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商务秘书常识辅导：事务文书的拟写
事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体，是应用写作的重要组成部分。下面yjbys小编为大家准备了关于商务秘书的事务文书常识，欢迎阅读。
1.公文用纸及印装格式
(1)公文用纸采用A4型。 (2)公文印装要规范。
2.公文眉首格式
(1)发文机关标识(公文版头)。 (2)公文份数序号(印刷顺序号)。
(3)发文字号。 (4)签发(会签)人。 (5)秘密等级和保密期限。
(6)紧急程度。 (7)红色反线(间隔横线)。
3.公文主体格式
(1)公文标题。 (2)主送机关。 (3)公文的主体(正文)格式。 (4)附件及附件说明。
(5)印章(发文机关名称)。 (6)签署。 (7)成文日期。 (8)附注。
4.版记(文尾)格式
(1)主题词。 (2)抄送机关。 (3)印发机关和印发日期。 (4)版记中的反线和版记的位置。
5.公文的特定格式
(1)信函式格式。 (2)会议纪要格式。
6.通告与通知
(1)相同点：都是用来传达上级机关的意图与要求，并要求下级机关或有关人员遵守、了解并配合执行的文种。
(2)不同点：告知范围不同;格式不同;行文渠道不同。
(3)通知的写作
1)通知的适用范围：通知适用于批转下级机关的公文;转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
2)通知的分类：指示型通知;发布型通知;批转型通知;转发型通知;任免型通知。
7.通知与通报
(1)相同点：都属于告知性文种;都要求有关单位和人员了解公文内容或配合行动;都是下行文。
(2)不同点：发文目的不同;内容不同;发送对象不同。
(3)通报的写作
1)通报的适用范围：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
2)通报的主要目的：传播信息、沟通情况、交流经验，一般情况下，通报不具有指挥性。
3)通报的分类：根据通报的内容，可分为三种，即表扬性通报，用于表扬好人好事;批评性通报，用于通报对违法乱纪人员的处理情况;情况通报，侧重于告知，一般不涉及表扬或批评。
4)通报的表述方法可分为两种，即直述式和转述式。
5)通报正文的拟写：通报正文的写作以表扬和批评性通报为例，有四个要素，即倾向性导语、通报的事实(事件)、对事实(事件)的认定和分析、处理意见等。
8.请示与报告
(1)相同点：都是上行文种;行文对象一般都是直接上级机关。
(2)不同点：行文目的不同;写作结构不同;结束语不同;处理方式不同;内容宽窄不同;发文时机不同;报送制度不同;失误后责任划分不同。
(3)报告的写作
1)报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
2)报告的分类：工作报告;情况报告;调查报告;报送报告。
3)报告的拟写：报告正文由报告导语、报告主体、报告结束语三部分构成。
(4)请示的写作
1)请示的适用范围：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文件。
2)请示的分类：请求指示的请示;请求批准的请示;请求审批的请示。
3)请示正文的拟写：请示正文由请示原因、请求事项、结束语三部分组成。
9.函
(1)函的适用范围：函是平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(2)函的分类。
(3)函的拟写：问复函要做到问得清楚，答得明白;请准(审批)函的结构安排有点类似于请示(批复)。
10.文章要素
公文与其他文体一样，也是由一定要素构成的，这就是人们常说的文章“四要素”，即材料、主题(主旨、发文意图)、结构、公务文书专用词语。
11.公文的表达方式
(1)叙述：完整的叙述有六要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。
(2)议论
1)议论有三要素：论点、论据、论证。
2)议论的分类：可以分为两大类，即立论与驳论。
3)论证的方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法等。
(3)说明：说明的方法主要有定义说明、分类说明、比较说明、数字说明和图表说明等。
12.简报
(1)概念：简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态”“简讯”“摘报”“工作通讯”“情况反映”“情况交流”“内部参考”等。
(2)特点：简，即简明扼要;快，即报道迅速快捷;新，即内容新鲜;实，即真实准确。
(3)简报的结构：报头+报核+报尾。
(4)简报的报头有以下内容：简报名称、期号、编印单位、印发日期。
(5)简报报核主要结构：(按语)+标题+导语+主体+结尾。
(6)简报报尾：写明发送范围、印制份数。
13.会议记录
(1)概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。
(2)特点：真实性、资料性。
(3)会议记录的结构：标题+正文+尾部。
(4)会议记录正文构成是：首部+主体+结尾。
14.意向书
(1)概念：意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。
(2)特点：协商性、灵活性、简略性。
(3)意向书的类型。
(4)意向书的结构：标题+正文+尾部。
15.订货单
(1)概念：订货单是订购产品和货物的单据。
(2)特点：协约性、严肃性。
(3)订货单的结构与写法：标题+
16.产品说明书
(1)概念：产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。
(2)特点：指导性、科学性、通俗性。
(3)产品说明书的结构：标题+正文+尾部。
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