秘书商务礼仪：别让打电话出卖了你的教养

时间：2024-07-21 01:14:06 商务秘书我要投稿

秘书商务礼仪：别让打电话出卖了你的教养

　　人在职场，学会打电话是非常重要的。因为电话是公司的窗口，很多业务的第一次接触都是通过电话。今天就给大家介绍一下优雅女人是如何掌握电话礼仪的。

秘书商务礼仪：别让打电话出卖了你的教养

　　听电话

　　公司接听电话应该是非常正规的——在礼貌称呼之后，先主动报出公司或部门的名称。如：“您好，这里是**公司，请问您找哪位?”。很多人会习惯性的有防备意识或觉得不重要，接听电话时不报备自己的岗位或名字。但往往在这些小细节方面才是体现教养的礼貌性。

　　在长途电话的礼仪细节中，当你给别人打长途电话请求别人的帮助，如果对方正好不在，你应该选一个合适的时间再打过去，最好不要让对方回电。

　　如果打电话拨错了号码，应当礼貌地说一声“对不起，我拨错了号码”。如果接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，请他重拨，不要使对方难堪。

　　如果是在跨国公司的办公室，来电必须在第二声铃响之后迅速接起，如果在铃响超过三声后才接听，就要礼貌地说一句“抱歉，让您久等了”。

　　当来电话的人说明要找谁之后，通常有三种情况：

　　一是刚好是本人接电话;此时应该回答“我就是，请问您是哪位?”

　　二是本人在，但不是他接电话，需要转接;此时应该这么说“他就在旁边，请稍等。”或者“请稍等，我帮您转过去，请问您贵姓?”。

　　三是他不在办公室。接电话的人要这么说“对不起，他刚好出去了，您需要留话吗”不要只说一声“不在”。

　　还有一种情况是，如果你和某人正在他的办公室谈话，此时电话突然响了，该怎么办呢?当对方接到紧急电话时，你需要请求是否要避嫌“请问，我是不是该出去一会儿呢?”。第二是谈话中你接到紧急电话，你应该这么说“对不起，我得接个电话”。

　　总之，接电话的礼仪就是不要留下不愉快的交流，给人好的心情，自己心情也会变好。

　　秘书应有的电话礼仪

　　秘书就是一个企业的窗口，很多人都是通过这个职务来认识企业的商务形象。作为一名秘书，要懂得基本的商务礼仪，特别是电话礼仪。很多公司应聘秘书的要求也有考核面试者是否有良好的电话礼仪。

　　商务环境中，秘书接听电话时，首先要能区分什么电话需要她本人直接转给老板，什么电话需要她自己来处理，而什么电话又需要转给其他的人。

　　换句话说，作为秘书，一顶要多了解公司，清楚什么人负责什么事，以便当老板不在的时候，知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人。这对秘书职业素质的培训至关重要。

　　做好电话留言

　　当别人给你打电话时，礼貌的做法是当天回电给对方。如果你没接到电话，最好是两天之内回电。如果你实在没办法立即回电，那么，在两天之内，请别人替你回电。

　　在办公室里，当你接听恰好外出办事的同事的电话时，要替同事做好电话留言，包括来电者的姓名、电话。在家中也是一样。无论是生活中，还是工作中，我们都应当多替他人想。

　　现在很多人都在电话上安装了录音装置，外出时将其打开，就可以把打来的电话留言录下来。在录制自己的话音时，要注意措辞。

　　如果是公司电话，可以这么说“您好，这里是**公司，我们的办公时间是工作日早九点到晚五点。请您听到提示音后留言，谢谢!”

　　如果是住宅电话，直接说“您好，请留言，谢谢”便可，而不必过多透露个人消息。给别人留言时，最重要的是清晰地说出你的姓名，慢慢地讲出你的回电号码和简洁的信息，最好能将电话号码慢慢地重复一遍。

　　拿破仑.希尔曾这样说过：“世界上最廉价，而且能得到最大收益的一项物质，就是礼节”。过去我们可能不在意，但当大部分人都不注意的时候，就要提醒自己了。

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