采购流程优化的主要内容

时间：2024-08-24 08:52:41 采购管理我要投稿

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采购流程优化的主要内容

　　注意采购流程设计的要点固然重要，但是随着环境的不断变化，采购流程的优化工作也是必须注意的。下面是小编精心整理的采购流程优化的主要内容，希望能够帮助到大家。

　　一、运用专业管理工具

　　向客户发放采购卡是大多数企业都认可的一种改进采购流程的工具或系统。即采购卡是最常用的管理工具之一。

　　二、对采购卡的通俗理解

　　它是一种面向稳定供应商的采购方客户使用的信用卡种类。通常，面向采购卡的商品(物品)项目的价值相对而言比较低。当需要此类物品的客户要求降低采购成本时，可完全跨过采购部门，自己使用采购卡联系供应商即可。

　　如果通过采购部门在大范围内搜索供应商，采购方的成本通常都会超出物品本身的价值。

　　研究表明在大多数企业里采购部门只要负责采购卡的引进和管理工作，就可满足客户的需求。实践也表明，客户用采购卡来进行交易能够迅速得到需求的响应，且有效地降低平均成本;而采购方也减少了大量的搜寻工作及相应的成本。

　　三、利用互联网，扩大在线体系的应用范围

　　第一建立基于互联网的电子采购商务体系。基于互联网的电子采购商务体系一般包括了一系列广泛而多样的活动。

　　1、从客户到采购部门的在线通知系统。在线通知系统是指通过高效和迅速的信息传递方式来节约时间的一种内部系统。客户在需要通过采购部门来满足物料和服务需求的时候使用该系统。客户会通过内部的电子系统来发送采购请求。采购部门通过在线通知系统快速获取采购请求，执行采购雾腾腾。对于低价值的物料采购应该再开发一种新的系统或流程，使客户直接从供应商那里获取而不需要采购部门参与。

　　2、在线订购系统。在线系统中，买方与卖方通过网络工具建立直接的电子联系。该系统的主要特征是需要一个软件作支撑。事实证明：企业一旦与供应商建立了长期合作关系，在线订购就成为常规的采购方式。

　　在线订购系统的优点主要有：

　　优点一供需双方可立即知道延迟交货项目

　　优点二订单输入时间更短，从而缩短了订单周期时间

　　优点三减少误差

　　优点四订单的跟踪能力更加强大

　　优点五有助于在供应商与公司间建立紧密的联系

　　采购谈判流程

　　（一）入题技巧

　　谈判双方刚进入谈判场所时。难免会感到拘谨，尤其是谈判新手，在重要谈判中，往往会产生忐忑不安的心理。为此，必须讲求入题技巧，采用恰当的入题方法。

　　1、迂回入题

　　为避免谈判时单刀直入、过于暴露，影响谈判的融洽气氛，谈判时可以采用迂回入题的方法，如先从题外话入题，从介绍己方谈判人员入题，从“自谦”入题，或者从介绍本企业的生产、经营、财务状况入题等。

　　2、先谈细节、后谈原则性问题

　　围绕谈判的主题，先从洽谈细节问题入题，丝丝入扣，待各项细节问题谈妥之后，也便自然而然地达成了原则性的协议。

　　3、先谈一般原则、再谈细节

　　一些大型的经贸谈判，由于需要洽谈的问题千头万绪，双方高级谈判人员不应该也不可能介入全部谈判，往往要分成若干等级进行多次谈判。这就需要采取先谈原则问题，再谈细节问题的方法入题。一旦双方就原则问题达成了一致，那么，洽谈细节问题也就有了依据。

　　4、从具体议题入手

　　大型谈判总是由具体的一次次谈判组成，在具体的每一次谈判中，双方可以首先确定本次会议的谈判议题，然后从这一议题入手进行洽谈。

　　（二）阐述技巧

　　1、开场阐述

　　谈判入题后，接下来就是双方进行开场阐述，这是谈判的一个重要环节。

　　（1）开场阐述的要点，具体包括

　　一是开宗明义，明确本次会谈所要解决的主题，以集中双方的注意力，统一双方的认识。二是表明我方通过洽谈应当得到的利益，尤其是对我方至关重要的利益。三是表明我方的基本立场，可以回顾双方以前合作的成果，说明我方在对方所享有的信誉；也可以展望或预测今后双方合作中可能出现的机遇或障碍；还可以表示我方可采取何种方式共同获得利益做出贡献等。四是开场阐述应是原则的，而不是具体的，应尽可能简明扼要。五是开场阐述的目的是让对方明白我方的意图，创造协调的洽谈气氛，因此，阐述应以诚挚和轻松的方式来表达。

　　（2）对对方开场阐述的反应，具体包括：

　　一是认真耐心地倾听对方的开场阐述，归纳弄懂对方开场阐述的内容，思考和理解对方的关键问题，以免产生误会。二是如果对方开场阐述的内容与我方意见差距较大，不要打断对方的阐述，更不要立即与对方争执，而应当先让对方说完，认同对方之后再巧妙地转开话题，从侧面进行谈判。

　　①让对方先谈

　　在谈判中，当你对市场态势和产品定价的新情况不太了解，或者当你尚未确定购买何种产品，或者你无权直接决定购买与否的时候，你一定要坚持让对方先说明可提供何种产品，产品的性能如何，产品的价格如何等，然后，你再审慎地表达意见。有时即使你对市场态势和产品定价比较了解，有明确的购买意图，而且能直接决定购买与否，也不妨先让对方阐述利益要求、报价和介绍产品，然后你在此基础上提出自己的要求。这种先发制人的方式，常常能收到奇效。

　　②坦诚相见

　　谈判中应当提倡坦诚相见，不但将对方想知道的情况坦诚相告，而且可以适当透露我方的某些动机和想法。

　　坦诚相见是获得对方同情的好办法，人们往往对坦诚的人自然有好感。但是应当注意，与对方坦诚相见，难免要冒风险。对方可能利用你的坦诚逼你让步，你可能因为坦诚而处于被动地位，因此，坦诚相见是有限度的，并不是将一切和盘托出，总之，以既赢得对方的信赖又不使自己陷于被动、丧失利益为度。

　　2、注意正确使用语言

　　（1）准确易懂。

　　在谈判中，所使用的语言要规范、通俗，使对方容易理解，不致产生误会。

　　（2）简明扼要，具有条理性。

　　由于人们有意识的记忆能力有限，对于大量的信息，在短时间内只能记住有限的、具有特色的内容，所以，我们在谈判中一定要用简明扼要而又有条理性的语言来阐述自己的观点。这样，才能在洽谈中收到事半功倍的效果。反之，如果信口开河，不分主次，话讲了一大堆，不仅不能使对方及时把握要领，而且还会使对方产生厌烦的感觉。

　　（3）第一次要说准。

　　在谈判中，当双方要你提供资料时，你第一次要说准确，不要模棱两可，含混不清。如果你对对方要求提供的资料不甚了解，应延迟答复，切忌脱口而出。要尽量避免所使用含上下限的数值，以防止波动。

　　（4）语言富有弹性谈判过程中使用的语言，应当丰富、灵活、富有弹性。

　　对于不同的谈判对手，应使用不同的语言。如果对方谈吐优雅，我方用语也应十分讲究，做到出语不凡；如果对方语言朴实无华，那么我方用语也不必过多修饰。

　　（三）提问技巧

　　要用提问摸清对方的真实需要、掌握对方心理状态、表达自己的意见观点。

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