外贸跟单的详细流程

外贸跟单的详细流程

　　一个份较详细的跟单流程为：客户询盘、报价、得到订单、下生产订单、业务审批、下达生产通知、验货、制备基本文件、商检、租船订仓、安排拖柜、委托报关、获得运输文件、准备其他文件、交单、业务登记、文件存档等等。在外贸工作中，外贸跟单是非常重要的一环。下面是小编精心整理的外贸跟单的详细流程，欢迎阅读与收藏。

　　外贸跟单的详细流程

　　第一步：

　　与客户联系谈判签约。对客户要求的产品物料包装等各方面内容细节进行整理，形成条理清晰的中英文合约。见附件1(中文销售合同)和附件2(英文销售合同)。

　　第二步：

　　对客户OEM合约，或者特别要求的，或者其它需要改动的产品形成详细的备注表。内容一般包括：客户信息，货号，货名，规格，数量，单位，CBM,单价，金额，物料颜色，物料香型，交货地址，交货期，付款方式，瓶体及纸盒设计，产品防护需要达到的程度，外包装情况(纸箱是否打包带，生产日期和有效期喷码内容)，内包装的保护(是否需要垫板，海绵)以及合约签订地点，时间，合约号码，交货地点，装运码头，唛头，保险，仲裁条款和特别条款等。

　　第三步：

　　配合设计部，校对文字。由外贸部在2-3天内独立形成书面内容，交由设计部设计，设计部签收，一般要求在交货期前15日设计出来交由印刷厂制版印刷。

　　第四步：

　　根据合约及生产备注表所要求，详细填写产品结构表，包装配置表。

　　第五步：

　　产品结构表,包装配置表填写无误后，传真至厂长办公室，注明确切交货日期，以保证发货期。

　　第六步：

　　产品结构表,包装配置表传真至采购部以备采购。

　　第七步：

　　产品结构表传真至技术部参考。如客户有特殊要求(配方/香型/物料颜色/包装图样)，由技术部根据客户所要求提供产品成分表，添加量百分比，产品特点，使用方法，注意事项以供客户备用。

　　第八步：

　　工厂办公室/采购部/技术部在收到产品结构表后确认无误，签名，回传至外贸部存档。

　　第九步：

　　工厂及财务各部门审单，确定外箱情况(规格，喷码，是否打包带)，包装及内容物，采购，生产灌装。

　　第十步：

　　外贸部跟进生产进度，形成书面生产进度表，由工厂如实填写，保证发货期。在部分已生产货物中，工厂提供船头板，由外贸部寄给客户确认，并保留邮寄单据。见附件5(生产进度表)

　　第十一步：

　　将生产进度表传真给客户方，敦促客户提前汇款。

　　第十二步：

　　生产完成，填写验货通知单并且传真给客户准备验货。如需要特别认证或由验货机构验货，则验货通知单提前3日通知认证机构或验货机构。见附件6(验货通知单)

　　第十三步:

　　验货完毕，验货报告备传真客户结收货款，出货，出单证，整单结束。

　　一份较详细的跟单流程

　　一、一份较详细的跟单流程：

　　1.客户询盘 ：

　　一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。

　　2.报价：

　　业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。

　　3.得到订单：

　　经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。

　　4.下生产订单：

　　得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

　　5.业务审批：

　　业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

　　6.下达生产通知：

　　业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：

　　(1)如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和 单证 员分别审查 信用证 ，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。

　　(2)如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

　　(3)：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

　　7. 验货：

　　(1)在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

　　(2)如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。

　　(3)如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

　　8.制备基本文件:

　　工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件(应由业务 跟单员 制作，交给 单证 员)。

　　9.商检：

　　如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

　　10. 租船订仓：

　　(1)如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。

　　(2)如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

　　(3)如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

　　(4)向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

　　11. 安排拖柜：

　　(1).货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 。

　　(2).传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

　　(3)要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

　　12.委托报关：

　　在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

　　13. 获得运输文件：

　　(1)最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

　　(2)督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

　　(3)及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

　　14. 准备其他文件：

　　(1).商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

　　(2).FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供 报关单 ，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

　　(3).一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

　　(4).装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

　　(5).装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

　　15.交单：

　　(1)采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部 单证 ，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

　　(2).采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

　　(3).如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

　　16.业务登记：

　　每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。

　　17.文件存档：

　　所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

　　18.单证员平时应注意收集信息

　　运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。

　　二、外贸跟单操作流程

　　在外贸工作中，外贸跟单是非常重要的一环，接下来我为大家介绍一下外贸跟单操作流程：

　　一、业务员与外国客户签订了购销合同后，根据购销合同的内容，按客户的要求备货，货好后，联系客户，安排出货。

　　二、如果做FOB贸易条款，根据客户安排的货代，联系货代，负责订舱，填好booking form, booking form上面的shipper, consignee, port of loading, place of delivery, kind of packages,description of goods,Gross weight 务必填写清楚。如果是CNF或CIF条款，货代是我们这边安排，安排订舱，出货。

　　三、填写好booking form 后，等待货代发S/O给你，拿到S/O后，联系拖车，将S/O发给拖车，告诉拖车装柜地址跟装柜安排，同时从拖车那里拿柜号发给工厂，告诉工厂装柜安排。

　　四、工厂装好货后，根据实际数量，报关出口，报关出口要备好装箱单，发票，报关委托书，报关单，成交确认书，熏蒸证，商检通关单（看出口的产品提交），将盖章扫描件发给货代或报关行安排报关就行了。

　　五、报关后，要向货代提交提单补料，填写的内容就是起运港，目的港，发货人，收货人，通知人，柜号封签，每个柜号对应的装柜数量跟毛重。填写完后提交给货代，一定要填写清楚哦，不能搞错，如果是一次性补料的话，如果错误了会产生费用的。另外还有VGM,VGM=货物毛重+柜重。

　　六、最后做清关需要的文件，有提单，装箱单，发票，这些要备好，如果客人还需要其他的清关文件，如产地证，务必提前问清楚客户。资料与客人核对好就可以出正本，按客人要求安排寄出。

　　三．物料采购跟单的原因：

　　以下原因造成我们要对物料进行跟催：

　　1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成等原因。

　　2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。

　　3、 沟通方面的原因：信息交换不及时。

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