品采购管理的特点

　　正是由于生鲜食品与一般商品相比存在以上特点，相应地生鲜食品的采购也具有自己一些特点：

　　(1)采购的复杂性。由于生鲜食品价格变动较大，这就造成了采购人员市场采价困难，同时也增加了对采购人员吃拿回扣的控制的难度；由于生鲜食品质量难以标准化，这使得采购部门对厂家的质量比对和控制困难，同样也给采购人员降低质量以谋取个人私益留下了空间。由于季度性很强，再加上农业产品靠天吃饭所造成的产量不确定性，这使得对生鲜食品的采购的品种和数量的预测困难。正是由于以上三个问题，造成生鲜食品采购的不确定性、复杂性加大。

　　(2)风险性。由于生鲜食品，特别是生鲜三果，经营成本、损耗大，操作复杂，如果采购管理不慎，就有可能使超市因经营生鲜食品而出现亏损或加大亏损，难以为继，这也是许多超市想经营生鲜食品，却又不敢贸然进人的一个原因。

　　(3)规模性降低。由于生鲜食品保质期短，有的仅1+2天，再加上许多超市未形成规模经营，这使得生鲜食品的采购半径缩短，使得许多超市，特别是跨地区经营的超市门店自行采购商品，降低了连锁经营在统一集中采购上所能获得的规模效益。这也是在洋超市的进逼下，许多超市仍有生存空间的原因。因为洋超市在全国有一二十家，但在某一地区还只有一两家超市，这些超市在生鲜食品的规模效益还不是很明显，而当地超市只要规模达到一定程度，统一集中采购，在价格上还是有一定优势的。因此当地超市只要把生鲜食品这一最具有集客力和特色的商品经营好，就能与洋超市形成有效抗争。

　　3.采购的模式

　　从采购的集权程度可分为：

　　(1)分权式的采购组织(门店采购)

　　这种方式由各店商品部自行采购生鲜食品。

　　优点：采购具有相当弹性，较具市场针对性；价格由门店自定，机动性强，有较好的经营主导权；较能符合消费者需求。

　　缺点：较难发挥大量采购、以量制价的功能；利润很难控制；无法塑造连锁经营的统一形象。

　　分权式的采购组织，由门店自行采购，它多适用于门店之间分布较广的连锁企业，并且它适宜于保质期相对较短的生鲜食品，如蔬菜中的叶菜，鲜活水产等等。

　　(2)集权式的采购(总部采购)

　　此种采购组织是把采购权集中在总部，由专职的采购部门来负责，采购权不下放。门店采购无决定权，但有建议权。

　　优点：连锁店不负责采购，可专心致力于搞好门店销售工作；可发挥集中议价功能，有利于降低采购成本；价格形象一致，利润较易控制；促销活动易于规划，易掌握货源。

　　缺点：门店工作弹性小，较难满足消费者的需求；采购工作和销售工作较易脱节。

　　总部采购是连锁超市非食品以及食品中干杂食品的最常用的采购方法。在生鲜食品上，它较多地运用于门店较为集中的企业，特别是局限在某一城市的连锁企业，在品种上，它比较适宜保质期较长的品种，如冻肉、冷冻水产品等等。

　　从采购的渠道可分为当地采购和跨地区产地采购：

　　(1)当地采购。当地采购的生鲜商品主要是因为保鲜原因不适于远途运输的生鲜商品，采购渠道又可分为农产品批发市场和城市周围农产品生产基地。生鲜商品的品类包括蔬菜中的叶菜类；按照政府规定必须从当地肉联厂采购的鲜肉类产品；淡水养殖的鲜活水产品，部分副食产品(豆腐和豆制品，以及当地制作的新鲜糕点和熟食制品等)；各种半成品凉菜和切配菜等。

　　(2)跨地区产地采购。跨地区产地采购的生鲜食品主要是可以在一定时间和距离内远途调运，或者经过保鲜加工处理的生鲜的食品，它包括具有耐储存、大批量大宗菜(大白菜、洋葱、土豆和冬瓜等)；部分果实类水果(柑橘、苹果、香蕉和箱装水果等)；冷冻水产品；干鲜产品和保鲜封装的加工制成品。

　　目前，超市生鲜区的经营品种很大程度上是依靠当地的采购货源渠道，其主要原因：一是由于大量非标准化的生鲜商品因保鲜问题，不适于远途贩运；二是超市生鲜区的销售流量无法支撑批量采购，所以现在同一地区的超市生鲜经营经常会出现商品雷同化的倾向，超市生鲜经营的特色未能得到发挥。

　　然而真正能形成品种、价格和新鲜度等渠道优势的还是产地采购，包括城市周围农产品生产基地和跨地区的产地采购，这种渠道优势的发挥会使超市生鲜经营更加生动，运作空间更加宽阔，例如联华超市的跨地区采购战略就使其差异化经营策略得以充分展示。但生鲜采购渠道优势的发挥程度是与连锁超市生鲜经营规模(销售量)和生鲜供应链中配送体系的.完善程度密切相关的，相信随着农产品保鲜运输问题的逐步解决和超市区域性连锁规模的扩大，跨地区采购的品种和数量都会不断增加，超市生鲜经营也会越来越丰富多彩。

　　二、生鲜食品采购程序

　　1.接洽供应商

　　与供应商进行接洽是超级市场商品采购活动的第一步，在这一步骤中通常要进行以下具体工作：

　　(1)确定接待日。在消费品买方市场的条件下，各生产厂家都必须为自己的产品寻找销路，每天都会有供应商到超级市场来推销他们的商品，为了提高超级市场采购工作的效率，有必要建立一种与供应商接洽的制度，规定与供应商接洽的具体时间。

　　这样就可以将采购人员从大量的接待活动中解放出来，使他们有一定的时间进行商品价格比较和商品适销分析。坐等供应商上门是一种方法，但是对于生鲜食品来说价格、品种变化较大。采购人员也应主动前向批发市场、生产基地了解情况，这点对新开张的超市中显得尤为重要。

　　(2)分类接洽供应商。要根据商品的不同类别将供应商进行分类，不同的采购人员接待不同类别的供应商，以提高洽谈效率。

　　(3)明确规定供应商应提交的有关资料。具体包括供应商的生产许可证、产品的有关证明文件等。

　　(4)要求供应商提供样品。在与供应商洽谈时，可以要求供应商提供商品的实物样品，以便采购人员检查和判断。

　　2.采价

　　采价就是超市采购人员在收到了供应商的产品报价以后，到市场上了解同类产品的价格，与供应商的报价进行比较，来确定取舍。采购人员在采价时，一定要注意采访的商品要与供应商的商品是相同类型、相同品项，否则就没有可比性。

　　3.议定价格

　　超级市场采购人员在采价以后，要与供应商面对面地商定供应商品的价格。在商议之前，采购人员要做一定的准备工作，要通过各种途径了解供应商向其他超级市场的实际供货价，再具体分析本超级市场的经营优势和劣势，以增加自己在价格谈判中的砝码，为本企业争取到最优的供应价格。

　　超级市场采购人员事先应该确定一个可接受的最高价格，超过这个价格就应该果断地放弃，再寻求其他供应商。

　　4.将商品导入卖场

　　采购人员在确定了供应商以后，要将准备采购的商品经过规定的程序进行报批，一经通过就要着手导入市场的具体工作。

　　(1)根据超级市场的规定为商品确定一个代码，以便对商品进行统一管理。

　　(2)建立商品档案。要将商品的品名、规格、代码、所属部门等资料录入超级市场的计算机系统中，便于经营者及时了解该商品的销售情况，进行恰当的进销调存决策。

　　(3)首次进货。首次进货必须由采购人员亲自负责，集中进货，熟悉采购通道，了解供应商的实情，一旦发现不妥，及时调整采购方案，使超级市场免受损失或少受损失。以后的采购可以由采购总部具体办理，也可以由各分店电话进货。

　　三、生鲜食品采购量的控制

　　生鲜食品按其保质期的长短可分为二类：一是保质期较长的，可压底的商品，如冷冻食品，另一种是保质期较短，不能压库产品，需当日购进当日销售，如各种鲜活食品。对待上述两类产品，在采购量的控制上应采取不同的方式。

　　1.可压库商品采购量的控制

　　这类商品采购量的控制，关键在于最小库存量和最大库存量的确定。

　　(1)最小库存量。根据电脑资料中滚动的N天的销售量计算出某一商品的日平均销售量，再根据商品到货和加工配送的周期来确定最小的压库天数。如果一张订单发下去，3天内能到货，再加上加工配送的时间2天，则压库时间为5天。其计算公式：

　　最小库存量=某类商品日平均销售量×(厂家将商品送达配送中心的天数+配送中心进行加工的天数+配送中心将货送达门店的天数+卖场中陈列量可销售的天数)

　　对一些没有组建配送中心的连锁企业，其计算公式为：

　　最小库存量=某类商品的日平均销售量×(厂家将商品送达门店的天数+门店进行商品加工的天数+卖场中陈列量可销售的天数)

　　这是最小库存商品量，如果实际库存低于这个数，可能会造成商品脱销。在实际中可在计算机管理软件开发时，在程序中设置预警措施，一旦实际库存量临近或低于最低库存量，电脑系统进行预警报告。

　　(2)最大库存量

　　最大库存量的确定要综合考虑以下3方面因素：

　　①根据库容量来确定。根据当前保鲜设备的容量来计算库存量，如果一个冷库可存放10吨食品，分摊给每种食品的库存容量是多少即可算出，这就是最大库存量。

　　②根据保质期来确定。其计算公式为：最大库存量=(保质期一厂家将商品送达门店天数一门店进行加工的天数)×日平均销售量。

　　③根据最大采购资金预算量来确定。其计算公式为：最大库存量=预算资金÷商品单价在最小库存和最大库存之间，超市可根据厂家发货的批量大小以及相应的价格折扣、运输费用来确

　　定一个合理的量值作为每次采购的批量值。

　　2.鲜活食品的采购控制

　　鲜活食品不能压库，没有最大最小库存量的限制，必须力争当天购进当天售出。其理论采购量等于日平均销售量。但是实际超市运作中可能会有一些商品无法当日全部售出，因此，计算公式为：

　　采购量=某日销售预测值一前日商品库存值

　　鲜活食品一般采用签订永续订单的形式，签订一张合同，可以分多次交货。对于由总部(或配送中心)集中进货的，总部有了永续订单后，门店可以根据这张订单来填补补货申请单，并实时传到总部，总部经过审核后，将各个门店所需的鲜活食品的品种、数量汇总，然后发送给各个供应商。对于由门店自行订货的，程序也大致相同，则由门店直接向供应商订货，只是中间少了一道总部汇总审核这一环节。

　　四、生鲜食品采购合同的内容规定

　　生鲜食品采购合同内容除了商品的品种、数量外，还应对以下问题进行规定：

　　1.配送问题的规定

　　生鲜食品主要是供给日常生活所需，要求商品周转很快。此时如欲保证充分供应，就必须依靠供应商准时配送商品。因此，在配送方式、配送时间、配送地点、配送次数等方面，通常在采购时就要和厂商在合同中予以规定，并要清楚规定厂商若违反了规定必须承担的责任。

　　2.缺货问题的规定

　　对于厂商的供货，若出现缺货的现象，必然会影响生意。因此应规定一个比例，要求厂商缺货时应承担的责任，以保证厂商能准时供货。例如：容许厂商的欠品率为3%，超过3%时，每月要付1万元罚金等。

　　3.商品品质的规定

　　进行商品采购时，采购人员应了解商品的成分及品质等是否符合政府卫生部门或工商行政等部门的规定。但因为采购人员的能力并不足以判断各种商品的成分，因此在采购时，必须要求厂商在合同中作出保证符合政府法律规定的承诺，并提供政府核发合法营业的证明，以确保在商品销售中不会出现问题。

　　4.价格变动的规定

　　生鲜食品价格变动较大，在鲜活食品签订永续订单时，要对未来价格变动的处理作出规定，如在价格上涨时，要在调整生效前通知超市并经超市同意方为有效等。

　　5.付款的规定

　　采购时，支付货款的日期是一种采购条件，在此不赘述。但在合同中须对付款方式有所规