商务传真使用礼仪

时间：2024-08-01 18:46:27 商务礼仪我要投稿

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商务传真使用礼仪

　　传真又叫作传真电报,利用光电效应在商务交往中，将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。现在，在国内的商界单位中，传真机早已普及成为不可或缺的办公设备之一。下面是一些关于传真的礼仪，欢迎阅读!

商务传真使用礼仪

　　第一，必须合法使用。国家规定：任何单位或个人在使用自备的传真设备时，均须严格按照电信部门的有关

　　要求，认真履行必要的使用的手续，否则即为非法之举。

　　具体而言，安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续，不准私自安装、使用传真设备。

　　安装、使用的传真设备，必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备，必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测，然后方可到电信部门办理使用手续。　使用自备的传真设备期间，按照规定，每个月都必须到电信部门交纳使用费用。

　　第二，必须得法使有。使用传真设备通讯，必须在具体的操作上力求标准而规范。不然，也会令其效果受到一定程度的影响。本人或本单位所用的传真机号码，应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言，在商用名片上，传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码，必须认真地记好，为了保证万无一失，在有必要向对方发送传真前，最好先用对方通报一下。这样作既提醒了对方，又不至于发错传真。发送传真时，必须按规定操作，并以提高清晰度为要旨。与此同时，也要注意使其内容简明扼要，以节省费用。单位所使用的传真设备，应当安排专人负责。无人在场而又有必要时，应使之自动处于接收状态。为了不影响工作，单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。

　　第三，必须依礼使用。商界人员在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象问题，必须处处不失礼数。

　　在发送传真时，一般不可缺少必要的问候语与致谢语。发送文件、书信、资料时，更是要谨记这一条。　出差在外，有必要使用公众传真设备，即付费使用电信部门所设立在营业所内的传真机时，除了要办好手续、防止泄密之外，对于工作人员亦须依礼相待。

　　人们在使用传真设备时，最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，千万不可拖延时间，耽误对方的要事。

　　商务传真礼仪禁忌

　　发送传真时要注意语言，要礼貌不要生硬，不要说：“给我信号，我要发传真。”或者没有在传真上注明是给某某部门和某某人的情况下，说：“传真是给某某的.。”不让对方记下了就挂了电话，对方会因为匆忙之中没有记牢而无从送达。

　　当时方不能准确说出要发送传真的部门和个人就说公司没有这个人，就挂断传真电话，粗暴地拒绝接收传真，这样做的后果一是会破坏公司形象，还有可能拒绝了诚心想商务交往的时方，而失去合作的机会。

　　商务传真礼仪技巧

　　当你要接收一份传真时，商务对方在没有说清楚给谁，而自己也知道对方的确是商务交往的伙伴，此时你可以问他：“请问是送到上次您安排送达的某某手中吗?”这样，商务对方就会更明确地交待给你，你就不会找不到送处或送错人了。

　　当你在发送传真和接收传真时刚好有同事或朋友来找你，你可以对对方说：“真不巧，我不得不先办完手头上的这件事。”或说：“我能一会儿再联系你吗?”有些特珠的'商务传真是不可以让他人看见的。同时，你在发送传真给商务对方的时候，你也最好先问上一句：“请问您，现在方便接收传真吗?”也让商务对方避免这方面的失误。

　　当你正在发一份传真时，由于某种原因，领导改变了主意让你马上中断传真，那么你可以和时方说：“时不起，传真机突然卡住了，我待会儿再给您传过去，好吗?”如果你处理不好，会让对方误认为你并没有诚意发传真，或者认为你并不重视这个传真，从而引起误会。

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