word文档处理技巧解读

时间：2024-09-29 21:03:41 景辉 office办公我要投稿

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word文档处理技巧六则解读

　　作为 Office 套件的核心程序， Word 提供了许多易于使用的文档创建工具，同时也提供了丰富的功能集供创建复杂的文档使用。哪怕只使用 Word 应用一点文本格式化操作或图片处理，也可以使简单的文档变得比只使用纯文本更具吸引力。下面请看小编分享的word文档处理技巧五则解读，希望对你有帮助。

　　1、处理Word文档的命令和技巧

　　用标题分割内容

　　创建大型Word文档时，最好用标题把包含不同主题的页面分割开来。使用标题方便阅读者分层次阅读文档，使得他们能够很容易地找到各个主题。

　　要格式化标题，最简单的方法是使用样式，比如默认标题样式"标题1"、"标题2"等。用样式格式化标题时，你可以很容易地得到文档内容目录。

　　要把样式应用到标题，请先用鼠标选中标题文字，然后从"格式"工具条的"样式"下拉列表框选择样式。如果你找不到自己想要的样式，点击样式下拉列表的时候按住"Shift键"就可以显示出完整的样式清单。如果要把文字格式转化成三种主要的标题样式——"标题1"、"标题2"、"标题3"的话，你可直接使用键盘快捷方式，它们分别是："Ctrl+Alt+1"、"Ctrl+Alt+2"、"Ctrl+Alt+3"。

　　用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力。要生成内容目录，你只需把光标移到要插入目录的位置(通常是文档开头)，然后选择菜单"插入/索引和目录"，选择"目录"选项卡，点击"确定"按钮。Word将自动在光标所在位置插入一个目录。

　　用结构图快速导航

　　用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速导航。要查看文档结构图，请选择菜单"视图/文档结构图"，此时屏幕的左边就会显示出文档的标题列表。点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置。

　　如果你使用的是Word 2000，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航。内容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转到文档的相应部分。要快速返回文档的开头，你只要按下"Ctrl+Home"键即可。

　　导航大型文档的另外一种方法是使用"编辑"菜单的"查找"功能查找特定的文字。例如，假设你要查找文档中介绍"购机选择"的那一部分，你可以直接搜索"购机选择"这几个字。倘若文档中这几个字出现次数不是很多，在"查找和替换"对话框中你可以点击"查找"以及"查找下一次"按钮查找单词的下一次匹配，找到正确的位置之后点击"取消"按钮即可。

　　为图形加上题注

　　当你在文档中加入图形和图表时，不要忘了对它们进行编号并加上说明。在Word中，为图形加上题注是很方便的：先选中图形，然后选择菜单"插入/题注"，在对话框中输入对图形的说明，最后点击"确定"，Word将自动对图形进行编号并加上说明。如果你以后在这个图形之前加上了其他图形，或者删除了这个图形之前的图形，则Word将自动修改图形编号。

　　如果你想要在文档内部引用图形的题注，你首先必须把题注转换成图文框。然后，把光标移到需要插入题注引用的地方，选择菜单"插入/交叉引用"，从"引用类型"列表，选择"图表"，从"引用内容"列表选择你想要的引用类型，在"引用哪一个题注"中选择正确的题注，最后点击"插入"按钮。现在文档中插入了对指定图形题注的引用。如果由于图形的前面加上或者删除了其他图形而导致图形编号改变，文档将自动地进行相应的更新。

　　2、Word2000的六项重要设置

　　一.度量单位

　　word中的度量单位有厘米、毫米、磅(1厘米约等于28.35磅)、英寸和十二点活字(1个十二点活字等于12磅)五种。可在"工具→选项"的"常规"选项卡上选定使用哪一种度量单位。

　　"度量单位"下拉列表框的下面还有一个"使用字符单位"复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是"字符";"格式"→"段落"对话框的"缩进和间距"选项卡上"缩进"以"字符"来度量，"段前"、"段后"以"行"来度量。

　　二.取消word97不支持的功能

　　在"工具→选项"的"保存"选项卡上有一个"取消word97不支持的功能"的复选框。

　　一旦选中该复选框，就无法使用word97不支持的功能，如在表格单元格中插入表格的功能。具体表现为：当光标移入表格单元格中后，"表格→插入"选单下的"插入表格"命令以及表格工具栏上"插入表格"按钮无法使用。

　　三.即点即输

　　在"工具→选项"的"编辑"选项卡上有一个"即点即输"选项区，共有两项设置，即"启用‘即点即输'"复选框和"默认段落样式"下拉列表框。需使用即点即输功能，则应选中"启用‘即点即输'"复选框，然后在"默认段落样式"下拉列表框中选定所需的段落样式(缺省值为"正文")。

　　四.嵌入truetype字体

　　当文档中包含某些特殊字体(一般电脑上不安装的字体)，如office2000所带的繁体字———mingliu，为了能在其它未装特殊字体的电脑上能正常打开该文档，可在文档中嵌入truetype字体。方法是：将"工具→选项"的"保存"选项卡上的"嵌入truetype字体"复选框选中。

　　由于一个truetype字体文件的长度，小则数兆，大则十多兆，所以嵌入truetype字体后，文档长度一般将增至数十兆，给编辑、使用带来极大不便。如果再选中"只嵌入所用字符"复选框，则文档的长度不会增大很多，但在其它电脑上不能编辑文档中特殊字体部分的内容。

　　五.首行缩进

　　是否选用首行缩进功能，可在"段落"→"缩进和间距"→"特殊格式"下拉列表框中设定。如果不选用，则必须将"工具→自动更正"的"键入时自动套用格式"和"自动套用格式"选项卡上的"首行缩进"复选框取消。

　　如果选用首行缩进功能，则选中"工具"→"选项"对话框"常规"选项卡上的"使用字符单位"复选框。这样"首行缩进"的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定"度量值"的工作。

　　六.文档网格

　　在"文件→页面设置→文档网格"选项卡上有四种选择，即："无网格"、"只指定行网格"(默认)、"指定行网格和字符网格"和"文字对齐字符网格"。用户可以根据编辑文档的类型，选用其中的某一种。

　　编辑普通文档时，宜选择"无网格"。这样能使文档中所有段落样式文字的实际行间距均与其样式中的规定一致。

　　编辑图文混排的长文档时，则应选择"指定行网格和字符网格"。否则重新打开文档时，会出现图件不在原处的情况。

　　3、利用Word 2000阅读电子文档

　　时下随着大量免费电子邮件杂志的涌现，中文读书软件逐渐流行起来，如ReadBook、e-book之类。这些读书软件有一个普遍的共同点：就是支持多种格式的文档，并且可以自由设定自动滚屏以方便阅读。其实Word 2000比起这些软件来毫不逊色，现在让我们看一看如何把Word 2000变成一款"读书软件"。

　　第一步：打开将要阅读的文档，选择[工具]菜单中的[选项]命令，然后单击[常规]标签，在"常规选项"中将"蓝底白字"选上。这样做利于消除眼睛疲劳，事实上许多读书软件也是这么做的，如ReadBook。

　　第二步：单击[视图]菜单中的[网络线]命令，这时屏幕上便出现等间距的坐标线，这样做的目的是为了便于阅读。

　　第三步：选择[工具]菜单中的[自定义]命令，在弹出的[自定义]对话框中单击[命令]标签，在"类别"一栏中选择"所有命令"并用鼠标在"命令"一栏中将"AutoScroll"拖至工具栏中任一位置，这时出工具栏上便会出现"自动滚动"快捷按钮，只需点击一下，鼠标便会在屏幕右侧的垂直滚动条中变成一上一下的两个"▲"和"▼"。

　　向上轻移鼠标，便可实现自动向上卷屏;同理，向下移动便可实现自动向下卷屏。离垂直滚动条顶端或底端越近，卷屏速度越快;离滚动条中点越近，速度越慢。你所要做的就是控制好速度，然后就可以慢慢读文章了，悠哉乐哉!读到精彩之处，想要停下来细看怎么办?没关系，随便点一下鼠标就会停下来，要继续则再次按下该快捷按钮即可。今天读不完，可以选择[插入]菜单中的[书签]命令做个书签，保存起来留作下次读书时备用。

　　怎么样，这款"读书软件"还够格的吧?事实上我宁愿用Word 2000来读书，不仅因为它的实质性功能一点儿都不比专业的读书软件差，还因为它所支持的文档格式相对于平常的读书软件要多得多，而且如果文档中含有图片或背景音乐，Word 2000照样支持，平常的读书软件则显得无能为力。使用Word 2000的另一大理由是它还支持BIG5码。

　　4、巧用格式刷快速设置段落和文字格式

　　在WORD的常用工具栏中有一个"格式刷"按钮，它的功能就是将某一段落和文字的排版格式复制给另一段落和文字。因此通过格式刷可以实现以某一段落或某几个文字的排版格式为蓝本，将其它段落或文字均设置成此格式。方法是：对于段落，先将光标停在源段落(蓝本)，然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把小刷子，这时只需将刷子在目标段落上单击一下，目标段落格式便与源段落格式变成一致;对于文字，先将源文字标记成块，然后点格式刷按钮，此时鼠标指针变成一把刷子，这时只需将目标文字标记成块，则目标文字的格式与源文字变成一致。但这样每次只能刷一次，若在点"格式刷"按钮时双击，使其处于被按下的状态，则可以接连刷若干次，(要取消格式光标时，只需按ESC键或再次单击"格式刷"按钮)这对于要将多个格式比较复杂、位置比较分散的段落或文字的格式设成一致时，效率很高，免去了重复为每一个对象设置格式的麻烦。另外有兴趣的朋友可钻研一下"样式"，利用它也可省去不少重复的操作。

　　5、利用矩形区域块(列块)完成一些特殊功能

　　在WORD中要将文字、段落标记成块，可能大多数用户已经很熟练，可还有一个有用功能未必大家都知道，那就是标记矩形区域块，方法是：先按ALT键不放，然后按住鼠标左键在文档区内画一个矩形区域，即可标记一个矩形块。然后对这个块可像其它块一样进行各种块操作。这种方式在文档内容需要以列块方式操作时很有用。例如当文档内容中含有多个列数据(但又不宜采用表格)，需要对各列进行移动、复制或改变列的间距等操作时。

　　6、Word2000中样式的使用

　　Word提供了多种可供选择的样式。但是有时你可能需要创建新的样式，或者更改所需的外观。在创建新样式时，你可以指定是否将它应用到段落或字符中。另外，为样式指定一个描述其结果的简短、描述性名称，可以使你和其他人在使用该样式时能够回想起其结果。要更改样式，你可以调整已有样式的格式设置。

　　(1).创建新样式

　　①选定要将其格式保存为样式的文本。

　　②单击"格式"菜单,单击"样式"，然后单击新建。

　　③键入简短的、描述性名称。

　　④单击"样式类型"下拉箭头，然后单击"段落"，在样式中包括所选文本的行距和页边距，或者单击"字符"，在样式中只包括格式，例如字体、字号和粗体。

　　⑤单击"后续段落样式"下拉箭头，然后单击要在使用了该新样式的段落后将应用的样式名称。

　　⑥单击"添至模板"复选框，将新样式保护到当前模板中。

　　⑦单击"确定"。

　　⑧单击"应用"或"关闭"。

　　浏览不同的样式列表。

　　在查看样式对话框中的样式列表时，你可以选择要查看的样式类型：正在使用的样式，所有样式和用户定义的样式。在样式列表框中显示的样式将基于所选的选项。

　　(2).更改老样式

　　①单击"格式"菜单,然后单击"样式"。

　　②单击要更改的样式。

　　③单击"更改"。

　　④单击格式，然后单击要更改的格式类型。

　　a、要更改字符"格式",例如字体类型和粗体,你可以单击字体。

　　b、要更改行距和缩进，你可以单击段落。

　　⑤选择所需的格式选项，然后单击确定。

　　⑥检查预览框，预览样式描述。进行所需的格式更改。

　　⑦单击"确定"。

　　⑧单击"应用"或"关闭"。

　　提示：

　　使用样式节省时间。

　　一旦你用样式设置了文档格式，你就可以快速尝试使用不同的外观。更改每个样式，然后查看自动更改的带有该样式的所有文本。

　　拓展阅读

　　使用Word模板的技巧

　　1．创建模板

　　Word2003为用户提供了许多预先设计的模板，用户还可以根据需要自行创建新模板。下面将讲解利用文档创建模板的方法。利用文档创建模板是指打开一个已有的Word文档，在对其进行编辑修改后，将其另存为一个模板文件，具体操作如下：

　　1）打开需要的文档，对其格式进行设置。

　　2）选择【文件】→【另存为】命令，打开【另存为】对话框。

　　3）在【保存位置】下拉列表框中选择用来保存模板的文件夹，在【文件名】文本框中输入模板的名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【文档模板】选项。

　　4）单击按钮。

　　2．修改模板

　　直接将模板文件打开，对其中的格式进行修改后保存，即可完成对模板的修改。修改模板后，会影响根据该模板创建的新文档，但不影响基于此模板的原有文档。

　　3．套用模板

　　要想套用模板创建文档，其操作步骤如下：

　　1）选择【文件】→【新建】命令，打开【新建文档】任务窗格，在【模板】栏中单击【本机上的模板】链接，打开【模板】对话框。

　　2）如果自行创建的模板保存在Word默认指定的文件夹下，则在【模板】对话框的【常规】选项卡下将会看到这些模板选项。

　　3）在其他选项卡下还有很多模板选项，选择需要的模板后单击按钮即可套用该模板创建文档。

　　【模板】对话框

　　云计算之后的OA系统将会如何发展？

　　云计算作为未来互联网、IT应用的标准模型，已经上升到国家战略的层面，各地政府纷纷出资构建云计算中心，而在应用为王的时代，OA即将成为云计算的核心应用，伴随着OA市场的需求刚性化，OA即将进入云计算时代。

　　那么云计算之后的OA系统，对提高OA项目成功率，是否会有帮助呢?这要我们从云的模型去进行分析。

　　云概念的提出，其本质是资源的分布部署和协同应用，云计算落地要求后台处理能力、调动能力达到相当水平，要有足够成熟的应用模式，足够配合云端惊醒应用的能力，也就是说云的价值更多的是体现在后台处理能力上，因此与我们在调研中讲到的，影响OA成功率的原因关系并不是很大，也就是说，云计算后，OA项目成功率依然堪忧。

　　当然，云计算也分公有云和私有云两种模式。鉴于安全需要和可管控性需要，未来OA主流模式应该向私有云靠拢。早在4年前，九思软件已经在云技术上有了实质的储备和创新，比如在服务器资源、应用程序资源的分布部署技术、负载均衡技术和多线程应用技术上的突破，使得OA系统可以支持大量用户数的、超大并发应用的应用场景。其iThink产品在基于3G基础上的MAS应用、SAAS应用、云计算等各种新型信息化模式上具有良好的适应性。

　　私有云的典型客户案例，如焦煤集团作为资产1000亿、拥有17.6万员工的国资委一级集团公司，在部署大型应用的时候，采用的就是私有云技术，通过负载均衡保障系统在大并发、大信息量的情况下，性能依然稳定、访问速度快捷。私有云是未来大集团应用OA的主要模式，公有云会成为中小企业应用OA的选择之一，长期来看，产业链的协同应用需求将会前景广阔。

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