商务秘书知识辅导：档案的保管

时间：2024-10-10 14:56:06 商务秘书我要投稿

商务秘书知识辅导：档案的保管

　　档案毫无疑问是我们秘书在工作当中接触得最多的东西，下面小编为大家整理了关于档案保管的知识点，一起来看看吧：

商务秘书知识辅导：档案的保管

　　档案的保管工作

　　档案的保管工作有防止档案的损坏、延长档案的寿命和维护档案的安全3项任务。

　　档案保管工作包括以下几方面。

　　1.档案库房管理

　　即库房内档案科学管理的日常工作，主要包括档案库房的使用和安排，档案装具的选择，档案及其柜具的有序化摆放。为了有条不紊地管理库房，应将各个库房及档案架(柜)加以统一编号。为了切实掌握档案的存放情况和迅速的取放档案，应编制存放位置索引。

　　2.档案流动中的保护

　　即档案在各个流动环节中的安全防护。为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，应填制档案代理卡。

　　3.档案保护的专门措施

　　即为延长档案的寿命而采取的复制和修补等各种专门的技术处理。同时对一切可能损毁档案的因素采取必要的措施，档案管理场所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。

　　档案工作错误案例

　　1.案例情景

　　某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。还把文件后的附件一一分离出来，单独装订。

　　在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。结果档案室管理员陆言看了后直摇头。

　　2.任务要求

　　根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。

　　3.案例分析

　　(1)无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。

　　(2)文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。

　　(3)取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。

　　(4)文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。

　　(5)文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。

　　(6)文件排列好后要加盖归档章。

　　(7)文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。

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