商务秘书礼仪知识

时间：2024-06-08 00:41:27 炜亮商务秘书我要投稿

商务秘书礼仪知识

　　掌握得体的商务礼仪，具备良好的行为习惯，能够为秘书销售加分。因为得体的商务礼仪能够体现秘书良好的内在修养和素质，能够赢得客户的尊重，使客户对秘书及其所在的公司印象深刻且美好，提高客户的满意度和美誉度。接下来我们就带您看一下几点注意事项。

商务秘书礼仪知识

　　商务秘书礼仪知识

　　1.握手礼仪

　　秘书在与客户握手时应在向前迎上客户的同时伸出自己的右手，身体略向前倾，双眼看着客户的眼睛。握手需要握实，摇动的幅度不要太大，时间长度以客户松手的感觉为准。

　　2.使用名片的礼仪

　　秘书在递名片时，态度要恭敬。如果对方地位较高，应当用双手捧着递去。对于一般人，可以用右手递送，但要庄重大方，动作要轻缓，伴随着“请关照”“欢迎联系”等敬语。接过名片后要认真看一遍，然后郑重地装入口袋或名片盒内，不要随手往桌上一扔，更不要往名片上压东西，因为这样会令对方感到不被重视。

　　3.入座的礼仪

　　在座次安排上，会客室的入座一般没有规矩可循。因此，当客户进来时，秘书要站立起来，遵循客户的指示入座。乘坐出租车时，客户的位置一般为驾驶座后面的座位;乘坐火车时，一般让客户坐顺行方向的靠窗座位。入座时，应礼貌地点点头，表示谢意，然后平稳地坐好。同时要注意自己的坐姿，不要弯背曲腰，也不要跷起二郎腿或两腿叉开太大。

　　4.商谈时保持适当的距离

　　通常，秘书在与较熟悉的客户交谈时，距离应该保持在70厘米～80厘米;与不熟悉的客户交谈时，则应该保持100厘米～120厘米的谈话距离。如果秘书与客户是站着商谈的，一般适宜的距离为两个手臂长;如果一站一坐，则彼此的距离可以稍微拉近，约一个半手臂长;双方都坐着时，距离保持在一个手臂长，避免让自己的口气吹到对方脸上。

　　5.谦敬语的运用

　　谦敬语是社交中的润滑剂，能减少人际间的摩擦，使双方建立起友好的关系，其作用是不可低估的。初次见面应说：幸会(久仰)，好久不见应说：久违，等候别人应说：恭候，请人勿送应说：留步，对方来信应称：惠书，麻烦别人应说：打扰，请人帮忙应说：烦请(劳驾)，求给方便应说：借光，托人办事应说：拜托，请人指教应说：请教，他人指点应说：赐教，请人解答应说：请问，赞人见解应说：高见，归还原物应说：奉还，求人原谅应说：包涵，欢迎客户应说：光顾，送客出门应说：慢走，与客道别应说：再来。

　　商务礼仪中用肢体语言表达沟通

　　其实，人与人相处，除了以“语言”表达沟通信息外，“肢体语言”也占了重要的作用，有时候，双方即便不说话，但两人的肢体互动状态却可以使对方明白一切。

　　“安全距离法”就是在双方还没有开口说话前，尊重对方有“自主空间”的要求。

　　例如，当客人进入店内时，店员让客人先舒放一下身体，随意浏览商品。约一两分钟后，若客人发出声音询问，或者抬高眼神寻找店员时，这时就表示客户欢迎店员靠近他(她)的“自主空间”了。

　　例如，办公室的同事们，不论是主管，还是平级的同事，也都有默契的、属于个人的“自主空间”，通常是以自己办公桌为中心的方圆几步内。当我们有事去协调或交办时，一定要站在对方的领地之外，让他(她)有足够的安全感。

　　例如，当主管匆匆从外面进入办公室时，最好不要马上跟他讨论事情，真有急事商量也需要等他休息几分钟，然后敲敲他的门，后市站在距他办公桌一米处，问道：“我方便跟您讨论一件事吗?”

　　总之，只有在“自主空间”内得到足够安全感的人，他(她)才容易敞开心扉，愿意和我们沟通。常有一些百货秘书，从我们一进店门，就紧跟在我们的身边，介绍这，介绍那，给我们很大的压迫感，使我们急于想离开这个空间。造成这种适得其反的结果，往往是他们不了解自、不尊重他人“自主空间”的缘故。

　　根据美国文化人类学家爱德华·赫尔的研究，个人方圆0.5米内位亲密领域，只有很亲近的人才能靠近，例如配偶、子女、好友或兄弟姐妹等。个人方圆0.5米至1.25米以内为个体领域，靠近的人可以是同事、同学、学生、一般朋友等。

　　方圆1.25米至3.5米为社会领域，此区域内可以是客户、邻居、泛泛之交等。方圆3.5米以外，属公众领域，你和他偶尔相见，彼此还是陌生人。

　　秘书礼仪之商务礼仪

　　（一）学习目标

　　要求做好热忱待客。秘书人员要热情周到地接待来访者。

　　（二）做好热忱待客

　　在带领来访者时，要配合对方的步幅，在客人左侧前一米处引导。可边走边向来访者介绍环境。要转弯或上楼梯时，先要有所动作，让对方明白所往何处。侧身转向来访者不仅仅是礼貌的，同时还可观察留心来访者的意愿，及时为来访者提供满意的服务。到达会客室前要指明"这是会客室"，如果门是向外开的，用手按住门，让客人先进入，如果门往内开，自己先进入，按住门后再请客人进入。一般右手开门，再转到左手扶住门，面对客人，请客人进入后再关上门，通常叫做外开门客先入，内开门己先入。

　　有时会客室的布置，经常会有使来客不知该坐何处才好的感觉，因此引导坐位的行动是有必要的。

　　客人来到后，秘书人员要负责端茶倒水，当然最好先征求客人的意见，问清愿意喝哪种饮料再送上。优秀的秘书人员对重要客人喜欢的饮料要记住，以便再次来访时主动送上。

　　热忱待客，看似简单，实则不然，秘书人员热情周到待客所表现出来的形象，就是整个单位形象的缩影。

　　（三）相应知识

　　1、交际心理基本原则

　　这里所说的交际心理基本原则，实际上就是礼仪的基本原则。做接待工作就是要从心理上真诚地尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、善待别人。在此基础上还要注意以下几项原则

　　（1）自尊与尊人的原则

　　自尊是指一个人对自身的一种态度，它是自我意识的一种表现形式。一个人能够自己尊重自己，接纳自己，保持自己的人格和尊严，就叫做自尊。

　　尊人指的是对待他人的一种态度，这种态度要求承认和重视每个人的人格、感情、爱好、职业、习惯、社会价值以及所应享有的权力和利益。尊人，从社会角度来说，它是一个重要的道德规范；对个人来说，则是一种良好的道德品质。

　　尊人的精神渗透在接待工作的方方面面。比如，当我们使用"请、您、谢谢、对不起、……"这些用语时，是尊人的表现；来了客人起立招呼，上茶时双手捧上，也是尊人的表现。

　　（2）内在美与外在美的原则

　　外在美主要是指一个人外部形态的美，是其在身材、相貌、服饰、谈吐、举止等方面表现出来的美。内在美主要是指一个人内心世界的美，是其在文化素养、道德品质和思想境界等方面所具有的美。

　　交际礼仪就是表现人的美德的一种具体形式，使美好的心灵与美的仪表、美的谈吐、美的举止形成一个有机的整体，使人们在交际活动中能够充分展现出自己美的风采。

　　（3）自信大方与适应环境的原则

　　自信大方和适应环境是一种互补的关系。

　　一个自信的人保持着一种积极主动的心理状态，因此面对一些意外的情况，他能处变不惊，镇定自若，及时地采取相应的措施予以补救，而决不会手足无措。即使出了一点差错，他也敢于落落大方地向对方表示歉意，求得对方的谅解，从而安然过关。

　　我们强调适应环境的原则并不意味着人们在交际活动中只能畏畏缩缩，生怕哪里礼仪不当会引起对方的不快。如是这样，容易引起对方的猜疑。适应环境与自信大方应当和谐地统一起来。

　　（4）言行适度与交往目的原则

　　人际交往要言行适度，该说则说，该行则行，但要把握好分寸。

　　人的行为总是为了达到一定的目的、获得某项具体结果的。特别是在今天，世界正处于新技术革命的时代，社会的飞速发展迫使人们不得不树立崭新的时间观念。那些没有实际意义的"虚礼"已日益失去了市场。因此，我们在进行一项交际活动之前，都应认真地思考一番，此番交际活动的目标究竟是什么？可以采取哪些最省时、最简便的礼仪形式达到这一目标。

　　2、与来访者言谈的礼节

　　言谈是人际传播的重要手段，若要使之在人际交往中发挥更大的作用，除了做到言简意明，我们还应力求以语言的"礼"吸引他人，以语言的美说服他人。下面着重介绍的是直接言谈礼节。

　　直接言谈即听者与言者在同一场所进行的面对面交流。在直接言谈中，有以下几点须多加注意的：

　　（1）谈吐的仪态。不论言者还是听者，交谈时双方必须保持精神的饱满；表情自然大方和颜悦色；站立寒喧也好，坐着聊天也罢，两人均应目光温和、正视对方，以示尊重；两人之间的距离可视双方关系的亲疏而定。

　　（2）话题的选择。所谓话题，就是言谈的中心。话题的选择反映着言谈者品位的高低。选择一个好的话题，使言谈双方有了共同语言，往往就预示着言谈成功了一大半。因此，首先，要选择交谈者喜闻乐见的话题。如天气状况、风土人情、体育比赛、电影电视、旅游度假、烹饪小吃等。其次，要回避众人忌讳的话题。如个人的私生活（包括一个人的年龄、婚姻、履历、收入、住址等其他方面的家庭情况）、令人不快的事件（疾病、死亡、丑闻、惨案等）、以及某人生活习惯、宗教信仰、政治主张等均少谈或不谈为好。最后，不宜谈论自己不甚熟悉的话题。

　　（3）言者的表现。谈话者语言表达应准确明了，语意完整，合乎语法；语言轻柔，语调亲切，语速适中。同时，要顾及听者的情绪与心理的变化，不可滔滔不绝"一言堂"式地说个没完，或大搞"酒逢知己千杯少，话不投机半句多"而冷落了某些人，更不能选用只有在场少数几个人听得懂的外语或方言与个别人交谈而置多数人于不顾。不雅的口头禅甚至粗、脏的语言"垃圾"在言谈中应杜绝使用。言谈间，适当运用各种手势能起到锦上添花的作用，但手势过多、动作幅度过大却会有轻浮、欠稳重之感，甚至产生画蛇添足之效果。

　　（4）听者的反应。与言者相比，听者在交谈中处于相对被动的地位，全神贯注，认真聆听是其首要任务。在聆听时要适时作出积极的反应，以表明你聆听的诚意。如点头、微笑或简单重复对方的谈话要点等。同时恰如其分的赞美不可缺少，它能使交谈气氛变得更加轻松、友好。轻易打断对方的讲话或随意插话，是听者的忌讳，因为这对言者有不敬、失礼之嫌，故应尽量避免。当然，在交谈中做"永远"的听众，一言不发也是会令众人扫兴的。

　　言谈过程中，目光应以温和、大方、亲切为宜，应多用平视的目光语，双目注视对方的眼鼻之间，表明重视对方或对其发言颇感兴趣，同时也体现出自己的坦城。那种故意回避对方或闪烁不定的目光语，均会形成交谈障碍，应该摒弃。但当双方缄默不语，或别人失言时，不应再看着对方，以免使已有的尴尬加剧。

　　（四）注意事项

　　在接待工作中，要注意会用交际常用礼貌用语。

　　1、问候语

　　随着社会的进步，交往中对语言文明的要求更高了。见面时应根据彼此的关系问候"您好！"、"你好！"、"早上好！"、"晚上好！"等。这种问候语简单明了，不受场合约束而且听来亲切自然。

　　不论是在何种场合，问候时表情应该自然、和蔼、亲切，脸上应带有温和的微笑。

　　2、感谢语

　　当别人帮了你哪怕是一点小忙，都应该说"谢谢！""麻烦你了，非常感谢！"接受别人的赠物或款待时，应该说："好，谢谢！"拒绝时应该说："不，谢谢"，而不应该说："我不要！"或是"我不爱吃！"

　　感谢的时候还应该以热情的目光注视对方。

　　3、道歉语

　　做了不当的事，应及时道歉说："对不起，实在抱歉。"、"真过意不去。"、"真是失礼了。"如果不经意打扰了别人，或是打断了别人的话，应该说："对不起，打扰了。""对不起，打断一下。"在公共场合不小心碰了别人，应该说："真对不起。"在服务对象面前应该学会说："对不起，让您久等了。"

　　4、征询语：

　　"您有什么事情吗？""我能为您做些什么吗？""您需要我帮您做些什么吗？""您还有什么别的事情吗？""这样会不会打扰您？"

　　5、应答话：

　　"您不必客气。""没有关系，这是我应该做的。""照顾不周的地方请您多多指教。""我明白了。""好的，是的，谢谢您的好意。"

　　6、慰问语：

　　"你（您）辛苦了。""让你（您）受累了。""给你们添麻烦了。"这些话是一种善意的慰问。人际交往中，这类话看来很简单，似乎说不说两句都可以，实际上能让对方感到温暖，于是也就换来对方对你的好感。对方会认为你这个人是个热情的关心别人的人。

　　7、"请"字的运用：

　　"请您帮我个忙。""请帮我一下。""请您稍候。""请您稍稍休息一下。""请您喝茶！""请用餐！""请您指教！""请您留步。""请多关照。""请问您……"这些话中的"请"字不是多余的，多含有谦虚、尊重对方的意思，或使语气委婉。

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