WORD表格功能讲解

时间：2024-09-30 05:01:26 晓怡 office办公我要投稿

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WORD表格常用功能讲解

　　Microsoft Office Word是微软公司的一个文字处理器应用程序。它最初是由Richard Brodie为了运行DOS的IBM计算机而在1983年编写的。下面是小编帮大家整理的WORD表格常用功能讲解，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

　　表格是一种简明、概要的表意方式。其结构严谨，效果直观，特别是在制作网页的时候，表格的使用是非常普遍的，因为它可以方便地实现图文混排。利用Word 2000 编制网页是初级用户的首选，所以学会使用表格是一项基本的技能。

　　Word 2000 中表格的数据库功能和计算功能很强大，它某些时候起到了代替Excel 和Access 的作用。

　　编辑Word文档时，我们经常会用到表格。这时，充分利用Word 2000提供的一些“自动化”命令将会起到事半功倍的效果。

　　1. 多页表格标题行快速设置

　　编辑Word文档时，经常会遇到表格内容多于一页的情况。为了方便阅读，通常会将每页表格的第一行设置为标题行。这时，只需选中已经设置好的第一页表格上的标题行，然后执行“表格→标题行重复”命令，其他各页表格的首行都会自动设置为标题行。

　　2. 表格中数值型数据按小数点对齐

　　为便于比较，我们经常需要将表格中的某一列数字按小数点对齐，可用如下方法：选中需要按小数点对齐的这一列，然后执行“表格→制表位”命令，此时弹出制表位对话框，在制表位位置中键入所需要的度量值，在对齐方式中选择“小数点对齐”，前导符中选择“无”，单击[确定]按钮，即可自动将选中列的数字按小数点对齐。

　　3. 表格中数据的排序

　　当我们在Word表格中需要将数据排序时，可用Word 2000提供的表格中数据的排序功能。具体方法是：光标定位到需要排序的数据列，执行“表格→排序”命令，此时，弹出排序对话框，在对话框中，选择合适的排序依据、类型，及递增还是递减。然后单击[确定]按钮，表格中的数据排序即可按要求自动完成。

　　拓展：Word超级链接功能介绍

　　一、同一文档内的超级链接

　　1.书签是“红娘”。假定在某一文档的A个，需要快速跳转到B处，可以让书签来当“红娘”。

　　①将光标定在B处，执行“插入|书签”命令，打开“书签”对话框、，在“书签名”下面的方框中输入一个名称，单击“添加”按钮返回。

　　②在A处，选中作为超级链接的文本或图形，执行“插入|超级链接”命令（或直接按“Ctrl+K”组合键），打开“插入超级链接”对话框。先在“链接到”下面选中“本文档中的位置”选项，然后展开“书签”，选中刚才在B处建立的书签名，按下“确定”按钮。

　　提醒：在上述对话框中，除了链接到书签上外，还可以链接到已经设置了样式的标题上。

　　③以后，用鼠标单击A处的文本或图形，即可快速跳转到B处。此时，“Web”工具栏自动展开，单击工具栏上的“返回”按钮，即可快速返回到A处。

　　提醒：如果一篇文档中建立了多个书签，若想快速跳转到某个书签处，可以这样操作：执行“编辑|定位”命令（或直接按“Ctrl+G”组合键），打开“查找和替换”对话框，在“定位”标签下，先选中“定位目标”下面的“书签”选项，再按“请输入书签名”右侧的下拉按钮，选中需要跳转的书签名，按下“确定”按钮即可。

　　2.目录真方便。我们通常在较长的Word文档前面插入一个目录，然后利用目录的超级链接功能实现目录和正文间的快速跳转。

　　①先将光标分别定位在文档标题所在的段落上，再按“格式”工具栏上“样式”框右侧的下拉按钮，在随后出现的下拉样式列表中，根据标题的等级不同，依次给相应的标题设置样式,如“标题1、标题2”等。

　　②将光标定在文首，执行“插入|索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，切换到“目录”标签下，单击“确定”按钮，一个规范的目录即刻插入到文首处，同时，系统在目录和其相应正文之间建立了超级链接。

　　③单击相应的目录，就可以快速跳转到相应的正文处，并展开“Web”工具栏，按工具栏上的“返回 ”按钮，就返回目录处。

　　二、不同文档间的超级链接

　　1.链接到其他文档上

　　选中作为超级链接的文本或图形，打开“插入超级链接”对话框（），先在“链接到”下面选中“原有文件或Web页”选项，然后按右侧的“文件”按钮，打开“链接到文件”对话框，定位到需要链接的文档（通常称为“源文档”）所在的文件夹，并选中相应的文档，按两次“确定”按钮返回。

　　以后单击链接的文本或图形，即刻启动与“源文档”相关联的应用程序，并打开“源文档”。

　　提醒：如果“源文档”不是Microsoft Office家族的，请按“链接到文件”对话框的“文件类型”右侧的下拉按钮，选中“所有文件”选项。

　　2.链接到其他文档的指定位置上

　　如果“源文档”是Microsoft Office家族的，可以直接链接到文档指定的位置上：打开“源文档”，选中指定位置处的某些文本，执行“复制”操作，然后返回到Word文档中，将光标定位在要建立超级链接处，执行“编辑|粘贴为超级链接”命令，上述选中的文本即刻被粘贴到光标处，并与“源文档”指定位置上的文本建立了超级链接。

　　提醒：将鼠标指向已经建立了超级链接的文本，右击鼠标，在随后出现的对话框中，选“超级链接|编辑超级链接”选项，打开“编辑超级链接”对话框，在“要显示的文字”后面的方框中，可以将原先粘贴的文本修改为你所需要的文本。

　　3.把链接的文档嵌入Word中

　　如果“源文档”是Microsoft Office家族的，若想将“源文档”的内容直接嵌入到Word文档中，成为其中的一部分，并且随着“源文档”的修改而自动更新嵌入在Word中的内容，可以采取此法。

　　执行“插入|对象”命令，打开“对象”对话框，切换到“由文件创建”标签下，选中“链接到文件”选项，再按其中的“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，定位到需要链接的文档所在的文件夹，并选中相应的文档，按两次“确定”按钮，

　　提醒：此时，既可以双击嵌入的内容，启动与“源文档”相关联的程序，直接对“源文档”进行编辑操作，也可以单独对“源文档”进行编辑保存后，再打开Word文档，让系统自动更新嵌入的内容。

　　4.链接到其他应用程序上。

　　执行“工具|自定义”命令，打开“自定义”对话框，在工具栏上或菜单中选择一个按钮或菜单项，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选“分配超级链接|打开”选项（），打开“分配超级链接”对话框，按右侧的“文件”按钮，打开“链接到文件”对话框，定位到需要链接的程序（如记事本程序——notepad.exe）所在的文件夹，并选中相应的程序文件，按两次“确定”按钮返回，并关闭“自定义”对话框。

　　提醒：除去Word外，在Excel中我们录入内容的时候会自动生成这些链接，但这些链接并不是我们所需要的。

　　经过这样的设置以后，就将选中的按钮或菜单项与相应的程序文件建立了超级链接，点击相应的按钮或菜单项，就可以直接启动相应的程序。此法不仅可以链接到其他应用程序，也可以链接其他文档或文件夹上。

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