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秘书资格考试复习重点资料（四级）
秘书资格考试很快就要到了，大家把四级的重点都弄清楚了吗?为了帮助大家更好地进行复习，小编特意整理了一下2016年秘书资格考试四级考试的复习重点资料，希望对大家有所帮助。
会议材料与用品
准备会议资料、会议用品
(一)会议资料的类型和准备
1、会议资料的类型
(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。
(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。
(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。
2、会议资料的准备
(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。
(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。
(二)会议用品的类型和准备
1、会议用品的类型
(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。
1)会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。
2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔等。
(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
2、准备会议用品
(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。
(2)检查好灯光、扩音设备。
(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。
(4)如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。
(5)在每人座位前摆放纸笔。
(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
(7)如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。
(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
信息与档案
1.信息分类的五大方法：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法和时间分类法。其中主题分类法用的最多。
2.选择题：信息筛选方法：主要是前三个：看来源、看标题、看正文。 题型：前三个占三个选项，在随便写一个构成四个选项，让你选择。
3.信息取舍的方法：一是择其重点;二是择优录用
对信息决定取舍时，要留下的信息应要：一突出思想;二要注意典型性;三要富有新意
4.信息核对方法：重点看一(溯源法)、三点(核对法)。题型：可能反过来考
5.信息工作程序：收集、整理、传递、存储、利用、反馈(顺序不能错)
其中信息整理是信息工作的核心，是对原始信息进行分类、筛选、核实
6.信息分类的步骤：辨类和归类
7.在分类中遵循的原则：A科学系统原则B层次性原则C符合实际原则D交叉包容原则 答案：ABC 见书上第301页下
8.信息内向传递的形式有：备忘录、传阅单、企业内部刊物等;
信息外向传递的形式有：新闻稿、新闻发布会等 题型：随机写出四个，让你选择是内向传递的形式?或外向传递的形式?
9.信息传递：口头传递的缺点：信息零乱;较难储存
10.企业文字传递信息的主要表现形式有：文本、表格、图表、框图
表示企业生产常用柱状图、饼行图
11.信息传递的三要素：信源、信道、信宿
信源分为原生源和再生源
信宿包括接受信息和利用信息
12.何为信息的登记和编码?
答案：登记即建立信息的完整记录，系统地反映存储情况，便于查找和利用。信息的登记包括总括登记和个别登记;登记的形式有薄册式、卡片式
信息的编码是为了适应电子计算机处理的需求，它的编码结构一般由字符(字母或数字)组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。
信息编码的一般步骤：①分析所有预编码的信息资料②选择最佳的编码方法③确定数码的位数。
信息资料编码的方法：①顺序编码法②分组编码法：所有项目都要有同样多的数码个数，左边数码表示大类，而向右排列的每一个数码，则标志着更细的小类。
在登记、编码后，要根据时序、来源、内容、字顺排序。排序完后，要进行科学保管，因为保管关系到信息的安全、完整和使用寿命。
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