职场电话礼仪知识

职场电话礼仪知识

　　在职场当中,用电话沟通和交流工作,是必不可少的。下面小编为大家分享职场电话礼仪知识，希望对大家有所帮助!

　　通话准备6W

　　when 合适的谈话场所：当然要选比较安静的地方

　　where 通话时间恰当：不要啰嗦，要有逻辑

　　how 合理的表达方式：语气合适，音量适当，语速适中，态度积极。

　　who 通话对象：领导?同事?客户?

　　why 通话目的和理由：通知?投诉?

　　what商谈细节要理清 ：最好把要说的话先有条理地写下来，然后边说话边勾掉已经告知的事项。当告知清所有事项后，可以和对方说稍后会另外发条短信，这样可以便于查看记忆

　　提示：还有一个临场性原则，就是把通电话想象成面对面交谈。如果你在话筒这边保持的是严肃而非微笑的表情，那么你说出来的话很可能就不会带有亲切的语态了。

　　通话过程4步骤

　　1.问好，自我介绍并确认对方

　　问好是必须的。

　　同时，应该加上名字。比如，我是XX公司的XXX。举个例子，很多人在跟主管沟通的时候会忘记报上姓名，因为觉得主管要管理那么多员工，应该也记不清我是谁，所以觉得没有提的必要。

　　其实不然，这是一种礼貌，如果你通话内容是想拜托领导一些事宜，那么让对方知悉你的名字很必要，不然他连帮谁办事都不知道，这不是对他的不尊重吗?

　　最后是确认对方，开头就要问明是不是自己所要通话的对象，否则自己还没等对方回应就讲一堆，在引起反感之余也许还会透露出一些保密信息给不相干的人。

　　2.通话时要注意以下三点

　　第一，及时接听。比方说客户打电话到公司，很久都没有人接，那么他可能会质疑这个公司的正规性，认为没有严明有序的规章制度。

　　所以如果真的是太忙无法及时接听，那么接听起来后应该第一时间和客户说抱歉，说明刚才在忙什么。这样一个是可以打消客户顾虑，同时也可以给客户以“这家公司业务繁忙、生意不错”的印象。

　　小编温馨提示：及时接听并不意味着对方打过来立马接听，这样会使对方没有准备的时间。因此，即使你正好就在电话边上，也要等铃声响两到三遍，再接听。

　　第二，过滤电话。如果是上司不想接的电话一般应回答老板在开会中，然后问清对方有什么需求，表明先帮忙记下来，等上司答复再回复对方。或者，如果是上司不想出席的会面一般应回答说老板在出差。

　　小编温馨提示：不要说老板在上洗手间之类的，就算真的是这样，也不用这么老实，不用事无巨细都要向对方报告。

　　第三，信息保密。对于公司或者客户的内容需要保密的一定要保密。如果客户问你什么你就答什么，那么在泄露信息之余还会让人觉得公司不正规，连这些基本的培训都没有做到位。

　　3.记录或者确认

　　对方打过来告知的事项要记录好，然后再重复一遍给对方听，比如电话号码、地址等。如果都是对方说，那么他的疏忽可能会导致你的记录错误。

　　4.话别，注意挂机顺序

　　和领导上司、客户通话一般是让对方先挂。如果同事通知事项的话，谁先挂无所谓，一般是等对方先挂。

　　因为可能你挂的时候，对方突然想起什么事情没通知，再想继续通话的时候你已经挂机了，造成不必要的困扰。所以等对方确认完毕，再挂电话是比较好的做法。

　　提前准备好腹稿

　　我们在打电话前，应该先想清楚我们要表达什么，如何称呼对方，应该怎么措辞，用什么样的逻辑。如果要交谈的事情比较多，我们应该在笔记本上分条记下来。

　　打电话的时间，不要太长，最好可以控制在三分钟以内，长话短说，废话不说，没话别说。

　　最讨厌那种长时间不联系，还一上来就问“你能听出我是谁吗？”你说，答不对大家都尴尬不是！

　　所以，打电话，一定要先自报家门。“您好，请问你是特朗普吗？我是中国的王明啊”

　　我们应该先问好，然后报上自己的名字，确认对方身份后，务必要来一句，“请问您现在方便讲电话吗？”

　　打电话的时间

　　打电话要挑一个“对方不烦你的时间”。大家都在休息的时间尽量不要打电话，除非是真的有重要紧急的事情。

　　晚上九点以后，早上七点之前，没什么特别大的事不要打电话，要是真的有急事，你第一句话要说的是“非常抱歉，事关紧急，打搅您了”。

　　再一个就是在就餐时间尽量别打电话，工作忙了一个上午了，中午就这么点时间吃个饭，享受下午休时间，你再给我打了个长长的电话，影响我的食欲，你自己说招不招人烦。

　　一说这个我就来气，我老婆是一家公司的营销总监，最近每天到晚饭时间，他们新来的一个店长就打来电话，不管你方不方便，反正叽里呱啦的就是一通讲啊……，等电话结束了，饭菜都凉了，好不容易的一个二人世界被一个电话给搅合了，咋的，你的事就是事，别人都该顺着你呗，这样其实很讨人烦。

　　电话中，要特别注意的事项

　　1.要让对方把话说完，不要打断对方的讲话，这是一个对人的最基本的尊重。

　　2.注意倾听，要及时回复，沟通中要注意回应，适时的说“好的/可以/没问题”，不要半天不吭声，或“嗯，啊”。

　　接电话的时机

　　接电话也大有讲究。有没有你电话，刚一打出去，对方马上就接起来了，吓了自己一大跳，所以，我们接电话的最佳时机时，是电话响两三声后接听。

　　如果，我们有什么事情或原因，打进来的电话长时间没有接到，接听电话后应该首先致歉。

　　常用的联系人，应该存在通讯录

　　我就曾经有过这样的尴尬，有们公司一直都是用钉钉打电话，所以，我就疏忽了，没有存我们生产副总的电话号码，有一次副总打电话来，我一接“您好，您是哪位？”是不是很尴尬，给副总留下一个不是很好的印象。

　　挂电话前，不要忘记总结确认。

　　在电话沟通中，如果对有些事情达成了什么共识，那么，一定要最后做一下总结确认。

　　“王总，关于这份订单，我们拟定一大一小两份合同，您看可以吗？”

　　最后，谁先挂电话，原则上就是尊重为先。哪都有谁是尊者呢？长辈是尊者，在职场，客户是尊者，老板是尊者，领导是尊者，异性交往中女性是尊者。

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