秘书资格综合练习题

时间：2023-02-26 20:45:59 秘书资格我要投稿

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2016年关于秘书资格综合练习题

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2016年关于秘书资格综合练习题

　　论述题

　　1、公务秘书具有的特点。

　　【参考答案】公务秘书具有以下特点：

　　(1)从所有制上看，公务秘书所在的组织一般为公有制单位，包括全民所有制和集体所有制单位;

　　(2)从人事制度上看，公务秘书的录用、考核、晋升、奖惩和福利待遇等，均由国家统一管理;

　　(3)从经济来源上看，公务秘书的劳动报酬，一律由国家或集体支付。

　　2、秘书的层次大致怎样划分的?

　　【参考答案】一是从组织级别上区分，二是从辅助功能上区分，三是从职位分类上区分。

　　3、我国秘书机构的组织模式有哪些种类?各有优点与缺点?

　　【参考答案】我国的秘书机构，大体上有以下三种模式：因人分设制，即根据领导者的职务分工，分设相应的秘书机构。因人分设的长处是更便于领导工作的需要，更易于秘书机构功能的发挥;不足之处是增加了管理层次，助长了越级领导，也为官僚主义提供了可能。因事分设制，即根据秘书工作的业务范围，分设相应的秘书机构。因事分设制的长处是更便于秘书机构的科学管理，更利于秘书工作的规范化建设，更易于秘书工作质量的提高;不足之处是不便于直接为领导工作服务。如果协调不当，还会有工作失调的可能。混合分设制，即同时兼有因人分设制和因事分设制的一种组织模式。混合分设制的长处是既便于为领导工作服务，又便于为机关工作服务。不足之处是辅助的重点不突出，机构的建设比较困难。

　　4、试述秘书在决策中应遵循的原则。

　　【参考答案】

　　①定位原则——在决策过程中，秘书人员要始终将自己置于辅助的位置上，一切从“谋” 的地位出发，做到谋而不乱。秘书人员作为决策的辅助力量。只能充当领导者的参谋和助手，绝无决断的权力和义务。

　　②超前原则——为了实现决策的科学化，秘书人员应坚持辅助决策的超前原则。所谓超前原则，就是要以预见的眼力和预测的本领，多考虑未来的需要，地提供未来的信息，多拟订 “防范措施” ，发挥超前服务的作用。

　　③系统原则——秘书人员在辅助决策时，要有全局观念和整体思维能力;要善于观察和把握决策的内外部环境，以及各种关系的发展和变化;要尽职尽责做好决策过程中的各项事务工作，特别是各项协调工作，以保证领导的决策的整体效能。

　　④信息原则——在决策的每个环节上，秘书人员要十分重视信息工作，为领导者收集、加工、处理和提供有价值的信息。

　　⑤谏诤原则——秘书人员应本着对事业、对群众极端负责的态度，实事求是地向领导者进言，直言不讳地提出自己的意见和建议。

　　5、如何正确接受和领会领导意图?

　　【参考答案】

　　①领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。正确接受和领会领导意图是对秘书人员的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。要正确接受和领会领导意图，就要从把握领导工作的热点上领会领导意图;从把握领导思想的闪光点上领会领导意图;从不同角度捕捉和领会领导意图;从把握领导个性特点中领会领导意图;从把握领导意图的实质上领会领导意图。

　　②从不同角度捕捉和领会领导意图，是指：一要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析，做到上下一致，有理有据;二要善于以主要领导人的思想为主线，多力面吸收其他领导人的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图。

　　③领导意图有明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图、总体工作意图和具体工作意图之分。无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神实质，认真贯彻落实。为此应注意：对明示性意图，要坚决照办;对暗示性意图.要心领神会;对非确定性意图，要补充完善;对确定性意图，要如实贯彻;对总体工作意图，要始终遵循;对具体工作意图，要灵活执行。

　　6、管理中的秘书活动有哪些?

　　【参考答案】在计划、指挥和控制等管理职能中，有一系列的秘书活动。计划中的秘书活动，即机关或部门工作计划中的秘书活动。围绕工作计划的制定，秘书机构的具体职能有：积累信息资料，搜集与掌握与计划有关的信息资料，是制定计划的基础工作;推动部门计划，部门工作计划的质量如何，直接关系到机关综合计划的制定;拟制综合计划，机关年度工作计划一般具有全局性、层次性的特征，制定好综合计划，对于实施科学决策，实现共同目标和增强管理效益等，都具有重要意义。指挥中的秘书活动，指挥同其他管理职能一样，也离不开秘书人员的参谋、助手作用，其中秘书机构的具体职能有：传达上级指令，在形成指令和下达指令的过程中，秘书人员要根据领导者的授意或授权，主动做好有关辅助工作;调查下级反映，在指挥开始以后，秘书人员要及时调查下级人员，特别是下级领导者对指挥的具体反映，以及执行情况，从中分析他们对指挥的倾向和态度; 协调指挥活动，任何指挥在其实施过程中，都会出现这样或那样的问题，产生这样或那样的矛盾，秘书人员的协调指挥，就成为重要任务。控制中的秘书活动，有三个基本步骤：确定控制标准、衡量实际工作成效、发现和纠正偏差，围绕控制的基本程序，有以下秘书工作：拟定控制标准，由于各种计划的详尽程度不同，以及计划本身所具有的一般性和轮廓性等特点，要根据控制工作的需要，制定专门的控制标准;获取偏差信息，所谓偏差信息就是实际成效与标准间的差距;协助纠正偏差，协助领导得纠正偏差，是控制中的又一项重要的秘书工作。

　　7、试论改进会风。

　　【参考答案】不少会议的会风存在着比较严重的问题，亟需改进。会风中存在的主要问题有：

　　①会议过多过重的现象十分严重，会议的思想作风和工作作风令人担忧。

　　②会期过长，规模过大，规模过高;

　　③借开会之名进行吃喝玩乐，铺张浪费，甚至滥发财物; ④会议纪律松懈，迟到、缺席现象普遍;

　　⑤会议内容空乏，搞形式主义，作表面文章;

　　⑥议而不决，决而不行，行而不查。

　　以上种种，大大妨碍了会议的成效，必须予以重视并加以改进。改进会风的途径包括：

　　①树立正确的会议观念，倡导开会中的务实精神和负责精神。

　　②建立健全会议的法规制度，破除形式主义，力戒官场习气，注重会议成效，实现会议的科学化、规范化和制度化。

　　③变革会议的方式和手段。在方式上可采用现场办公会、对话会、午餐会、限时发言开会、站着开会等方式;在手段上，可多借助广播、电视、电话、计算机等现代化通讯手段开会。

　　8、秘书受权谈判时如何把握自身的双重角色?

　　【参考答案】在受权谈判的过程中，秘书承担的角色具有明显的双重性。作为一名秘书，要充分意识到自己在谈判中的角色，自觉使自己的心理和行为与角色的内涵相一致。在受权谈判中，秘书人员既是本次谈判的组织者、负责者，又是领导授权授意的体现者、执行者，不仅要组织管理好整个谈判的全过程，而且要不断、深入地领会领导意图，使自己的思维和行为紧紧围绕领导活动的需要来进行。这种双重角色，要求受权谈判中的秘书必须树立这样两种意识：一是辅助意识，即要认识到自己始终是一名秘书，是领导的参谋助手，是为领导活动服务的。二是创造意识，即要在充分领会领导意图的基础上、勇于进取、大胆创新、敢于负责，在谈判中发挥积极性和创造性。

　　9、试论接待工作的一般程序。

　　【参考答案】收集来宾情况，判断来意。秘书人员可通过阅读有关机构的接待通知、信函或查阅来访者进行初步的接触与交谈，从中收集来访者的人数、时间、任务和目的，了解来宾的姓名、性别、年龄、民族、身份和职务等。拟定接待方案。主要内容有：接待方案、接待规格、接待日程安排、接待形式、接待经费、生活安排等。准备接待配料，如汇报材料、发言材料、参考材料、欢迎词、祝酒词、协议书、会议记要等。组织双方活动，组织工作的重点有：迎接、拜会、宴请、会议、参观、游览、送别、以及吃、住、行和安全保卫等。处理善后工作，如总结本次接待工作的经验、教训，向领导者进行报告，结算有关费用，对接待中的文字材料进行处理和立卷、归档等。

　　10、企业秘书人员素质的基本要求。

　　【参考答案】企业秘书应具备企业家式的眼光和头脑;企业秘书必须适应社会主义市场经济;企业秘书必须掌握现代管理原理和原则、企业秘书必须具有信息处理能力、企业秘书必须提高公关本领。

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