office办公软件使用指南

时间：2024-07-12 20:38:07 office办公我要投稿

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office办公软件使用指南

　　办公软件看似简单，其实花样很多，尤其Word和Excel表格。但其实只要用心多练，效率轻松提升个十倍百倍还真不是问题!赶紧和YJBYS小编一起来学习吧~

　　1、妙用ALT键-键盘之王

　　Alt是单词“Alter”的缩写，意思为“改变”

　　在Windows操作平台下，Alt键可谓是键盘之王。熟练运用该键，能极大提高工作效率。

　　按住Alt，可以选择文章的矩形块文档，然后Ctrl+C就可以复制，或你可直接修改这部分文字。

　　Alt键在Office里的秘密还远不止如此：

　　按住Alt键(或同时按住鼠标上的两个按钮)再拖动左右(上下)边距，可精确调整其值(在标尺上会显示具体值)。

　　用Shift+Alt+上(或下)方向键能够调整文档中段落的顺序，也可以调整Word表格中的行序。

　　此外，Alt+F8 可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。

　　2、F4-Word里的大神器

　　很多人都不知道，其实F4键是Office中的大神器!

　　Office中的“F4” - 重复上一步操作。什么意思呢?

　　比如我输入abc，按一下F4, 就会自动再输入一遍abc;

　　比如我刚刚为某一段文本设置好字体、颜色、缩进、格式。选择另一段文本，再按F4，就自动把刚刚设置的动作再重复一遍，应用到现在新选择;

　　还可以干什么?做表格时候，“在下方添加新行”这样的命令，全部都可以用F4重复!

　　最后，F4在PowerPoint也是同样的，可以干好多事!

　　3、Ctrl+字母快捷键闪瞎双眼

　　Word是当之无愧的文字编辑神器，一些快捷键可以让你分分钟变身文字达人。

　　其实，绝大多数的快捷键都是和Ctrl键有关

　　Ctrl+K：打开“插入超链接”对话框。

　　Ctrl+Shift+L：给光标所在行的文本加上“项目符号”。

　　Ctrl+M：同时增加首行和悬挂缩进。

　　Ctrl+Shift+M：同时减少首行和悬挂缩进。

　　Ctrl+N：新建一个空文档。

　　Ctrl+O(或Ctrl+F12)：打开“打开”对话框。

　　Ctrl+P(或Ctrl+Shift+F12)：打开“打印”对话框。

　　Ctrl+R：使光标所在行的文本右对齐。

　　Ctrl+S：为新文档打开“另保存为”对话框，或对当前文档进行保存。

　　Ctrl+T：增加首行缩进。

　　Ctrl+Shift+T：减少首行缩进。

　　Ctrl+U：给选中的文字加上下划线(再按一次，去年下划线)。

　　Ctrl+V：将剪贴板中的文本或图片粘贴到光标处。若剪贴板中有多个内容，则将最后一条内容粘贴到光标处。

　　Ctrl+X：将选中的文字剪切到剪贴板中。

　　Ctrl+Z：撤销刚才进行的操作(可以多次使用)。

　　Ctrl+0：将选中的文本每段前增加12磅的间距。

　　Ctrl+1：若选中的文本行距不是“单倍行距”，则将其快速设置为“单倍行距”。

　　Ctrl+2：将选中的文本行距设置为“两倍行距”。

　　Ctrl+5：将选中的文本行距设置为“1.5倍行距”。

　　Ctrl+F2：快速执行“打印预览”功能。

　　Ctrl+F4：关闭当前文档。

　　Ctrl+F5：使窗口还原到最大化之前的状态。

　　Ctrl+Shift+F5：打开“书签”对话框。

　　Ctrl+Shift+F8：激活列选择功能，即通常所说的选择竖块文本(再按一次或按ESC键，取消该功能)。

　　Ctrl+F9：在光标处插入一域记号“{}”(注意：直接输入的一对大括号不能作为域记号)。

　　Ctrl+F5：使窗口还原到最大化之前的状态(再按一次，就会使窗口再次最大化)。

　　Ctrl+Deltet：删除光标后面的一个英文单词或一个中文词语(可反复使用)。

　　Ctrl+退格键：删除光标前面的一个英文单词或一个中文词语(可反复使用)。

　　Ctrl+Enter：将光标后面的内容快速移到下一页。

　　Ctrl+End：快速将光标移到文末。

　　Ctrl+Home(或Ctrl+Page Up)：快速将光标移到文首。

　　Ctrl+Insert+Insert(即按两下Insert键)：快速打开或更改“任务窗格”到“剪贴板”状态。

　　Ctrl+~：打开中文输入法的“在线造词”功能。

　　Ctrl++：快速切换到下标输入状态(再按一次恢复到正常状态)。

　　Ctrl+Shift++：快速切换到上标输入状态(再按一次恢复到正常状态)。

　　4、巧用“文档比较”-解放你的双手

　　Word中的“审阅”功能大家可能都知道了。通过点击“修订”按钮，别人做的任何修改，都会留下痕迹。

　　如果对修改的内容无异议，即可选择“接受所有修订”，一键搞定。

　　然而很多时候对一份word文档进行多次修改，且很多人不善于使用“审阅”中的“修订”功能，导致文档被修改过很多次后想查找对哪些细节进行过修改比较麻烦。

　　当然word视图功能中有“并排查看”功能，但是比起“比较”功能还是逊色很多。

　　有一次审阅合同，对合同的很多处细节做了修改，修改的过程没有做任何标记，很多天后合同发给对方签署，对方要求将之前合同(word版)所有有过变动的地方都标记出来，以方便对方审核。

　　可是时间过去很久了，对方又要的急，所以就用到了“审阅”下的“比较”功能，很快的查找出了做过修改的各个细节，大大提升了工作效率。

　　Excel表格技巧

　　1.将文字颠倒顺序

　　复制正常顺序对象→在字体前加@→点击向下旋转文字→点击自动换行

　　2.制作打钩方框

　　输入"R"→设置字体为Wingdings2

　　3.给汉字标注拼音

　　标注拼音→输入汉字→选择拼音设置→居中→编辑拼音→输入拼音→显示拼音字符

　　4.插入带音调的拼音

　　标注带音调的拼音→插入-符号→拉丁语扩充-B→输入带音调的拼音(备注：动图中“们”应为第二声。)

　　5.用斜线分割单个单元格

　　选中对象→插入形状(直线)→ALT+鼠标快速定位单元格边角→F4 重复动作，添加分割线→插入文本框→调整字体

　　6.隐藏不需要显示区域

　　选中对象→Ctrl+1→点击自定义→输入;;;

　　7.分段显示手机号码

　　选中号码→Ctrl+1→点击自定义→输入000-0000-0000

　　8.数据以万为单位显示

　　选中对象→Ctrl+1→点击自定义→输入0!.0,"万"

　　9.对个案百分比排序

　　选中对象→排序→取消勾选数据包含标题→选择序列

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