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中小企业管理沟通的问题解决方法
随着市场竞争的逐渐加剧，我国中小企业的管理沟通问题日显凸出。本文在对徐州市中小企业管理沟通现状进行实际调查的基础上，比较系统地分析了我国中小企业在管理沟通中存在的主要问题，并提出了相应的管理对策，为我国中小企业的持续、健康地发展提供参考和借鉴。
1. 引言
美国著名未来学家约翰·奈斯比特曾预言：“未来竞争将是管理的竞争，竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通之上”。事实上管理也离不开沟通，沟通渗透于管理，根据调查显示，高级管理人员往往花费80%的时间与上下左右进行沟通，普通管理者约花费50%的时间用于传播信息。因而要实现有效的管理，首先要实现有效的沟通。然而，在当今瞬息万变的市场激烈竞争阶段，沟通问题却已成为企业发展的瓶颈：有关研究表明，管理中有70%的错误是由于沟通不善造成的。可见，有效的管理沟通是企业获得持续发展所必不可少的。另一方面，中小企业作为国家经济的“底座”，在国民经济中具有不可替代的地位和作用。而我国中小企业中又以乡镇企业、个体私营企业居多，大多都存在着组织机构不健全、管理水平较低、过于追求短期利润的缺点，这些缺点直接导致我国中小企业管理沟通存在诸多问题。目前国内众多的中小企业管理沟通状况都不能令人满意，存在着较多影响其内部有效沟通的因素，阻碍了中小企业的进一步发展。因此，我们更需要认真、科学地研究中小企业管理沟通问题，并根据其内部管理沟通存在的障碍因素，有针对性地改善其管理沟通。
2. 管理沟通理论研究回顾及其内涵
管理沟通理论最早可追溯到在科学管理理论及古典组织管理理论阶段出现的对初始下行沟通的研究，此阶段沟通理论的聚集点在于提高工作效率，代表人物有泰勒、埃莫森、韦伯、法约尔等，他们的沟通实践和研究集中在非个人性沟通— 组织沟通，并以上下沟通和行政沟通为基本特征。20 世纪20 年代，伴随着人际关系理论的提出，行为科学理论逐渐产生。行为科学采用不同于传统管理理论的研究出发点，把组织中的人不是单纯地作为“经济人”，而是作为“社会人”来研究，并集中在非正式群体规范以及对需要层次理论的研究上。
此阶段管理沟通理论研究以横向沟通和人际沟通为特征，同时注重了非正式组织沟通和文化沟通，代表人物有梅奥、巴纳德、明茨伯格等。20 世纪中叶，支持管理沟通的技术得到了迅速发展，系统论、信息论、控制论、协同论等理论基础的发展对管理沟通理论研究的发展起到了重要作用。特别是到20 世纪90 年代，现代信息和英特网为特征的网络技术革命性的突破，给现代沟通提供了无与伦比的强大支持和动力，推动现代沟通理论正在进行革命性飞跃。此阶段管理沟通理论的研究就是以国际化、网络化为主要特征的。
从泰勒科学管理初始探索下行沟通开始，管理沟通理论的发展历程主要经历了从研究“行政沟通”，向研究“人际沟通”发展;从以“纵向沟通”研究为主，向以“横向沟通”研究为主，进而向以“网络化沟通”研究为主发展;从以研究“单一的任务沟通”为主，向“全方位的知识共享沟通”研究发展等一系列过程。遵循这样的思路，管理沟通不仅涵盖了个体间的交流，还包含群体之间以及上下级之间的沟通，包括上下沟通、横向沟通及利用新技术的网络化沟通，同时根据管理学中对沟通(communication)的定义：“将某一信息传递给客体或对象，以期取得客体做出相应反应效果的过程”，且管理沟通是对沟通的延伸，故本文将管理沟通定义为“为了实现企业既定的目标，将与企业管理活动有关的信息、思想与情感在个人、群体或组织间传递的过程”。企业当中，管理沟通是管理活动和管理行为中最重要组成部分，有效管理沟通的目的就是为了达到某种目标或完成头脑中的一些想法，如:传达信息、提出要求、进行劝说或表达善意等。
3. 中小企业管理沟通现状调查及问题分析
本次调查对象主要是徐州市中小企业。徐州是淮海经济区的中心城市，陇海兰新东部重要的中心城市，其中小企业在我国经济发展中具有一定的代表性。调查共发放问卷378 份，收回有效问卷337 份，回收有效率超过80%，其中管理层问卷137 份，员工问卷200 份。
根据调查问卷收集到的信息发现中小企业的沟通问题存在于组织和员工两方面的因素：就企业组织方面而言，制度和渠道的不健全是企业内部沟通的障碍;就员工而言，沟通主动意识和沟通技巧薄弱以及沟通方式欠妥带来的局限性是沟通问题的关键所在。
3.1 沟通的重要性毋庸置疑，但积极沟通的主动性不足企业经营离不开沟通，无论是管理者还是员工都对沟通的重要性有着普遍的认同，超过90%的人认为沟通是管理过程中最重要的内容之一，能够营造和谐的工作氛围、提高工作效率及促进行政决策的科学化和民主化等等。然而，沟通主动性的低下却会导致沟通的滞后性，从而直接影响到各部门内部以及部门之间工作的开展。在本次调查中有72.33%的员工表示不会在需要沟通的问题时优先选择及时的沟通，而多采取“等，靠，躲”或是“踢皮球”的态度，致使简单的事情一拖再拖，直到成为企业运作的绊脚石，问题性质扩大化后才开始着手解决。
可见，中小企业中人员主动沟通意识的培养和强化亦是不容忽视的。
3.2 沟通渠道不畅及沟通制度欠缺中小企业中员工对企业管理的参与似乎缺乏热情，相当部分的员工不乐于参与公司管理，对企业发展多采取“事不关己，高高挂起”的态度。针对这一现状我们从管理者和员工两层次展开调查。调查数据显示，员工的上行沟通过程情形是：无人提建议的占到了31.39%，偶尔有人提建议的是29.20%，关系好的时常提建议的占24.09%，绝大多数下属都能提建议的仅占14.60%。而挖掘员工没有提出自己对企业建设性意见的原因，66.5%来自企业方面，19.5%来自员工方面，只有7.5%的人员表示不存在这种障碍。另外，针对公司高层对员工建议处理情况的调查结果表明，仅有31.38%的领导会及时对下属建议给予反馈，38.69%的领导会考虑下属建议或意见但不作任何说明，还有相当多(占20.44%)的领导不采取任何行动。
综合以上调查数据分析，员工不乐于参与公司管理的主要原因来自于企业组织方面。大多数员工并非不关心企业的发展，也并非不愿提出对企业发展的建设性意见，而是在沟通中存在种种障碍，从而持保留态度。这种沟通的障碍主要表现在没有良好沟通渠道以及相应的沟通反馈机制，直接导致了员工对自我参与组织管理的懈怠。
3.3 沟通技能欠缺和沟通方式不当沟通技能的欠缺使沟通中的信息具有不完全性。沟通技能表现在倾听、语言沟通、书面沟通以及非语言沟通等方面。实际调查发现，中小企业整体沟通技能的特点主要表现为：倾听能力缺乏，语言沟通多，书面沟通少。企业中多数人认为，书面沟通既浪费时间又浪费精力，通常不使用书面沟通，占到了样本总数的67.30%，这样致使很多信息无法完整保存、准确传达;同时由于沟通技能及方式不得当，使很多信息在传播过程中变得不完整，甚至掺杂了较浓的个人主观色彩，从而使理解与再次传达落实出现问题，导致信息失真。
4. 我国中小企业管理沟通改进措施
4.1 强化企业全员的主动沟通意识中小企业本身具有反应快速、机制灵活的优势，在沟通方面同样具有快速、灵活及利于掌控的优势。管理者对沟通的忽视极易在组织内部形成负面效应，所以中小企业应加强企业从上到下的全员主动沟通意识。首先，管理层要积极主动构建良好的沟通氛围，将沟通提到工作日程当中，注重员工的建设性意见，并积极给予反馈。其次，企业应适当为员工交流互动提供机会，如：每周例会、定期娱乐活动等。
4.2 利用网络技术构建多样化的沟通渠道
4.2.1 推动横向沟通，加强在企业中部门内部及部门间的沟通横向沟通犹如穿针引线，能够为组织协调与合作提供一条直接的渠道。企业要鼓励部门内部以及部门之间的横向沟通，以加强协作，减少障碍。中小企业可以通过网络技术的普及来实现即时沟通，同时，定期组织工作交流会议以及茶话会，以增进企业内部交流。而员工则可以通过横向沟通加强自身的合作意识，增强自我参与意识，从而提高工作效率。
4.2.2 上、下行沟通结合，建立有效的双向沟通渠道首先，针对下行沟通，管理层应该“开诚布公”、“设身处地”、“推心置腹”，消除层级沟通之间的心理障碍。其次，针对上行沟通，中小企业应鼓励员工参与管理的积极性，建立快速的沟通反馈机制，以充分发挥中小企业在沟通中的快速、灵活的优势。再次，对于及时有效的上行沟通进行通告奖励，以利于在企业中建立公开、透明的文化理念，从而优化中小企业的沟通环境。通过双向沟通渠道的建立，既可以使管理者了解公司问题，又可以增强员工的参与意识，提高员工士气。具体可结合计算机网络工具来实现。
4.2.3 正式沟通与非正式沟通相结合，引导积极的非正式沟通正式沟通是企业传统的沟通方式，其信息具有真实性、可靠性的特点，但反应速度慢。
非正式沟通更能传达企业内部的心声，它具有快速高效的特点，但不确定性比较高，主观色彩也比较浓。中小企业本身正式沟通机制不完善，所以，非正式沟通对企业的影响是不可忽视的。中小企业要充分结合正式沟通与非正式沟通的不同作用，使其填补相互之间的落差。
企业要在进一步完善正式沟通机制、加强正式沟通的有效性的同时，积极引导非正式沟通的言论导向，适时把握两种沟通方式的力度，来辅助企业的管理决策工作的顺利进行。
4.3 制定企业沟通制度调查统计，半成以上的中小企业团队的建设是缺乏民主沟通意识的。当今尽管很多方法都可以加强企业沟通建设，但是都是松散个体的结合，缺乏团队本身的精髓和主导思想，所以我们认为中小企业要切身制定完善的沟通制度，根据企业的自身情况制定明确的沟通制度性政策，制定员工有效参与管理的激励政策，并结合绩效激励切实落实到日常管理中，为企业注入沟通的血液。
4.4 适时开展专业的沟通技能培训针对沟通技能的提高，中小企业可以适时开展专业性的沟通技能培训，提高企业整体的沟通素质。首先，提高倾听技能、积极换位思考及运用同理心来加深彼此之间的理解。其次，除了语言沟通技能的加强外，还要注重非语言的沟通技能，通过对表情、眼神和动作的观察来判断沟通的效果，并学会运用非语言的沟通技能来传递信息，例如：微笑、点头、摇头等。
再次，适当运用书面沟通方式来传递程序性的重要信息以及奖惩信息等。例如：对企业有贡献的员工可以利用通知嘉奖的形式张贴，来鼓励企业更多的员工。
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