提高公司内部跨部门沟通的方法和技巧

时间：2024-01-29 11:31:20 赛赛管理沟通我要投稿

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提高公司内部跨部门沟通的方法和技巧

　　现在众多企业都趋于扁平化，使得跨部门之间的沟通更加频繁。部门之间地位平等，不存在上下级关系，按说沟通应该比较容易。但现实的情况是，部门之间协调的成本相当高昂，这种沟通成本不仅存在于大规模组织内，同样也困扰着中小型公司。下面是yjbys小编为大家带来的提高公司内部跨部门沟通的方法和技巧，欢迎阅读。

提高公司内部跨部门沟通的方法和技巧

　　提高公司内部跨部门沟通的方法和技巧

　　一、有效整合部门目标

　　有部门就必然存在部门利益、小团体利益，这是不争的事实。尽管大家理论上都知道要摒弃小团体利益，要从公司整体来考虑问题；但一旦公司利益侵犯到部门利益时，这个部门一般都会自觉不自觉地维护部门利益，而不是简单地首先牺牲小团体利益。这是人的自利本性造成的；即使部门经理不想这么做，但迫于部门基层员工的压力也不得不这么做。这个问题的根子在于两者利益的不一致性，或者说是两者的目标是不一致的。

　　为此，我们应该整合那种各自为政的部门目标，使部门的各个目标与组织的总目标同心。如很多大企业给部门设定预算目标时，都采取企业内部的计算依据；这样便于考核，但显然这种内部的计算依据是不面向市场的，也就是说部门的预算目标不是面向市场，而企业是面向市场的，它们的方向就明显地不一致。这种企业设置的指挥棒方向性不一致，直接导致部门和企业的想法不一致，“志不同，不与谋”，故而沟通难以为继。

　　二、换位思考

　　在沟通过程中，双方的互相理解和换位思考非常重要。对于一个部门经理来说，换位思考也即应该多了解其他部门的业务运作情况，多从其他部门的角度考虑问题，要理解其他部门的难处。这样才能沟通无极限。当其它部门不配合你的工作时，你应该检讨自己，站在对方的角度去看问题，而不能一味地埋怨、抱怨。

　　那么，企业能为员工的换位思考做些什么?首先是可以制定一些制度，为员工创造一些条件跨部门沟通，也可以成立跨部门的项目小组进行工作。不过，最常做的也是最有效的一招就是实行岗位轮换或者是互相兼职!80/20规律告诉我们，公司内部80%的信息交流与沟通发生在20%的人员之间，各部门的主管和秘书就是公司内部沟通的“关键少数”。所以，应该鼓励岗位轮换，请业务背景的人员担当支持部门的主管，请业务链的上下工序主管互换。这既可以让员工学习到多种知识，很好地规划他们的职业生涯，也可以让各部门的员工站在更高的一个职位角度思考问题，使团队协作精神得以发挥。

　　三、注重非正式沟通

　　企业内部沟通中有正式沟通和非正式沟通。正式沟通很普遍，在跨部门沟通时经常被运用，如会议沟通。但我们需注意，部门间需要沟通的较为敏感问题，最好能在会议前私下解决，迫不得已需要在会议上讨论的，也应该先通气。此外在会上的沟通讨论，要尽量以解决问题为主，而不能相互指责、相互挖墙脚。

　　部门经理们应该常“串门”，要多与沟通对象面谈。现在很多企业的部门都是块块管理，各自为块，部门经理们很少“互访”，用得最多的沟通就是电话沟通。对于面谈，很多人会说“我正事都忙不过来，哪有空去串门闲聊?”孰不知，面对面的沟通借助丰富的表情，表达更加准确，可以大幅减少信息失真，还可以增进部门间的感情和理解。

　　要避免告状式沟通。发现了相关部门的问题，最好与这个问题的相关部门责任人协调解决，而不能简单直接地把问题端给部门经理，更不能直接端给部门经理的上司。否则，这样做，对于这个责任人而言，就是“告状”；即使这个问题由上司出面干涉解决了，但以后的沟通协调可能更麻烦。

　　四、坚持跟进

　　跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会、发个文件、写个报告就没事了，事后应该随时保持联系，主动了解其它部门的工作进度，掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了，而是要主动而持续地沟通，预防问题的发生。

　　很多人常常抱怨：“事情怎么会这样，为什么不早说?”很多人都有过这样的经验，对方事前都没有主动联系，任由问题扩大，等到无法解决了，才紧急跑来求救。这样导致的气愤也是情有可原，但是如果别人不告诉你，为何你不主动去问对方?

　　不过，除了要跟进其它部门的执行之外，还需关照自己的部门状况。首先要确保与属下之间的信息是完全流通的。要避免这样的事情发生，如有时部门主管之间约定的事情，属下却完全不知情，还在为这事徒伤脑筋；有时则是属下之间彼此协调好的事情，却没有事先告知主管就去做了，主管事后知道却大感不妥，推翻之前的决定，一切又得重新来过。其次，要跟进属下在与其它部门沟通时是否遇到了某些困难，你可以主动询问员工，是否需要你出面联系，以便尽早发现问题、尽早解决问题。

　　五、倡导沟通文化

　　跨部门沟通还有一个最为明显的障碍是企业缺乏一种氛围。很多企业的企业文化没有鼓励沟通的内容。因此，企业的老板如果想打造一个优秀的团队，各部门之间不会因为沟通不畅而内耗的话，就应努力在企业中营造一个良好的沟通氛围。

　　比如很多员工在企业内部不愿意去沟通，这有可能是他曾经因为主动沟通而遭受过打击。因此，企业的负责人应该为员工营造一个交流的平台，能包容各种不同意见，不要随意打击下属的积极性。有些企业采取“头脑风暴法”，把问题拿出来，每个人都可以说，什么意见都能讲，慢慢地再把它总结出来。方法很多，关键一点还是能包容不同的意见，企业要慢慢营造这种气氛。

　　企业应该鼓励部门的员工与相关部门的员工建立朋友关系，采用“人盯人”的战术，告别以前那种只是“半熟脸”、没事不说话的现象；在有可能的情况下，请需要配合的部门主管来参加本部门的业务会，一方面可以让他了解本部门的意图和需要获得的配合，而且还可以听取他的建议，以便在实施过程可以更顺利地配合；而且其它部门主管可能也会吸取这个经验而请你“回访”。同时，不要总指望由企业出面组织部门之间的沟通和联谊，因为那恐怕一年也没有两次。跨部门沟通不应拘泥于某种模式，沟通的方式多种多样，沟通的目的是为了增进交流和默契的合作，达到整个事业的提升。

　　沟通的有效性与企业文化直接相关，其关键在于企业如何去引导和执行。

　　六、调整组织机构

　　如果部门间需要频繁的沟通，则有必要考虑调整组织机构，使跨部门沟通变成部门内部沟通，这有助于改善沟通。如果信息传递链过长，会减慢流通速度并造成信息失真，则有必要减少组织机构重叠，拓宽信息渠道。

　　总之，有沟通才能把握全局、了解真伪，拓宽领导者视野；有沟通才能凝成合力、构成坚强团队；也只有更好地沟通，才能使人心畅通、企业兴旺!

　　跨部门沟通谈判的技巧

　　1.强调关系

　　A可以对B说：“你是我师傅，我希望咱们之间保持和谐的关系，我们千万别吵翻给人家看，我有什么地方讲得不对，你要教我，因为我都是你教出来的。”B听起来就会感觉很舒服。

　　2.选择有诚意的沟通渠道

　　A可以选择与对方面对面沟通。一般来讲，沟通渠道的沟通方式包括面对面沟通、打电话沟通、写信沟通。打电话和写信显得没有诚意也未必有效，所以应该选择面对面的沟通方式。

　　3.提出理由，支撑己方立场

　　提出支撑己方理由，也就是说明同是公司优先发展方案，但己方却要比对方优先，因为杰克在A方承担的任务是收费程式的制定，收费程式不制定出来，就相当于免费。

　　4.用must和want比较双方需求

　　用must和want比较双方的需求。在谈判桌上，一定要确定哪些东西是must，哪些是want。A可以这样对B讲：“全公司里只有杰克能够承担此项任务，你还有Tony可以选，你有退路，可我没有退路，所以你为什么不把杰克让给我呢？”

　　5.减少对方让步成本

　　A可以这样对B讲：“如果你把杰克给我，我愿意帮你训练Tony。”提出交换条件，让对方的让步成本减少，从而敢做出让步输给自己。

　　企业内跨部门沟通的常见问题分析

　　跨部门沟通是管理沟通中的一种，是为达到一定的管理目标而进行的沟通，但它又不同于一般的管理沟通，是组织结构中处于同一个层级上的个人或群体之间的沟通。

　　(一)分歧型

　　意见分歧在企业中是很常见的，部门之间考虑问题的出发点不同，对工作内容和方法的意见也就不完全一致，比如，销售部门为完成任务希望投入更多的经费进行市场推广，财务部门可能从成本控制的角度出发限制这种业务拓展活动;而设计部门通常有一种“技术情结”，倾向于在产品设计中采用最先进的技术，往往使新产品过于复杂……

　　(二)回避型

　　回避型指部门之间某些工作环节出现问题以后，双方出于某种考虑(如不愿意多承担责任，不愿意部门的利益受影响等)彼此都装作没看见，这种装糊涂的结果是工作被耽误，公司整体运作效率低下。

　　(三)矛盾冲突型

　　矛盾冲突型是跨部门沟通障碍比较严重的一种情况，往往由于跨部门沟通中小的分歧或磨擦没有及时解决，日积月累到一定程度而形成。

　　跨部门沟通障碍的原因分析

　　(一)组织层面的原因

　　1.专业化分工带来的部门目标差异

　　大多数企业的经营管理模式源于亚当斯密的“劳动分工原理”和泰勒的“科学管理理论”，即强调专业化的分工，将企业的经营活动过程分解为最简单、最基本的工序。专业化的分工带来企业内部门的划分，一项经营活动要经过若干个部门、环节的处理，各个部门按照专业职能划分，企业虽然有整体经营目标，但具体到每一个部门的目标是不同的，例如，某公司研发部的主要任务是尽快推出市场需求的新产品;而考核采购部的关键业绩指标之一是采购价格，采购部门的负责人为了满足要求获得奖金，不愿意迅速采购新产品所需要的关键零部件，因为这些关键零部件的供应商不能提供优惠的价格，如此一来，影响到研发部门的进度和整个公司的新产品推广。

　　2.职能和权责划分不明确

　　由于各种原因造成的组织分工不明确、部门之间权利、利益以及工作职责不清也是导致部门间沟通存在障碍的主要原因之一企业内跨部门沟通的障碍及其原因企业内跨部门沟通的障碍及其原因。当组织机构发生变化或企业内引入新的工作流程或工作内容时，很容易出现部门间职责划分不明确的情况，此时新的体系刚刚建立，新的工作模式还不熟悉而旧的工作模式记忆犹新，虽然可以“人人有事做”，但似乎不能“事事有人做”，部门之间存在职责上的重叠或缺漏、责任不清是常见的事。例如，某酒店前台的行李主管认为他手下的行李员只能帮助客人提行李，对于来酒店开会的客人需要帮忙一概不管，因为他认为这是餐厅服务员的事情;而客房服务员拒绝对由于开错房而不知所措的客人提供帮助，因为他们认为这是前台的错误，应该由前台大堂副理前来解决……类似这样的部门之间推诿、扯皮的现象都是由于职责划分不明确引起的。

　　3.沟通双方信息不对称

　　沟通是信息交流的过程，如果沟通渠道不畅，沟通双方掌握的信息不对称(掌握的信息内容不同、程度不同及对信息理解的不同等)就会产生跨部门沟通问题。比如：某企业在制订生产计划时，计划部门与供销部门的意见不一致，原来计划部门的数据来源于上级的规划，而销售部门的数据来源于市场需求，由于掌握的信息不一致，分歧在所难免。

　　(二)意识层面的原因

　　1.本位主义思想

　　企业内的部门划分使具有相同技能和知识背景的人集中在同一部门中从事同种类型的工作，每个部门内部职工处于相对封闭的环境，很自然地在考虑各种问题时会偏向于本部门，结果是各部门只关心本部门的工作，重本职而忽视全局，执行任务时，都从本部门的实际利益出发，强化了竞争而削弱了合作，这就不可避免地存在本位主义思想和相互推诿现象，犹如“铁路警察”，各管一段，无疑增加了部门间沟通协作的管理成本。

　　2.价值观的因素

　　由于人的经历不同、知识体系不同、所处的环境不同、认知能力不同、角色地位不同，决定了人们对外界事物的是非、好坏、善恶、美丑和重要性的评价标准也就不同，也就是价值观上的分歧，往往容易造成部门间沟通的障碍。比如：很多公司市场部和销售部是两个独立部门，市场人员总体文化程度更高，善于利用知识理性分析问题，喜欢经过精心策划，既能提升品牌、促进销售又能表现自己专业能力的市场推广活动，而销售人员的阅历更丰富，更注重行动，喜欢采用降价、赠送等直接刺激销售增长的方式，市场部和销售部的工作性质密切相关，但观念上的分歧往往会使两个部门在工作中产生分歧或矛盾，成为企业隐性内耗。

　　3.利益分配的因素

　　在一定的条件下，企业拥有的资源(人员、资金、设备、原材料等)是有限的，可供分配的利益(薪金、福利待遇等)总额是有限的，但每个部门甚至个人都本能地希望自己能够拥有或有权支配、使用更多的资源，并获得更多的利益。例如：某旅游集团是一家纵向整合的旅游公司，其业务组合涵盖了旅游价值链上的所有环节：旅行社、旅游营运、客运、目的地旅游和酒店，集团内部各营运部门之间经常为了利益的分配吵得不可开交，酒店部门认为自己向旅游部门提供的报价太低，利润都被旅游营运部门分走了，自己却面临不公平的亏损;而旅游营运部门坚持认为自己为酒店带来了额外的生意，享受优惠价格合情合理，类似的纠纷经常出现，公司高层管理人员像消防队员一样疲于救火。可见，关系到利益分配的问题也是造成部门间沟通障碍的原因之一。

　　(三)行为层面的原因

　　跨部门沟通是以人为主体进行的，人的感情是无时不在的知觉过滤器，人们所看到和听到的实际上都是感情所愿意接受的东西，不恰当的沟通方式和态度会对沟通效果产生严重影响，如：强迫对方接受的态度、模棱两可的语言、分心的举动或手势、随意插话、妄加批评和争论、不好的倾听习惯、不耐烦的姿势、不恰当的沟通时机和沟通对象、失控的情绪等等企业内跨部门沟通的障碍及其原因管理沟通。

　　沟通中人们倾向于使自己心目中关注的自我不受曲解，即自我观念免受攻击，当别人说出我们不希望听到的话时，我们的自尊受到了威胁，很可能转化为怨恨。有时，对方也会因自己说过有伤我们自尊的话而懊悔。虽然那些令人“懊悔”的话常常并非有意，但还是在接收者的心中造成了相当痛苦的感受，为双方关系的紧张种下了祸根，例如，直率的言语冒犯、人身攻击、毁谤、讽刺性的批评或其他有害的信息等。这些本能是为回避风险和掩饰无能的，但它通常都产生意欲控制和争强好胜的局面，无疑会妨碍有效的沟通。

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