商务秘书打电话通话用语

时间：2024-07-06 09:22:40 盛林商务秘书我要投稿

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商务秘书打电话通话用语

　　使用电话的过程实质上是用语言进行交流的过程，语言是信息传递的载体，因此语言的使用是电话形像中的一项重要内容。一般而言，商务秘书在使用电话时都应当遵循礼貌、规范、温和、文雅这四项基本的用语要求。

商务秘书打电话通话用语

　　(一)用语礼貌

　　用语是否礼貌，是对通话对象尊重与否的直接体现，也是个人修养高低的直观表露。要做到用语礼貌，就应当在通话过程的始终较多地使用敬语、谦语。通话开始时的问候和通话结束时的道别，是必不可缺的礼貌用语。

　　通话人开口的第一句话事关自己留给对方的第一印象，因此要慎重对待。一句“您好”可以让对方备感自然和亲切，而一张嘴就“喂喂”个不停，或者询问对方“有人吗”，甚至“单刀直入”地盘问“你找谁”、“你是谁”、“什么事啊”等，都是极不礼貌的开场白。

　　通话过程中，通话人应当根据具体情况适时选择运用“谢谢”、“请”、“对不起”一类礼貌用语;通话结束时须说“再见，”若通话一方得到了某种帮助，则应不忘致谢。通话结束可主动征求对方意见：“就谈到这里，好吗?”等对方说完放下话筒，再挂电话。

　　(二)用语规范

　　商务秘书的通话用语往往是有一定之规的，这种规范性主要体现在通话人的问候语和自我介绍这两项基本内容之上。

　　例如，发话人可以这样自报家门：“您好，我是市邮政局局长郭华林。”随后再告诉对方自己找的通话对象：“请问金宇翔先生在吗?”或者说：“我可以和金宇翔先生通话吗?”

　　如果是给寻呼台打电话或者需要总机转接时，发话人可说：“小姐您好!麻烦您呼8023，谢谢!”或者说：“小姐您好!请帮我接分机号527，谢谢!”如果是回传呼，发话人可说：“您好!我是李云，请问刚才谁呼8023?”

　　为了使发话人及时了解其所拨号码是否正确，或本人是否发话人所找之人，受话人同样应当主动自报家门：“您好!市政府接待处，我是王平。”如果是单位共用电话，则只须报上本单位名称即可。至于“请问您找哪一位”之类的话，则可说可不说。

　　(三)用语温婉

　　通话时语气的把握至关重要，因为它直接反映着通话人的办事态度。语气温和、亲切、自然，往往会使对方对自己心生好感，从而有助于交往进行;语气生硬傲慢、拿腔拿调，则无助于工作的顺利开展。

　　为确保信息的准确传递，通话人在通话过程中应当力求发音清晰、咬字准确、音量适中、语速平缓。要做到这一点，通话人应当在细节问题上予以充分的注意。例如通话过程中始终使话筒与嘴部保持2—3厘米的间距，就能有效保证音量的适度。

　　如果自己说话带有口音，或觉察到对方听着较困难，就应有意识地调整语速和音量;如果由于种种原因听不太清对方的话，则应委婉地告诉对方：“对不起，我们这边线路有点问题，我听不清楚您的声音，请大点声好吗?”对方调整过来后再向对方致谢，切不可抱怨对方。

　　(四)用语文雅

　　通话过程中，为了不影响他人的正常工作，通话双方都应对自己的说话音量和方式加以控制。既不可大声嚷嚷、高声谈笑，或者一惊一诧、时高时低，从而打断他人工作思路，也不可窃窃私语，鬼鬼祟祟，无端吸引他人注意。

　　除了用语要文雅外，通话人的举止亦应保持文雅。话筒要轻拿轻放，不宜用力摔挂。通话时应避免过分夸张的肢体动作，以防带来嘈杂之声。

　　商务电话礼仪

　　一、接听电话前准备

　　准备记录工具，有重要信息，能在第一时间记录，避免对方等待，体现专业性。建议电话旁常备纸和笔，就不会出现慌乱的情况。

　　停止一切不必要的动作。

　　不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会觉得你心不在焉，影响沟通效果。

　　使用正确的姿势，躺着、靠着等姿势，都会通过懒洋洋的语气传递给对方。另外，如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也是不好的。

　　带着微笑讲电话，让对方在电话中感受到你的热情和阳光。

　　二、接听电话礼仪

　　三声之内接起电话，既给了别人准备时间，也不至于让对方等的不耐烦。

　　接听电话的语调、语速、措辞等都很重要，保证对方能听清楚。当然要避免使用不礼貌的表达方式；

　　接听电话的环境同样重要，避免过于嘈杂，导致听不清楚让对方不断重复；

　　当听到对方的谈话内容很长时，应有所反应，如“是的、好的”，表示你在听。

　　主动问候，自报家门介绍自己。开口应该是“您好“，而不是冷冰冰的“喂”。

　　如果想知道对方是谁，应委婉的表达，如“请问怎么称呼您？”，建议沟通过程中多称呼对方，表示对对方尊重。

　　感谢对方来电，并礼貌地结束电话。

　　三、挂电话前的礼貌

　　要结束电话交谈时，一般应让尊者先挂，或打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，等对方先挂电话然后轻轻挂断。

　　四、讲究艺术

　　嘴和话筒保持4厘米左右的距离，要把耳朵贴近话筒。

　　一定要面带笑容。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。

　　打、接电话的时候口中不能有东西，不能叼着香烟、嚼着口香糖。

　　左手接听。便于右手随时记录有用信息。

　　在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀？”

　　商务电话礼仪禁忌

　　万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度。切勿发脾气“耍态度”。确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门”，然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉，不要忘了以“没关系”去应对，而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。

　　如果有可能，不防问一问对方，是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了，不是“吃饱了撑的”，而是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象。

　　在通话途中，不要对着话筒打哈欠，或是吃东西。也不要同时与其他人闲聊。不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重。

　　结束通话时，应认真地道别。而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先。

　　在接电话时，再次要注意给予对方以同等的待遇。坚持不分对象地一视同仁。

　　极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。即使是接电话地，也极为庸俗地“因人而宜”、“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时，一开始总是“拿架子”，“打官腔”。先是爱搭不理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不关己，高高挂起”。不过他们的“天气” 也不总是永远这般“阴沉”，一旦听出来对方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就会“雨过天晴云散尽”，低声下气，细语柔声，卑躬屈膝，有求必应，不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能平等待人的做法，既容易得罪人，也会让旁人看不起。

　　在接待外来的电话时，理当一律给予同等的待遇，不卑不亢。这种公平的态度，容易为自己赢得朋友。

　　在通话时，接电话在的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有其他电话挂出来，需要中止通话时，应说明原因，并告之对方：“一有空闲，我马上挂电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。

　　遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”不可的话，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说：“你说完了没有？我还有别的事情呢，”而应当讲：“好吧，我不再占用您的宝贵时间了”，“真不希望就此道别，不过以后真的希望再有机会与您联络”。

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