excel的几个小技巧

时间：2024-05-29 17:41:39 office办公我要投稿

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excel的几个小技巧

　　Excel用下拉列表快速输入数据

　　如果某些单元格区域中要输入的数据很有规律，如学历(小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士)、职称(技术员、助理工程师、工程师、高级工程师)等，你希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以设置下拉列表实现选择输入。具体方法为:选取需要设置下拉列表的单元格区域，单击“数据→有效性”命令，从“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”框中输入我们设置下拉列表所需的数据序列，如“技术员、助理工程师、工程师、高级工程师”，并确保复选框“提供下拉箭头”被选中，单击“确定”按钮即可（）。这样在输入数据的时候，就可以单击单元格右侧的下拉箭头选择输入数据，从而加快了输入速度。

　　将WPS/Word表格转换为Excel工作表

　　有时需要将WPS／Word编辑过的表格转换成Excel工作表，可利用Excel的数据库操作、宏操作等功能进行分析、处理，转换方法非常简单:1.启动WPS／Word，打开WPS／Word文档，拖动鼠标，选择整个表格，再在“编辑”菜单中选择“复制”命令;2.启动Excel，打开Excel工作表，单击目标表格位置的左上角单元格，再在“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。注:若需将老版本的WPS表格转换为Excel工作表，应先将其用WPS97／WPS2000／WPSOffice或Word打开，再进行转换。

　　Excel巧妙输入位数较多的数字

　　大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学计数的格式，与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去设置，也可以实现，但操作很慢。其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意:'必须是在英文状态下输入）。

　　Excel快速给数字加上单位

　　有时我们需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中（注意:仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（），在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面。

　　Excel快速输入相同文本

　　有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法来完成输入:1.如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如“有限公司”），我们先在第一个单元格中输入该文本，然后用“填充柄”将其复制到后续的单元格中。2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。3.如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“Ctrl＋D（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。4.如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可。

　　Excel快速输入特殊符号

　　有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷。先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，单击“编辑→替换”命令，打开“替换”对话框（），在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换为”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的钩去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个替换，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。

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