关于商务秘书的一些必考知识
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企业形态对商务秘书工作的影响
在我国具有一定规模的众多企业中，绝大多数是按《公司法》注册的有限责任公司和股份有限公司，其中也有一定比例的国有独资公司，但这些国有独资公司仍属各级国有资产监督管理机构履行出资人职责的有限责任公司。因此，从资本构成形态看，大致可分为外商投资企业、国内民间资本投资企业、国有资本控股企业和国有独资企业，也就是人们平常所说的外资企业、民营企业和国有企业。这些类型的公司又可从主营业务、管理模式、经营方式上划分为各型各类的企业。这些企业的管理模式和经营方式的特点又会对其商务秘书的工作产生不同的影响，如民营企业中有代表性的家族式管理模式下，商务秘书工作内容和工作方式就会与国有企业管理模式下的秘书工作有许多不同之处。
再如大型国企的商务秘书部门，其人员配备齐全、分工细致而明确，而小型民营企业商务秘书部门就归并在综合办公室内，人员高度精简，往往集各类事项于一身，一人兼任数职的情况相当普遍。显然，在分工细致的条件下，商务秘书工作的各项业务可以做到程序清晰，精细完美;而在分工模糊的综合办公室，业务流程就不可能做到程序清晰。如文书工作中一般所说的拟稿、核稿、缮印、校对、用印、封发的多项工作程序，在人员齐全、分工明确的.秘书部门是由不同岗位的人员分别完成，这样相互监督，责任清晰。而在中小企业的综合办公室内，这一系列工作往往只是由一人连续完成，在这种情况下，要确保文件制作的质量，很大程度上只能依靠商务秘书人员个人的责任感和认真态度。在这种环境下，更多地要求商务秘书要有“多面手”的能力：提起笔能起草文件，放下笔又能办事跑腿，对内要能料理杂务，对外又能接待宾客。
浅谈商务秘书工作的社会大环境
商务秘书工作的社会大环境是指企业之外并对企业有着重大影响的宏观环境，包括政治环境、经济环境、科技环境、文化环境等。这是商务秘书必须监测并主动适应的不可控制的环境。
(1)政治环境与商务秘书工作。对企业而言，政治环境笼统地包括党的政策、国家的法律、中央及地方政府的行政法规，也包括一般人们所说的政治风气等等内容。
(2)经济环境与商务秘书工作。经济环境是与企业生存息息相关的最重要的因素，它包括宏观经济运行的走向、金融货币政策的调整趋势、行业发展动向、市场供求走向等等内容。
(3)科技环境与商务秘书工作。在现代企业中，商务秘书工作几乎须臾离不开科技环境，从传真机到视频会议系统，从文字处理到电子表格，从电子邮件到电子签章，无不与科技环境相关。科技进步提高了商务秘书工作的效率，给商务秘书的工作方式和工作方法带来很大的变化。过去秘书分送会议通知需要跑遍一栋办公楼，现在只需要轻点鼠标，这些会议通知就会立刻出现在所有应与会者的电脑屏幕上;过去秘书在统计数据时会为计算各种比例而头疼，现在运用电子表格或数据库的某几项功能，就能完成各种复杂的数据统计。科技的发展在给商务秘书带来效率的同时，也要求商务秘书要跟上科技发展的步伐，要不断更新自己的知识，掌握日新月异的科技手段，以更有效地完成商务秘书的各项工作任务。
(4)文化环境与商务秘书工作。不同的社会由于其历史背景、民族性格、生活状况等的不同，其文化环境有着很大的差异。文化环境对社会成员的行为有很强的影响和支配力。文化环境影响也会渗透到企业中来，商务秘书在各型各类企业中会感受到不同文化环境的影响，一个在国有企业工作过的商务秘书若到一家外资企业工作，会感到工作程序和领导风格有很大的差异，甚至一个在欧美企业工作过的员工到日资企业工作也会感到文化环境带来的差别。商务秘书面对这些文化环境的差异，要有足够的心理准备，应抱着“入乡随俗”的心态，适应这种文化环境的变化。
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