跟单员知识辅导：外贸跟单

跟单员知识辅导：外贸跟单

　　外贸跟单就是做为客户和工厂之间的桥梁做好协调管理工作，把信息及时地在两者之间进行反馈。下面一起和小编来详细了解一下外贸跟单的分类和流程！

　　跟单员知识辅导：外贸跟单

　　一、 外贸跟单与外贸跟单员的定义

　　(一)外贸跟单的概念：是外贸行业一个细分的从业岗位，也是外贸公司内部各部门之间、外贸公司与生产企业，外贸公司与客户、生产企业与客户之间联系与沟通的桥梁。

　　(二)外贸跟单员的概念(Quality Controller,QC)

　　1、定义：外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。

　　而外贸跟单中的“单”，则是指企业涉外合同或信用证项下的订单。与单证员的单不同。

　　2、定位：

　　外贸跟单员是协助外贸业务员开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理。

　　二、外贸跟单的分类

　　1、按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。(重点)

　　前程跟单是指跟到出口货物交到指定出口仓库为止;

　　中程跟单是指跟到装船清关为止;

　　全程跟单是指跟到货款到账，合同履行完毕为止;

　　2、按商品类别分可分为纺织品跟单、服装跟单、鞋类跟单、玩具跟单、家具跟单等。

　　3、按企业性质可分为生产型企业的跟单和贸易型企业的跟单

　　4、按具体业务环节分，可以分为运输跟单、原材料跟单、包装跟单、外包跟单、生产跟单、样品跟单

　　5、根据货物的流向，可以分为出口跟单和进口跟单。

　　不管如何分类，外贸跟单的目标都是相同的：按质、按量、按时将订单项下的商品交到采购商手中。

　　三、外贸跟单详细流程

　　1.客户下订单。

　　2.电传工厂安排货物确定产装时间。

　　3.安排船期订舱:(如果是送货要写送货通知书)。

　　4.电传标签到工厂。

　　5.订舱，托书传真货代。

　　6.核销单备案:(电子口岸备案)

　　7.将报关单据在合理日期寄送给货代:(一般先邮寄报关委托书和核销单，记下核销单号码，其余 资料可以传真)(合同，核销单一式三联，发票，装箱单，报关委托书1份，报关单2份<;自己填写1份，空白1份)。

　　8.办理保险并审核确认:(开船之前;投保金额不留小数，有小数的均进一位。)

　　9.提单审核确认:(临近装船时;非正式的，要显示集装箱号，得知船名航次，审完单后要求出正本。)

　　10.办产地证:(开船之前;产地证打印)在贸促会办理登记盖章。

　　所需资料:一般原产地证书/加工装配证明书申请书，原产地证，商业发票。产地证日期应与发票签发日期一致。

　　11.包装申明缮制。

　　12.提单寄到后做客户单据:发票，装箱单，B/L，原产地证，保单，检验合格单，检验证书，包装申明。

　　13.催款。

　　14.外汇申报:(银行通知有外汇进账，填写涉外收入申请表到银行国际结算中心办理，根据贷记通知单补填单号，拿贷记通知单。)

　　15.核销:(先到银行国际结算中心水单，补填相应的核销单号码后经银行盖章。)

　　收汇核销所需资料:

　　①核销单

　　②报关单(核销专用联)(已盖章)

　　③银行结汇水单

　　④出口收汇核销报告表(一式两份)

　　到外汇管理科，拿资料去盖章，回一联出口收汇核销报告表(已盖章)，核销单(已盖章)，在相应的核销单核销专用联，退税专用联上加盖"已核销"印章，将正常核销资料退还并由经办人在(出口收汇核销报告表)上签收。

　　16.叫工厂开增票:(开过的增票要去税务局认证，盖已认证印章。)

　　17.出口退税:

　　所需资料一份:

　　①申报出口退税资料交接表 2份

　　②外贸企业出口退税汇总申请表

　　跟单具体步骤

　　第1步：当业务员和客户在网上进行沟通，确定初步意向后。客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单（打样单要复印一份，正本留自己保存。）给打样室进行打样。

　　第2步：样品出来后通过快递寄给客户，注意及时向快递询问UPS号。

　　第3步：客户确认样品并将样品寄回，同时下单。

　　第4步：根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。定货单要业务员和部门经理签字。将单和样品留技术部。要求其制作工艺流程。

　　第5步：之后将合同传给财务部签字和老总签字。并连同工艺流程样品3样物品，下正式的订货单。订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期。写清楚。之后把订货单复印5份，分别传生产-品管-财务-物控-出货。并在正本上签字。正本订货单留给自己。把工艺流程书复印5份，传财务-技术部-物控-生产-品管。正本留技术部，副本自己留着。

　　第6步：将合同复印2份，正本自己归档。副本分别传老总办公室和财务负责人。

　　第7步：及时反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。工作联系单正本留己，副本传达。

　　第8步：快出货时，联系货代。做报关单据。并提前寄交货代。若生产有问题，导致不能及时出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。

　　第9步：若即使完货。则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。并将出货通知单复印3份，传生产-品管-出货部。正本留己。

　　第10步：即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。如前T/T下，则先传副本给对方，要其付款。L/C项下，则交由财务部到银行进行相关事项。

　　第11步：到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税手续。

　　以上所有自己保存的单据按合同和客户编号先后顺序进行分档管理。

　　外贸跟单的注意事项

　　在外贸跟单过程中，要做到“认真”和“多走一步”。

　　一、做到“认真”

　　1、明确“认真”的必要性。认真的工作对应好的结果，不认真跟进客户是对公司资源的浪费。

　　2、全面熟悉公司产品，报价，制样，订单审批，生产，质检，验货，出货流程，信用证风险。这是为客户提供专业服务的基础。

　　3、每一天上班时明确当天的工作，下班前回想一天工作情况。确保完成最重要和最紧急的工作。

　　4、在所有日常与客户沟通中使用正规商务信函格式及公司规定的签名。也不允许出现一句话式的回复（完全无商务信函的格式）。

　　5、在收到客户信函时第一时间进行回复。不能给予明确回复时，发送“信函收到”的确认函并确认可以为客户提供明确回复的时间。即保证沟通的双向性。

　　6、最少次数提供让客户满意的样品（最多三次）。与客户沟通尽量多的细节以保证制作的样品一次性让客户满意。这将会很大程度上增加接下订单的可能性，加快订单时间和减少公司样品制作费用。对产品的充分了解会帮助你提供让客户更满意的服务。

　　7、样品完成后，业务人员手上必须保留一套与提供给客户完全相同的样品并完整和完好的保存。

　　8、给客户的承诺必须全力来实现。当出现不确定因素时，向直属上级征求建议后再确认给客户，以保证每一个承诺的实现。并与上级沟通处理结果的原因。

　　9、了解订单生产排程，定期对订单产品质量进行跟进。

　　10、公司只有“我们”，没有他们。客户提出的所有问题就是公司的公司，也是自己的问题。我们要给客户解决所遇到的问题或者与客户一起解决。不要把问题化成埋怨，也不要让它搁置在一边。主动去解决了，会发现并不是想象中那么难。而且实践告诉我们最麻烦的客户会是最忠诚的客户。

　　11、必须了解基本的商务礼仪，在沟通、跟进过程中做到尊重客户。让客户随时可以找到你，但没有客户的要求或非紧急情况下，不要打客户手机；客户的快递帐号的每一次使用都必须经过客户的允许；对产品/订单等任何方面的更改都需要征求客户的意见/同意及让客户了解情况等。

　　二、在服务上“多走一步”

　　1、宣传公司网站，充分利用公司网站。让客户通过网站来了解公司，会节省很多时间。

　　2、做到十一个“主动”，主动介绍公司服务及产品，主动（定期）与客户保持联系，主动索取客户快递帐号，主动提供快递单号，主动提供样品产品图片，主动索取及确认外箱唛头，主动提供订单生产进度，主动约定验货时间，主动提供验货报告，主动要求客户提供订单产品质量反馈，主动向客户推荐公司新产品。“主动”在行动比客户早。

　　3、从每一个微小的细节为客户提供最完善的服务，降低公司与客户的贸易风险。在与每一个客户沟通过程中，维护公司形象。将客户的反馈建议集中反馈到市场部，作为公司将来规划的借鉴。这将会为公司带来整体利益，也更有利于客户的开发。

　　4、完成自身职责范围内工作的前提下，帮助同事解决问题或提出解决问题的建议。任何客户的电话必须热情接听并做相应记录。组成互爱互助的业务团队。

　　5、在公司这个大的团体中，个人力量不可能改变公司的状况，团队力量才是无限的。

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