秘书资格考试公文“上行文种”写作技巧

时间：2023-03-01 18:12:12 秘书资格我要投稿

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秘书资格考试公文“上行文种”写作技巧

　　对于秘书资格考试马上就要开始了，那么秘书资格考试的公文有哪些书写技巧呢?以下是小编为您整理的一些关于秘书资格考试公文“上行文种”写作技巧，欢迎参考!

秘书资格考试公文“上行文种”写作技巧

　　上行文种的写法：

　　1、请示

　　请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理;请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成：

　　(1)开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明;

　　(2)主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要;

　　(3)结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。

　　2、报告

　　报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：

　　(1)对上级要求不同。“报告”不要求上级批复;“请示”则要求上级批复。

　　(2)行文时间不同。“报告”是事中或事后行文;“请示”是事前行文。

　　(3)文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文;“请示”是请求性的上行公文。

　　(4)结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束;“请示”则一般用“可否(或妥否)，请批示”，对上级要求十分肯定。

　　报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

　　(1)情况——做法——问题(意见);

　　(2)情况(做法)——问题——今后意见;

　　(3)情况——原因(责任)——下步做法;

　　(4)情况——原因——责任及处理意见;

　　(5)情况——问题——建议等。

　　秘书公文处理的顺序

　　一、先“急件”后“平件”

　　一般说来，领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件，另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断，把“急件”放置在最上方，可以较好地提示领导，使得“急件”及时得到领导处理。“急件”有很多种，与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”，上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”，但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文，秘书应当在第一时间送呈领导。

　　二、先“阅示件”后“阅知件”

　　文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言，领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。如《部门关于申请增加编制和经费的请示》一文，就需要领导掌握部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况，以便作出批示，应让领导首先批阅这类“阅示件”。而对于“阅知件”，如《关于担任大学校长的函》，对于这类公文，领导只是知晓这一情况即可，一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。

　　三、先“热点件”后“一般件”

　　每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点，相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估，这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间，与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”，这类文件的排序应当靠前。当然，所谓“热点”都有一定的时效性，有些事件在某一时间段是“热点”，在别的时间段就不一定是“热点”了，这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点，关注本行业、本领域的改革发展，对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸，努力提高把握“热点”的能力。

　　四、先“分管件”后“相关件”

　　这一点对于服务副职领导的秘书尤其适用。一个组织或单位的副职领导都在明确分工的基础上分管有关工作。一般说来，他们更多地关注各自分管领域的工作，对于有关的文件也应当作出明确的指示，这就要求秘书把这类文件排在相对靠前的位置。而对于并非分管工作而只是相关工作的文件，相对而言就不如前一类“分管件”那么“重要”了。比方说，《校团委关于举办活动的请示》，对于主管团委和学生会工作的校领导来说，这是他分管的工作，该文件属于“主管件”；而举办这个活动涉及到场地使用问题，对于主管资产或产业的校领导来说，这是与其分管工作相关的领域，该文件属于“相关件”。明白了这一点，文件如何排序也就一目了然了。

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