最新企业采购管理常见缺陷及对策

时间：2022-02-28 15:50:02 供应链我要投稿

最新企业采购管理常见缺陷及对策

　　企业通过实施有效的计划、组织与控制等采购管理活动，合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点，以有限的资金保证经营活动的有效开展。下面是小编为大家分享整理的最新企业采购管理常见缺陷及对策，欢迎大家点击查看。

　　企业采购管理常见缺陷解析

　　1、观念滞后，对采购部门重视不够

　　观念是行为的先导，无论对个人还是组织都是如此。由于历史的惯性和环境的作用，企业在采购管理中存在着“重销售，轻采购”的观念。由于企业管理者在管理观念上对采购这一重要活动存在的偏见和轻视，使得我国多数企业采购部门的定位不准确。根据美国哈佛商学院著名战略学家迈克尔波特的价值链分析方法，采购与销售一样，是企业价值链中同等重要的基本增值活动。而在许多企业中，管理者都是重视如何把产品销售出去，忽视对采购环节的管理，采购依然只是生产环节的一个附属职能。许多企业管理者都会认为，采购部门是花钱的。没有树立采购部门是公司利润源泉的思想，不知道或者没有理解通过采购管理的提升可以实现产品的差异化。可以让采购部门与研发和生产部门协同配合，可以让产品创新得以实现。

　　2、采购缺乏计划性，采购流程模式僵化

　　企业根据顾客订单进行产品设计，组织原材料采购和生产，受企业规模、销售额、资金的限制，企业采购较为谨慎，采购方式比较原始、零散，无法获得规模采购带来的效益。单次采购往往数量少、批次多。许多企业没有明确的采购计划，缺乏对采购需求的分析和对供应商的培养采购上随意性很大。企业内部各部门之间缺乏必要的沟通与衔接。所有的采购都是急性的，从采购需求提出到原料入库的期限很短，其结果就是采购部门整天在疲于奔命地买东西，根本没有时间做详细的市场调查，企业管理者却弄不清采购部门整天忙忙碌碌的在干什么。目前，我国企业的采购流程普遍存在以下问题：一方面，采购流程从订单开始，涉及供应、仓储、财务、质量检验和生产、销售、运输等各部门，将采购职能分割由不同部门完成，既缺乏系统筹划、又导致手续繁琐，工作效率低下。另一方面，各部门本位主义严重、站在各自的立场考虑问题，信息互不沟通，从而影响采购决策的正确性。第三，采购监控不到位，出现采购监控盲点，部门之间推诿扯皮、责任不清、冲突频繁发生，影响企业工作效率。

　　3、采购成本较高

　　据有关资料统计，在典型的企业成本构成中，采购成本一般大于60%。人工支出(工资、福利费等)约为20%，管理费用约为15%，而利润仅为5%左右。因此，采购成本构成了企业生产成本的主体，也是企业成本控制中最富有价值、最有可能取得成本控制成效的部分。以一个采购成本占总成本60%、利润率为5%左右的企业为例，只要将采购成本降低5%，其利润率就可以增加至11%。企业采购成本高的原因主要有以下几个方面：一是企业采购货品品种多、批量少，采购周期不固定，无法像大型企业集团一样享受购买折扣或者折扣较少，增加了采购成本。二是一些企业根据经验和对市场原材料价格上涨的预期，对于可能出现紧缺的原材料往往在销售和生产旺季到来之前大量采购。而原材料供应商往往对市场变化更加敏感，会伺机调整价格或者要求采购企业使用现金进行兑付。而企业由于自身实力的原因，采购资金有限，很多时候要通过赊销的方式缓解资金周转困难的局面。在这种情况下，许多企业只好支付高额的利息通过贷款或其它融资渠道借贷资金进行采购，从而增加企业的采购成本，进而造成产品成本和产品价格的提高，使产品在市场上的竞争力被削弱。三是企业采购管理体制不完善，生产计划疲于奔命，运营管理随机恶性循环。

　　4、采购策略不明确，供应商关系管理较差

　　在企业物资采购活动中，根据采购物品的价值、采购周期、供应商类型等的不同，所采用的采购策略也是不同的，目的是利用最小的成本采购到保质保量的物品，以保证生产的需要。首先，采购人员缺乏战略采购意识，认为拿钱就可以买到东西，把采购仅仅看做是与供应商之间简单的'买卖关系，只注重谈判、比价、压价，没有与供应商建立长期、稳定和深层次的合作关系。采购过程中对供应商的扶持以及通过采购建立双赢的合作伙伴关系更是无从谈起。其次，企业由于采购周期不固定、采购批量小、采购资金不充裕，再加上一些企业有意逃避债务造成的不良影响，使得许多供应商对其缺乏信任感。再次，许多企业由于在供应商的选择、认定、考核和监督等方面缺乏科学有效的标准和程序，导致企业要么长期依赖于某一供应商，要么每次采购都重新选择供应商，增加了采购风险。

　　企业采购管理应对策略提炼

　　1、制定合理的采购计划

　　一般说来，企业制定采购计划，是为了达到以下目的：首先，预测所需物品的数量和时间，确保物品的及时供应。其次，配合生产活动，确保采购适当的物品来满足生产的需要。最后，减少库存，降低库存费用，不必要的库存等于浪费。库存实际上是一种闲置的资源，不仅不能在生产经营中创造价值，反而会占用资金，增加公司的成本。库存会造成大量资金的沉淀，影响公司资金的正常运转，同时还会增加市场风险，给公司的经营造成不利影响。

　　企业年度采购计划一般由使用部门拟订，然后提交企业相关部门审核，经审批后下达给各基层部门执行，一般情况下不允许变更。采购计划作为采购管理运作的第一步，其制定得是否合理、完善，直接关系到整个采购活动的成败。采购计划就是根据市场需求、企业的生产能力和采购环境等因素来确定采购的时间、采购的数量、以及如何开展采购作业等内容。

　　除了按年度正式编制的采购计划以外，还有由于临时生产的调整或其它原因而编制的临时采购计划。临时采购计划一般不如年度采购计划规范，它强调的是采购计划的简单性、灵活性和及时性。由于物品的采购价格一般较低，使用数量不易确定，而且比较容易从市场上获得，因而临时采购计划是年度采购计划的补充和完善。虽然临时采购计划处于从属的地位，但是对于在紧急情况下确保公司生产用料的持续供应也具有重要的作用。

　　2、规范日常采购行为，严格审批手续

　　企业可以编制采购操作手册，规范日常采购行为。把采购作业过程分成若干步骤，每个步骤应该怎样做，要达到什么要求，应该留下什么记录，都分别做出具体的规定。要规定采购人员的权限范围。采购人员独当一面地工作，在一定范围内有主动权、决策权是理所应当的。这样也有利于调动采购人员的积极性和提高工作效率;但是如果对采购人员的权利不加以限制也是不行的，这样容易造成采购人员滥用权力，产生道德风险，甚至给企业造成较大的损失。企业可以对采购人员的权利尤其是财务权利做出规定，例如能够自主支配资全的数量、住宿、旅行、送礼、请客的标准等，都要做出具体合理的规定。

　　建立请示汇报制度。当作业过程中出现一些超出采购人员权限范围的情况，采购人员应该请示主管人员，不能够自作主张。要向全体采购人员公开规定，在采购活动的一些关键环节，例如签订合同、改变原有的作业程序、作业指标等，一定要向采购部门或相应的主管人员请示汇报。

　　3、优化采购流程，提高业务效率

　　业务流程运作效率的高低会对企业竞争力形成直接的影响，企业由于采购成本在生产成本中所占比例较高，所以受到的影响也较大。一般来说，传统的采购业务流程是生产部门根据生产计划提出所需采购的物品，然后由采购部门编制物品采购计划，还要经过各部门及高层管理者的审批，才能向供应商发出订单。

　　扩展：企业采购管理发展的趋势

　　一、协同采购需求

　　在拥有数家制造厂的公司中，重要的采购优势可以通过合并共同采购需求加以实现。在很多这种类型的欧洲公司中，甚至在国际上都显现出这样一种协同采购方针的趋势。传统上，这种情况在原料的采购上很普遍;然而现在，相似的方法已用在计算机硬件和软件、生产货物和部件采购上。

　　二、物流中采购的整合

　　采购管理一体化方法要求生产计划、库存控制、质量检查和采购之间紧密合作，采购不能只遵循自身的路线。为了确保不同的相关材料领域的有效整合，采购管理正被逐渐纳入到供应链管理中。

　　三、工程和生产计划中采购的整合

　　在实践中，供应商选择在很大程度上是由技术规范决定的。通常，规范一旦确定就很难改变(若改变，只能在很高成本的基础上)。从商业的观点来看，依照一个特别的供应商来制定规范是不合需要的，因为在那种情况下采购经常结束于垄断者，进而严重阻碍买卖谈判。为了防止这一点，在前期就将采购纳入到发展过程中是可取的。

　　四、采购管理中心化

　　采购管理中心化可以集中全公司和集团的采购力，对整个供应市场产生影响，使集团采购处于有利地位。由于一个窗口对外，便于公司对供应商的管理，便于公司主体资源的优化。在商品经济的竞争环境下，价格是由市场决定的，而不是企业可以左右的。在同类产品的市场上，价格相差无几，这样企业的利润完全取决于自己的成本控制。如果企业对成本控制不力，成本居高不下，企业利润就很难保证，甚至亏损。一旦亏损，企业也就失去了竞争力，无力开发新品种，开拓新市场，无法应付对手的进攻(如降价)，因而企业就会处于不利的竞争地位。通过采购管理的中心化可以增强企业的核心竞争力，从而推动企业的发展。

　　五、采购管理职能化

　　前几年，很多公司的采购部门隶属于生产部门。近年来，越来越多的公司的采购部门从生产部门或其他部门独立出来，开始直接向总经理、副总经理汇报，相应地，采购部门发挥越来越大的作用。采购职能也从原来被动地花钱，开始有了节省资金、满足供应、降低库存等一系列目标。当然，采购要完成这些任务绝不是从独立的采购部门形成后就可以直接做到的。采购要做很好的采购需求分析、采购计划、资金占用计划、控制和形成采购供应战略，管理好战略供应链资源和供应商资源。让采购成为供应链管理的强有力的一环，将生产计划、物料计划、采购、仓储、运输集成为一个反应迅速、总成本最低、物流速度快、响应市场需求的灵敏的链条。企业要战胜对手，过去强调产品、技术，现在强调市场宣传、国际化和结盟，但都不再是企业自己的单打独斗，而是需要联合供应链上的每一个成员的力量，形成一条成本低、反应快、服务好的供应链、价值链。这样采购部门就会成为公司核心竞争力的一部分，是公司连接供应商和客户的桥梁，是公司的核心业务部门。当然，这样就对采购管理者和采购员的素质有了前所未有的高要求，只有这样，采购才能发挥出前所未有的作用。企业应该改变采购是内部行政职能的观点，建立采购管理的战略，应该培养和造就高素质的采购战略管理和实施梯队。这一要求可以细分为如下几个方面：

　　①采购组织及其成员要具有较高的职业道德和符合商务行为规范;

　　②有效地保护双方的商业秘密;

　　③专业人士从事相应的采购活动;

　　④了解产品、生产和所在行业;

　　⑤获取最低总价格的谈判能力。

　　这5个方面从另一个侧面总结了采购的职业道德水平、专业化技能和商务谈判的重要性，也为企业建立出色的采购队伍指明了方向。

　　六、采购管理专业化

　　传统采购组织中，采购员发挥不了很大作用，一方面是领导对采购认识的局限、采购环境的恶劣，以及对采购舞弊的恐惧;另一方面也由于采购员和采购组织的软弱无力和技能缺乏，造成采购的低技术性。实际上，采购员需要了解购买的产品，了解产品的原理、性能要求，了解市场行情、价格走势，需要了解供应商的实力，供应商报价的合理性，实地考察供应保证能力，需要极强的谈判能力和计划能力，有能力在保证供应的同时保证价格和质量标准。当然，这些能力不是一蹴而就的。总之，作为专业采购( Commodity Buyer，Purchasing Engineer，Commodity Management)，需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购内容的专业，而非会计和英语等专业。采购人员需要有能力与公司其他国家的同样采购物品组( Commodity Council)进行沟通，了解世界市场变化和供应商的表现，因此英语表达和沟通能力、计算机网络知识也很需要。这些专业包括很多，如计算机设备、软件、广告、印刷、办公物品与服务、技术服务等。至于资深采购专家，则需要掌握项目管理、财务管理、供应链管理等专业技能。

　　七、制造或购买

　　实践表明，一些生产活动可以由专业供应商更快、更便宜地完成，而且公司能够在质量方面对供应商比对其内部的生产部门提出更高的要求，这就是为什么在一些生产部门中采购额占销售额的比例一直在稳定上升的原因。对有的公司而言，这一结论导致企业进行详细地制造或购买研究。采购应该总是紧密参与到这种研究之中，因为它们是市场信息的逻辑来源。

　　八、全面质量管理和准时生产

　　在一些公司(尤其是那些制造过程以装配为特征的公司)中可以发现其对质量提高和生产率增长的兴趣正在增加，正在实施全面质量管理和准时生产。

　　九、环境问题

　　在许多国家中，环境问题越来越普遍，各国政府制定的环境法规越来越严格。例如，在德国，有关(工业)包装的严格法规最近已经开始生效，所有不必要的包装都必须加以避免(如发泡包装和牙膏的包装盒);包装物生产商将逐渐被要求对使用过的包装废弃物负责。这也就是为什么大众公司在制造最新的Golf轿车(在美国被称为Rabbit)时，要求在汽车生命周期的最后把不同的部件和零件较容易地分拆开，进行重新加工利用的原因之一，大众公司甚至为了达到这个目标而建立了自己的再加工设施。环境问题给采购提出了全新的挑战，它们将对制造企业产生新的问题。与供应商一起寻求解决问题的思路和措施也是采购的任务，这些思路和措施应该能够解决或缓解这些问题。

　　十、电子采购

　　B2B在线拍卖是实现网络采购的一种技术，它是通过Internet或私营网络实时进行的向下定价( Downward Pricing)或反向拍卖(Reverse Auctions)。拍卖由企业或代表企业的网络采购公司控制，通过网络采购公司的专用软件接受多个潜在供应商的竞价，从而实现企业网络采购物料或服务。这种物料或服务的B2B在线拍卖模型最早由Free Markets等公司在1995年提出，这些公司提供的服务通常被称为“市场营造”(Market Making)，公司本身因其在电子市场中匹配买卖双方成交而常被称为“市场营造者”( Market Maker)。这些网络采购公司制定了一整套完善地从事在线拍卖的规则;另外，他们也提供诸如市场分析、咨询和投标分析等相关的增值服务。网络采购公司的核心技能是信息技术、商品管理和对买卖双方交互的了解。这些公司专长于在线拍卖间接物料(如商店消费品)、直接物料(如客户定制的零部件)，或其他一些商品(如煤、原材料、计算机、办公用品等)。在线拍卖特别适合于那种有众多有能力的供应商的企业。当然，企业又有杠杆来支配与供应商关系的场合。

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