Word使用效率翻倍的技巧

时间：2024-08-28 15:35:01 office办公我要投稿

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Word使用效率翻倍的技巧

　　word 是学生和职场人士最常用的一款软件之一。但一旦遇到较复杂的排版情况，很多人可能被折磨得发狂。在一次次受虐之后，发出一声感叹——Word真™难用!但是，只要你掌握Word的核心技巧，工作就不再是煎熬!

　　01 批量复制粘贴格式

　　如果要把标题一的格式复制给其他标题，该怎么做呢?

　　大多数人都知道用格式刷，但是操作过程是这样的：

　　① 选中标题一

　　② 单击格式刷

　　③ 点击标题二

　　④ 再次选中标题一

　　⑤ 再次点击格式刷

　　⑥ 点击标题三

　　……

　　循环重复，直到全部刷完为止

　　但是很多人竟然不知道：格式刷还可以连刷!

　　选中标题一后，双击格式刷，就能省去重复点击格式刷的操作，直接把格式刷给其他标题。

　　(PS：PPT中的动画刷也能双击后连刷)

　　但是复制粘贴格式，我更喜欢直接用快捷键。众所周知，Ctrl C / V 是用来复制粘贴内容的。但又有多少人知道，加上 Shift 键后他们会变成什么。

　　用快捷键的好处，按下C后，格式直接保存在后台，需要用时按一下V。即使复制后，中间有做过其他编辑操作，仍然可以继续粘贴。而在跨页面粘贴格式时，不用担心意外退出格式刷。(PS：PPT中也可以用哦)

　　但是即使用 Ctrl shift V，还是要一次次选中目标对象，把格式粘贴过去。如果我有10个标题，还是要操作10次。

　　有没有办法可以一次就批量完成格式复制粘贴呢?

　　有!Word里边非常神奇的一个功能，叫选中格式相似文本

　　02 批量选中格式相似文本

　　先 Ctrl Shift C 把标题一的格式复制到后台。然后点击标题二，再点击下图所示的按钮，把所有标题选中。

　　再Ctrl Shift V一下就能全部搞定。

　　要提高操作效率，最有效的，是掌握一个重要心法：重复的操作必有批量完成的方法!如果有批量完成重复操作的意识，主动地去找解决方法，就能事半功倍。

　　① 要重复调整多个段落的格式 —— 批量选中，批量粘贴格式

　　② 要在页面顶部重复插入公司Logo —— 在页眉里插入Logo

　　③ 重复的错别字要全部修正 —— 替换法

　　……

　　如果你要开始写一篇很长的文档，比如论文、活动方案、标书等，下面这个技巧就一定要会!它是整个Word排版的核心，用好它，能够大大节省反复修改的时间。

　　03 样式管理-批量套用和修改的秘诀

　　先设置好1个一级标题的格式，然后点击右键【更新并匹配到标题1样式】，就将级别1的标题格式放到样式库中。

　　其他文字要使用1级标题的格式怎么办?只需要点击标题样式就可以直接套用!再继续输入文字，会自动变成标题1格式。

　　有了这个功能，就再也不用担心，BigBoss突然说

　　一级标题全部缩小一号，颜色全部换成喜庆大红色……

　　为什么?

　　因为全部一级标题都套用了标题1样式，只需要改其中一个标题的格式，然后右键更新匹配到标题1，全部一级标题的格式就全部改完，1秒钟搞定!

　　样式就相当于一个容器，把所有的格式(大小、行距、颜色、缩进、边框、底纹等等都包含在内)都打包放在了这个容器里，你需要用到时，点击一下，就把这些格式套在你所选的文字段落上。

　　只要先规划好各级文本的样式，在写作时就可以直接套用。这样就可以专心在内容编写上，而不用操心格式问题。

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