项目管理沟通的策略

时间：2024-10-09 06:26:02 方宇管理沟通我要投稿

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项目管理沟通的策略

　　沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。沟通的信息流表达：信息时间域流——记忆；信息空间域流——宿原；信息时空域流——传播。下面是小编收集整理的项目管理沟通的策略，希望能够帮助到大家。

　　沟通指在特定目标指引下、个人与个人或群体进行思想、情感、信息传递并最终达成协议的过程。在企业项目管理中，只有沟通才能使各方获取更多有用的信息、发现管理存在的问题，才能做好项目管理工作。因此，从某种程度来说，沟通技巧和绩效，会给企业项目管理工作带来直接影响。这就要求我们提高认识，运用有效的沟通策略做好管理工作。

　　一、企业项目管理有效沟通的重要意义

　　确切来说，沟通是个体为了解他人思想而采取的一种信息获取途径。从微观上来讲，在沟通过程中，人们可以进行知识传递、思想交换和情感交流，最终获得理解和支持。从宏观上来讲，沟通可以为信息资源取舍与甄别、企业决策提供依据，还可以营造良好的内部氛围，促进人机管理的建立和完善。为了保证沟通的及时、高效，工作人员还要注意沟通的模式，做好沟通管理。通常来说，沟通管理过程主要由沟通计划编制、信息发送、绩效报告、管理收尾等组成，沟通管理模型有沟通者策略、听众策略、信息策略、渠道选择策略和文化策略的管理模型之分。其中，沟通者策略的管理模型(图1)最适用于弱矩阵组织，应用也最为广泛，在此，笔者就以此为例，对沟通模型进行简要分析。

　　沟通者策略模式指沟通主体为达到目的，通过对自身特点、身份背景、地位和素质等因素的综合分析而财务的沟通策略。在这种模型中，沟通者要分析的问题有我是谁，自身定位(职责、能力、价值)，目标是否合理、有价值，是否有资源支持我的目标，我其实想得到那些人的支持，自身沟通目标是否会与他人目标发生冲突，目标实现后所带来的结果等。然后再制定目标和策略，进行沟通技能和方式选择。在这个过程中，沟通活动的发起者始终占据主要地位，发起者如果目标明确，技能较好，沟通目标实现的可能就较大。例如在资金有限的情况下，开发部门、制造部门和市场部都要参与活动资金争取，谁的目标明确、策略合理，争取到资金的可能就越大。

　　二、项目管理沟通的有效策略

　　(一)构建并完善沟通体系

　　项目管理沟通计划实施需要在沟通体系健全的基础上来进行，完善的内部沟通体系可以保证沟通过程、结果与目标的一致性。因此，企业要结合自身发展实际，以链式沟通为核心，构建一个多层次、跨部门的沟通网，为沟通提供便利。其次，制定内部沟通计划，根据自身组织结构和项目干系编制沟通方案，明确各部门、有关人员在业务信息沟通、战略沟通、制度沟通中的职责和权限，要求各部门在沟通中突出情感交流与沟通，以营造积极向上的企业氛围，构造良好的人际工作关系。在此基础上，项目经理和负责人还要做好沟通管理工作，要求管理部门定期上交沟通分析报告，查看部门对沟通影响要素的了解情况，要求工作人员做好信息处理和沟通目标、渠道调整工作，以增强沟通管理的有效性。

　　(二)树立正确的沟通态度

　　影响沟通的因素有很多种，其中，沟通态度是最重要的一个要素，沟通态度决定了你与他人沟通的程度和最终沟通效果。个体如果仅凭自身职务、地位和身份去沟通，而不考虑对方的想法和感受，必然会加大与对方的隔阂与沟通难度。这就要求沟通双方在沟通过程中，首先要学会从别人的思维架构去考虑问题，进而体会对方的看法，揣摩对方会对自己的看法可能产生的意见。然后用真挚而充满情感的语言详细而准确地去表达自己的想法，使对方能听进去自己的话，进而接受自己的想法。需要注意的是，在这一过程中，沟通的态度非常重要，个体要本着合作的态度去看待对方、看待问题，承担责任，这是沟通目标得以实现的关键。例如，业务部门在沟通时，要适当考虑对方的需求，找出有歧义和引起双方产生争执的问题，然后以项目整体性为前提，在利益上双方各退一步，共同解决问题，只有这样才能取得良好的沟通效果。

　　(三)运用科学的沟通方法

　　所谓沟通方法，即个体在沟通中所选择的搜集和发送信息的方法。在项目管理中，沟通的方法和途径有许多种，如人们可以用口头、书面等形式来沟通，也可以电话、网络、会议形式来沟通，但是，沟通的关系是多方面的，它包括与用户、与上级、与同事、管理人员之间的沟通等等。个体只有具备一定的沟通技巧，才能确保沟通的有效性。这就要求个体加强沟通技巧学习，运用合理的沟通方法去做好沟通。常用的沟通形式有口头沟通、正式沟通、书面沟通和非正式沟通，沟通方法有报告、文件、会议、电话、视频等，个体要根据沟通对象选用合理的沟通方法。例如在与上级沟通时，方式要严肃正式，要清楚领导权限，尽量用简单的语言讲清问题的关键，并给出几个答案供领导选择。在与项目组成员沟通时，可采用非正式方式进行直接沟通，并尽量站在项目、站在集体的角度去分析问题，以保证沟通沿着正确的轨道进行。

　　项目管理沟通的方法

　　一、与工程部门协调

　　项目负责人首先要理解工程总目标、理解工程部门运行项目流程机制。对于未能参加项目决策过程的项目管理人员，必须了解项目构思的基础、起因、出发点，否则可能对项目管理目标及完成任务有不完整的理解，会给他的工作造成很大的困难。

　　二、与市场部门的协调

　　协调市场部门与其他相关部门的关系。

　　三、与安置部门的协调

　　要求安置部门全面负责工程项目安全质量监督管理、检验设备材料质量、督促按计划落实工程进度、监督项目违纪行为，每月初报送《项目？月报》。

　　四、与业务部门的协调

　　坚持原则，实事求是，严格按规范、规程办事，讲究科学态度。

　　五、与物流部门的协调

　　项目管理人员在管理工作中应强调各方面利益的一致性和建设工程总目标：项目管理人员应鼓励承包商将建设工程实施状况、实施结果和遇到的困难和意见向他汇报，以寻求对目标控制可能的干扰。双方了解得越多越深刻，管理工作中的对抗和争执就越少。协调不仅是方法、技术问题，更多的是语言艺术、感情交流和用权适度问题。有时尽管协调意见是正确的，但由于方式或表达不妥，反而会激化矛盾。而高超协调能力则往往能起到事半功倍的效果，令各方面都满意。

　　六、施工阶段协调工作的主要内容如下：

　　与工程项目经理关系协调。从工程部门及其工程师的角度来说，他们最希望从项目负责人员处得到明确而不是含糊的指示，并且能够对他们所询问的问题给予及时的答复；希望项目负责人员的指示能够在他们工作之前发出。一个既懂得坚持原则，又善于理解工程部门项目经理的意见，工作方法灵活，随时可能提出或愿意接受变通办法的项目管理人员肯定是受欢迎的。

　　进度问题的协调。由于影响进度的因素错综复杂，因而进度问题的协调工作也十分复杂。实践证明，有两项协调工作很有效：

　　一是代建和业务部门双方共同商定计划，并由双方主要负责人签字，作为工程合同的附件；

　　二是设立提前竣工奖，由监理工程师按一级网络计划节点考核，分期支付阶段工期奖，如果整个工程不能保证工期，由项目管理人从工程款中将已付的阶段工期奖扣回并按合同规定予以罚款。

　　质量问题的协调。在质量控制方面应实行安置部门工程师质量签字认可制度。对没有出厂证明、不符合使用要求的原材料、设备和构件，不准使用；对工序交接实行报验签证：对不合格的工程部位不予验收签字，也不予计算工程量，不予支付工程款。在建设工程实施过程中，设计变更或工程内容的增减是经常出现的，有些是合同签订时无法预料和明确规定的。对于这种变更，安置工程师要认真研究，合理计算价格，与有关方面充分协商，达成一致意见。项目负责人员履行复查、监督职责。

　　合同争议的协调。对于工程中的合同争议，项目管理小组应先通过相关部门采用协商解决的方式，协商不成时才由当事人向合同管理机关申请调解。只有当对方严重违约而使自己的利益受到重大损失且不能得到补偿时才采用仲裁或诉讼手段。如果遇到非常棘手的合同争议问题，不妨暂时搁置等待时机，另谋良策。

　　对外包单位的管理。主要是对分包单位明确合同管理范围，分层次管理。将总包合同作为一个独立的合同单元进行投资、进度、质量控制和合同管理，不直接和分包合同发生直接关系。对分包合同中的工程质量、进度进行直接跟踪监控，通过总包商进行调控、纠偏。分包商进行中发生的问题，由总包商负责协调处理。当分包合同条款与总包合同条款发生抵触，以总包合同条款为准。此外，分包合同不能解除总包合同所承担的任何责任和义务。

　　七、与政府部门及其他单位的协调

　　重大质量事故，在工程部及相关部门采取急救、补救措施的同时，应立即向政府有关部门报告情况，接受检查和处理。

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