大型word文档处理技巧详解

时间：2024-06-15 11:42:18 office办公我要投稿

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大型word文档处理技巧详解

　　Word给用户提供了用于创建专业而优雅的文档工具，帮助用户节省时间，并得到优雅美观的结果。那么下面小编来谈谈大型word文档处理技巧。

　　1、Word打印设置技巧六则

　　一.逆页序打印

　　如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。其实我们在打印前只要先在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，从而打印完后所有的页是顺序排列的。

　　二.打印同一文档时使用不同的页面方向

　　如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向，我们可先选中需要改变方向的文档内容，然后选择“文件”?gt;“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中的“纸型”选项卡中设置所需的页面方向，并在“应用”选项栏中选中“所选文字”即可。其实Word是在所选内容的前后各插入一个分节符，并仅对这一节中的内容进行页面方向更改，从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向。

　　三.避免打印出不必要的附加信息

　　有时在打印一篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息，如批注、隐藏文字、域代码等。要避免打印出不必要的附加信息，只要在打印前在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中的“打印文档的附加信息”下不选中相应的项即可。

　　四.打印含窗体的格式化文档

　　利用Word中的窗体可以创建诸如统计表格之类的格式化的文档，其他用户可在文档中特定的地方填写相关的信息，而不能更改其他处于非填写区的内容。如果要利用已事先打印好的含窗体的空白文档(即在填写区还没有填写内容)来打印多份不同的统计信息，我们可以在“工具”—>“选项”—>“打印”选项卡中选中“仅打印窗体域内容”，这样当在窗体中填写完信息后，打印出来的将仅仅是所填写的信息，而不是将整个统计表格文档打印出来。

　　五.打印到文档

　　如果需要将一篇用Word编辑好的文档进行打印，而正好这台电脑又没有配备打印机，我们可以在“打印”对话框中选中“打印到文档”选项，在输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，在其他配备打印机的电脑上用这个打印机文件即可将文档进行打印，即使那台电脑上没有安装Word也行。

　　六.在打印预览界面下编辑文档

　　我们一般在打印预览界面中通过放大和缩小来预览文档最终的打印效果，其实只要点击打印预览工具条中的“放大镜”按钮(使按钮处于不按下的状态)，就可以在打印预览界面中直接编辑文档了，而不用关闭打印预览。

　　2、巧用Word分节符

　　在Word的6.0至Word 2002版本中，我们每次开启一个新的空白文档时，都可以在Word窗口的左下角发现"1页 1节"的字样。由此我们可以知道，在此文档中，只包含一个"节"。那么，什么是"节"呢?

　　所谓的"节"，就是Word用来划分文档的一种方式。之所以引入"节"的概念，是因为我们在编辑文档的时候，有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外观。例如，在某些文档中，可能会使用较宽的表格，这时我们就希望这个带有表格文档的页面可以进行"旋转"，以便能够取得更好的显示效果。这时候就需要利用"分节"的技术，来控制某个特定页面的版式属性。本文就以Word的最新版本Word 2002为例，跟大家讨论一下有关"节"的方方面面。

　　分节符所包含的信息

　　分节符可以包含以下信息: 页面方向(横向或纵向)、页边距、分栏状态、纵向对齐方式、行号、页眉和页脚样式、页码、纸型大小及纸张来源。

　　一、插入分节符

　　插入分节符的办法为，选择"插入"*"分隔符"，弹出"分节符"对话框(如图1所示)。然后选择合适的分节符类型，点击"确定"按钮即可。注意: 我们可以把分节符当作一种隐藏的代码，它包含了所在的位置之前页面的各种信息(注意:一定是其所在位置之前的，用户在删除分节符的时候，了解这一概念非常必要)。

　　二、让分节符现形

　　插入了分节符之后，您很可能看不到它。因为在我们最常用的"页面"视图模式下，通常是看不到分节符的。这时，我们可以单击"常用"工具栏上的"显示/隐藏编辑标记"按钮，让分节符现出原形。

　　三、了解分节符的类型

　　在Word 2002中有4种分节符可供选择，它们分别是"下一页"、"连续"、"奇数页"和"偶数页"选项。下面就一一介绍各个分节符的具体作用。

　　在插入此分节符的地方，Word会强制分页，新的"节"从下一页开始。如果要在不同页面上分别应用不同的页码样式、页眉和页脚文字，以及想改变页面的纸张方向、纵向对齐方式或者纸型，应该使用这种分节符。

　　连续

　　插入"连续"分节符后，文档不会被强制分页。但是，如果"连续"分节符前后的页面设置不同，例如纸型和纸张走向等，即使选择使用"连续"分节符，Word也会在分节符处强制文档分页。而"连续"分节符的作用，主要是帮助用户在同一页面上创建不同的分栏样式或不同的页边距大小。尤其是当我们要创建报纸样式的分栏时，更需要连续分节符的帮助。

　　当然，使用Word 6.0到Word 2002版本的用户在设置报纸分栏时，并不需要手工插入分节符。用户只需选定需要分栏的段落，然后选择合适的分栏数量即可，Word会自动在这些段落的前后插入连续分节符。如果需要取消分栏，可以直接删除相关分节符，这比重新设置分栏要容易得多。

　　奇数页

　　在插入"奇数页"分节符之后，新的一节会从其后的第一个奇数页面开始(以页码编号为准)。在编辑长篇文稿，尤其是书稿时，人们一般习惯将新的章节题目排在奇数页，此时即可使用"奇数页"分节符。注意: 如果上一章节结束的位置是一个奇数页，也不必强制插入一个空白页。在插入"奇数页"分节符后，Word会自动在相应位置留出空白页。

　　偶数页

　　"偶数页"分节符的功能与奇数页的类似，只不过是后面的一节从偶数页开始，在此不再赘述。

　　改变分节符属性

　　插入分节符之后，如果需要改变其属性，无需删除该分节符并重新插入新的分节符。您可以把光标放置在需要改变分节符属性的"节"中(即分节符前面的任意位置)，然后选择"文件"*"页面设置"，在"页面设置"对话框中选择"版式"选项卡，在"节的起始位置"选项中，选择新的起始位置即可。

　　四、删除分节符

　　在需要对分节符进行删除的时候，要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文字，而不是后面的。这一点请大家一定要记牢，不然在删除时容易选错删除对象，而把编辑好的文档弄得面目全非。

　　如果需要一次性删除文档中所有的分节符，可以使用Word 2002的"查找替换"功能。在"查找和替换"对话框中的"查找内容"选项中填写"^b"(这2个字符代表分节符)，也可以单击"高级"按钮，在"特殊字符"列表中选取"分节符"选项，并替换为空，然后点击"全部替换"按钮，文档中所有的分节符即可全部删除(如图5所示)。

　　值得注意的是，在删除分节符时，该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行重新排版。例如，如果把一篇文档分为两个小节，第一小节分两栏，第二小节分三栏。此时如果删除它们之间的分节符，那么整篇文档就会变成三栏版式。

　　五、利用分节符进行快速排版

　　分节符是排版的好帮手，不过它的作用可能并不局限于我们通常所想象的那些。例如，用户可以把设定好版式的分节符保存在自动图文集中，这样在以后使用时，直接插入该自动条目即可，省去了许多繁琐的排版工作。另外，如果需要在一个新的小节运用前面某个小节的版式(例如纸型及纸张方向等)，可以进入"普通"视图模式，复制包含前面小节排版信息的分节符，然后把它粘贴到需要设定同样版式的段落后。这样，新分节符上方的文字也自动遵循同样的版式。还有一点要提醒大家，如果您使用复制粘贴的方式复制或移动文字，而复制的文字中包含分节符，那么当该段文字被粘贴后，文档中位于新粘贴文字前面的文字也将按新粘贴文字中分节符所规定的版式进行排列。另外，由于在Word文档中，最后一小节的版式信息保存在文档的最后一个回车符中，所以当把最后一段连同回车符复制粘贴到文档的其他小节中时，最后一小节的版式同样会影响所粘贴文字前面的内容。

　　3、Word文档超级链接知多少

　　许多人可能发现，在使用Word编辑文档的时候，有些输入的内容会被自动变成蓝色的带有下划线的"超级链接"，或称作"超链接"，这是一种带有颜色和下划线的文字或图形，单击后可以转向Internet中的文件、文件的位置或HTML网页，或是Intranet上的HTML网页。超链接还可以转到新闻组或Gopher、Telnet和FTP站点。由此看来，在一般情况下，Word的这种自动功能无疑给我们编辑文档带来了不少便利。但是有时候，我们可能并不需要Word的这些"热心"举动，该怎样灵活处理这些不同的情况呢?本文将与大家探讨一下使用Word时有关超级链接的技巧。本文所依据的Word版本是Word XP，Word 2000或者Word 97的用户也可以参考本文讨论的方法，只是个别菜单和对话框的设置可能有少许不同。

　　一、关闭和开启自动超级链接

　　有时候，在处理某类文档时，不希望Word自动把Internet和E-mail地址自动转换为超级链接，这时应选择暂时关闭自动超级链接功能。您可以选择"工具"*"自动更正选项"，在"键入时自动套用格式"选项卡中取消"Internet及网络路径替换为超级链接"复选框，单击"确定"按钮。

　　二、取消超级链接

　　当我们只是想取消某段特定文字或图像的超级链接，并不想彻底删除文字或图像时，可以用鼠标右键单击该超级链接，并在弹出的快捷菜单中选择"取消超级链接"选项即可。

　　如果想一次取消文档中所有的超级链接，则可以选择"编辑"*"全选"(也可以使用组合键Ctrl+A)，选中文档中的所有内容，然后按Ctrl+Shift+F9。不过需要注意的是，这个快捷键的功能是将所有的"域"，其中包括超级链接，转换为普通文本。所以，使用时要慎重，确保需要转换的文档中不包含重要的域。因为一旦域被转换成了普通文本，就无法自动被更新，并会因此产生错误。有关域的知识，可以参阅Word的帮助文件。

　　三、避免不完整的超级链接

　　有时，我们输入的超级链接包含空格。结果是，一个地址还没有输入完整，刚一按下空格键，Word就把前半部分自动转换成了超级链接。应该如何避免这种情况呢?

　　遇到这种网络地址，我们在输入的时候，应该用双引号把地址引起来，这样，当输入完尾部的双引号，再按下空格键时，这个中间带有空格的网络地址就能够被正确地转换了。需要注意的是，这里使用的双引号应该是英文字符，而不是汉字的全角双引号。

　　四、编辑、跟踪超级链接

　　如果需要改变文档中超级链接所显示的内容，可以使用鼠标右键单击该链接，选择"编辑超链接"选项，打开"编辑超级链接"对话框。在"要显示的文字"选项的文本框中输入新的文字，单击"确定"按钮即可。

　　在"编辑超级链接"对话框中，我们还可以改变超级链接的地址，使它指向另外的网络地址或本地文件。跟踪超级链接的办法是按住Ctrl键，同时用鼠标单击该链接。

　　五、创建文档内部的超级链接

　　当需要在一个文档内部创建超级链接，以实现阅读中的跳转时，可以选择以下3种方法:

　　(1). 拖放式编辑法

　　首先保存文档，然后选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，按下鼠标右键，把选定的目标拖到需要链接到的位置，释放鼠标按键，在快捷菜单中选择"在此创建超级链接"选项即可。

　　(2). 拷贝、粘贴法

　　有时，超级链接的起点和终点在文档中相距较远，使用拖放式编辑很不方便。这时，可以使用下面的步骤来创建超级链接。选择超级链接的目标词、句或图像，按Ctrl+C拷贝选定内容，把光标移动到需要加入链接的位置，选择"编辑"*"粘贴为超链接"即可。

　　(3). 书签法

　　首先保存文档，选择特定的词、句或图像作为超级链接的目标，选择"插入"*"书签"，插入书签时，需要为书签命名，注意书签名不能重复。命名后单击"添加"按钮，把光标移到需要添加超级链接的位置，选择"插入"*"超级链接"，在"编辑超链接"对话框中单击"书签"按钮，并在"在文档中选择位置"对话框中选择特定的书签，单击"确定"按钮即可。

　　4、处理大型Word文档的命令和技巧一

　　在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是，对于大型文档来说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序......天!想想后果吧。但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy。

　　本文介绍Word 2000中一些对大型文档特别有用的命令和技巧。这里讨论的大部分内容同样适用于Word 97，非Word的其他字处理软件也提供类似的工具。

　　页眉和页脚

　　页眉和页脚允许我们把文档标题和页号自动加入到每一个页。设置文档的页眉和页脚时，你只需一次性输入文字信息，这些文字信息就会出现在文档的每一页中。通常我们总是把文档的标题放入页眉(页面顶端)，把页号放入页脚(页面底部)。要访问有关页眉和页脚的命令，请先选择菜单"视图/页面"，此时文档就显示为打印输出的分页效果。

　　选择菜单"视图/页眉和页脚"，屏幕上就出现"页眉和页脚"工具条(如图1)。开始时光标位于页眉区域，它是一个带虚线边框的区域。要切换到页脚区域，请点击"页眉和页脚"工具条上的"在页眉和页脚之间切换"按钮。再次点击同一按钮你将返回页眉区域。

　　要为页脚加上页号，首先请切换到页脚设置模式，然后双击插入页号的位置，再点击"页眉和页脚"工具条上的"插入页码"按钮把页号的域代码插入文档——此举告诉Word页号应该出现在指定的位置。如果你在应该显示页号的地方看到了域代码{page}，这是因为你开启了域代码显示，按下"Alt+F9"可以关闭域代码。

　　高级页号设置

　　在页号旁边加上文字和符号可以修饰页脚中显示的页号。例如，你可以把页号设置成"--第2页--"这种形式。为此，你只需把文本加入到Word插入的页号域代码旁边即可。另外，你还可以用鼠标选中页号，然后任意为页号设置文本格式，比如不同的字体大小和字体类型。

　　在单独使用页号的情况下，你可以把页号调整为"第X页共Y页"这种形式。要实现这一点，请选择菜单"视图/页眉和页脚"，然后切换到页脚区域。接下来不要点击"插入页码"，而是选择"插入自动图文集/第X页共Y页"，"第X页共Y页"的域代码就会出现在页脚之中。

　　对于大型文档(实际上是任何文档)，我们还可以把文档的文件名字插入到页脚。具体方法是：选择菜单"视图/页眉和页脚"，切换到页脚，选择"插入自动图文集"，然后从菜单选择"文件名"。如果你希望文件路径也一同出现，请用"文件名字和路径"代替"文件"。

　　如果你觉得频繁地选择"视图/页眉和页脚"菜单太麻烦，可以从Word的"页面"视图直接转入页眉或页脚，从而跳过菜单选择。方法是双击页面的页眉或者页脚，页眉或页脚就立即处于编辑状态。类似地，要返回文档正文，你只需双击页眉和页脚之外的任意位置。

　　页眉和页脚的显示分别由"页眉"、"页脚"这两个样式格式化。如果你想要为页眉和页脚设置自己的样式，请选择菜单"格式/样式"，选择你想要修改的样式，然后依次选择"更改/格式/字体"。修改字体样式，完成后点击"确定"。

　　对于大型Word文档，我们常常希望取消第一页的页眉和页脚(比如制作封面)。你可以按照如下步骤轻松地达到这一目的：在"页眉和页脚"工具条上点击"页面设置"按钮，选择"版式"选项卡，启用"首页不同"选项，然后点击"确定"。要为文档的剩余部分创建页眉和页脚，请移到第二页，然后按照前面介绍的方法进行设置。

　　取消首页的页眉和页脚之后，我们往往还要让页号从第二页开始编号，即让第二页的页号显示为第1页，彻底取消首页或封面页对页号的影响。要实现这一点，请选择页脚，然后用鼠标选中页号，再点击"设置页码格式"按钮。把起始页号设置成0，然后点击"确定"。这样，文档第二页的页号就变成了1。

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