秘书时间管理的方法

时间:2022-11-16 11:00:12 啟宏 时间管理 我要投稿
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秘书时间管理的方法

  总有人感慨时间不够用,每天忙忙碌碌少有收获,并且总感到自己被太多事情缠身,无法集中注意去做一件事,也有人非常擅长时间管理,小编下面为你整理了关于秘书时间管理的方法,希望对你有所帮助。

秘书时间管理的方法

  秘书时间管理的方法1

  一、“二八”原则

  19世纪末20世纪初,意大利经济学家帕累托提出了著名的“二八”原则,又称2/8定律,即20%的目标具有80%的价值,而剩余80%的目标只有20%的价值。这一原则对于那些在工作中喜欢面面俱到、事必躬亲的职业秘书具有重要的启示意义。所以,秘书应该根据每项工作的价值来投入时间,即应该用80%的时间做能够带来最高回报、价值较高的事情,而用20%的时间来做其他价值一般的事情。这一原则的具体应用方法是:首先对工作进行梳理,将每天的工作分条列项列出;然后对工作分类,标明哪些属于价值80%的工作,哪些属于价值20%的工作;最后对每项工作做时间和精力的分配。当然,这是运用这一原则最初时的状况,当这一原则运用熟练以后,秘书应该清楚地将日常事务性工作列为价值不高的工作,这些工作可以运用闲时处理、批量处理或授权他人处理,而集中精力和时间处理那些根据工作经验可以确定为价值高、高回报的事情。

  二、ABCD法则

  运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序,就是根据事情的重要性(纵坐标)和紧急程度(横坐标)两个维度,将事情划分为ABCD四个类型:A类,属于既紧急又重要的工作任务,如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等;B类,属于重要但不紧急的工作任务,如建立重要的人际关系、新的机会、人员培训、制定预防措施等;C类,属于紧急但不重要的工作任务,如接听电话、应对不速之客、例行检查、参加通报性会议等;D类,属于既不紧急也不重要的工作任务,如陪客人聊天、浏览报纸、喝茶等。

  分清类别之后,就要优先处理A类工作,其次处理B类工作,再次处理C类工作,最后处理那些可做可不做的D类工作。这样就可以最有效地利用时间,收到事半功倍的效果。这四类事情的具体处理策略是:对于A类事情应该在第一时间去做,要舍得为它花费大量的时间;对于B类事情,应计划好什么时候开始做,要花费大量时间并付诸持续努力;对于C类事情可以采取马上就做或授权他人处理的方式,但应在尽可能短的时间内完成;对于D类事情,应尽量控制做这类工作的时间,可以在完成了所有重要的、紧急的工作之后,花一点时间去做,甚至根本不去做。要特别重视处理B类工作,因为这类工作重要但不紧急,如果不做的话,会随着时间的推移越来越紧急,直到突破一定的极限变成A类工作,如果B类工作被忽略而一直拖延下去,就会变成突发事件。所以,秘书要加强对这类工作的计划管理。C类工作如果不断地被拖延,随着时间的推移,它也会变得越来越紧急,当越过一定极限以后,C类工作就可能因为失去时机而消失,由此就会遭受一定的损失。

  三、计划统筹

  “凡事预则立,不预则废。”科学地做好计划是时间管理的重要方法。对时间进行计划管理的关键有:一是系统统筹用时的思想,充分发挥时间效能,规划不足和规划过度都不利于时间管理。秘书一天的时间安排应张弛有序,不要100%地计划,一般情况下计划中所有工作所需时间总计不应超过75%,其余25%用于处理突发事件或做紧急工作的调剂。二是按计划执行,只有认真执行、灵活处理、随时检查、保持弹性才能真正起到计划的作用。做计划就要制作时间表,时间表主要包括年度时间表、每月时间安排表、一周工作计划表和工作日志等。要对未来发生的事件进行梳理并按照轻重缓急排序后填入时间表里,起到备忘、控制和提醒的作用。要记好每天的工作日志,记录每件事情发生的经过、处理中遇到的问题和困难、处理的方式、办理的效果和反思总结,为以后处理同类事情提供宝贵经验。在具体计划安排时要注意三点:一是集中与分散相结合,要集中时间处理同类事务,比如每天排出固定时间集中批量处理电子邮件、信件和紧急程度不高的事情,对于分散的时间要根据逆势操作和变闲为宝等策略合理利用;二是并行与串行相结合,并行即将性质相同或相似的不同任务同步操作运行,串行即严格按照工作程序和步骤安排操作,但应注意任务的系统安排和优化组合;三是例行与变例相兼顾,要妥善安排例行工作,将常态中的例行工作流程化,不断摸索总结秘书工作规律,形成操作规范,减少完成中的不确定性,节约工作时间,对于变例和突发事件要提高反应速度,灵活应对,尽量将处理这类事情的时间缩到最短。

  四、制度约束

  秘书可以通过制定成文的或者不成文的制度来进行时间管理,这其实是促使自己养成良好时间管理习惯的重要方法。历史学家梅尔·克朗兹勃在办公室里的每个早上都写10封信;杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话,星期三、四则是12个,星期五则用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。很多作家固定在每天某个时段工作,而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效。假如你养成每天写1000字的习惯,连续一个月后,写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字,过十几天后,或许可再增加几百字。

  在秘书工作中,制定制度来管理时间主要体现在以下方面:规定自己办公桌上的物品放置有序,工具或资料分类放置,用完以后及时归回原位;每次只处理一份文件,每份文件只处理一次;保证办公桌上只有一份正在处理的文件,处理完毕的文件及时归档;根据自己的工作和精神状态每天固定某个时段处理一些同类性质的事件;规定工作的截止时间,甚至规定自己将工作截止时间提前;用制度来主动减少打扰;形成定时汇报 和反馈制度;尽量采用打扰性不强的沟通方式(如便条、电子邮件);对于常规事项制作简明易懂的书面说明等。

  五、日事日清

  “日事日毕,日清日高”,这是海尔集团提出的口号,也是重要的管理方法。这是一条可执行的时间管理原则,包含两层意思:一是当天的工作当天必须完成,工作都有截止日,不能无限期地拖延;二是提出了工作目标,在工作质量上每一天都有进步,在工作要求上每一天都要进步。这个方法能够有效根除拖延症,显著提高工作效率。其实这是一种心态或境界。时间管理的方法告诉我们永远要往前看,要看到现在和未来,只考虑接下去怎么做。正如歌德所说:“把握住现在的瞬间,把你想要完成的'事物或理想,从现在开始做起。只有勇敢的人身上才会赋有天才、能力和魅力。因此,只要做下去就好,在做的历程当中,你的心态就会越来越成熟。能够有开始的话,那么,不久之后你的工作就可以顺利完成了。”

  六、逆势操作

  逆势操作是一种重要的时间管理方法,是指在和大多数人不同的时间段里去从事相同的工作,反而能节约时间,提高工作效率。这意味着当别人没有做某件事的时候你就去做,这样可以省下许多等待的时间。比如汽车快递运输,往往利用夜间开展物流运输,因为这个时间段汽车流量较小,道路通畅,运输成本降低,运输效率提升;逆势操作者会在没有人排队的时候去兑现支票、采购,所以他们不会在周五下午去兑现支票,也不会在周五晚上进超市,而会选在晚上11点或早上六七点去逛24小时开放的超市。逆势操作者退房的时间与其他人不同,他们会选择旅馆自动退房的方式:如果你可以在人潮多起来之前退房,你就不应该在早上9点、10点时去排长龙。在办公室里,逆势操作者会在中午大多数职员外出午餐时使用传真或复印机。

  七、变闲为宝

  秘书要善于利用零星时间,比如通勤时间、旅途时间、等候时间,学习或处理琐事,反思或规划未来工作,做到凑零为整、变闲为宝。这是一种时间管理思想。要根据自己的身体和精神状况在零散的时间里处理相应的事务,但是不应因此而增加精神和情绪压力,把所有时间都利用起来工作和学习也不符合时间管理原则,所以在零散时间里放松和锻炼身体也是一种时间管理的方式。

  八、善用工具

  注意将传统工具与现代工具相结合,可以方便地随时进行时间管理。可以随身带一个记事本,列出待办琐事和物品清单,让大脑腾出更多空间来容纳更有意义和高创造性的事情;可以利用智能手机里丰富的时间管理应用软件来进行智能管理和智能提醒;可以利用OA系统里的日程安排制作电子日程,并方便地随时更新和管理;可以充分利用现代办公软件和办公设备提高工作效率,使工作生活更加智能化。

  秘书时间管理的方法2

  1、策略第一。

  “攻心为上、攻城为下”,时间管理策略总是第一位的。

  2、分清轻重缓急,抓住重点。

  若干项工作,总有重点工作和非重点工作,我们就要在重点工作上投入大量的时间和精力,如果反之我们就会总是感觉时间不够用而工作却没有成效。如信息管理中心目前的工作重心就是信息化建设。

  3、马上行动,杜绝拖延。

  现在该做的事如果一拖再拖,则到完成工作的最后时限必定会手忙脚乱,要么胡乱应付要么就是牺牲自己的休息时间来加班。

  4、确定明确的目标和行动计划。

  没有明确的目标,做事就会走很多弯路。确定了目标还要有行动计划,不管是心中的行动想法或是书面的行动计划总需要一个,要不这个目标的实现就是一句空话。

  5、每个人的时间都是有价值的'。

  因为每个人的生命都是由时间组成的,生命是有价值的、故时间也是有价值的,所以才有鲁迅所说有的“浪费时间等于谋财害命”名句。

  6、今日事,今日毕。

  有了良好的完成工作习惯,时间自然是充分利用,就不存在浪费了。

  7、第一次做好,追求零缺点工作。

  工作如果不第一次做好,总是存在或多或少的问题,到最后又要返工从头做起而且不知道这次能不能符合要求,时间不是就在一遍遍的重复中浪费掉了吗。

  8、在要求工作时,必须要求时限。

  这样就既不浪费别人的时间,也不浪费自己的时间。

  9、善于授权。

  善于授权,是有领导艺术的人专利,不懂得授权的人会事必躬亲,必然是忙得不可开交。

  10、要有条理与整洁的方法。

  文件和物品存放有条理,就不会在找东西上浪费时间。

  11、养成快速的节奏感。

  这样时间的利用率就自然提高,甚至带动别人提高效率。

  12、结果导向,掌控过程。

  完成任何工作,都有一个结果。我们要做的就是以这个结果为导向,在工作过程中不断调整方向,最终完成这项工作。

  13、猴子管理。

  就是把每一项工作都看成是一只猴子,我们要照顾好自己的猴子,且要注意不让别人的猴子成为自己的猴子,要不猴子太多怎么办?

  14、不要让人浪费你的时间。

  要懂得拒绝,不要在无谓的交往中浪费自己的时间。

  15、善于利用零碎的时间。

  这一条很重要,不要试图认为有整块的`大量时间供你支配,要善于利用零碎的时间。比如我们在制定部门的制度流程的时候,需要全部门人员参于讨论,各人有各自的工作,不可能有整块的时间来进行,这样就要善于利用零碎时间,分开讨论。

  16、“第一”胜过更好。

  “第一”才是最好的。短跑冠军比亚军领先的就是零点零几秒。

  17、记录每天所做的每一件事。

  个人感觉这是个好习惯,当你坚持一段时间后,你对时间的支配情况就有据可依,改进不良的时间支配方式,从而总结出适合自己的时间管理方法。

  18、业余时间管理。

  不要忽视业余时间的管理,工作时间管理和业余时间管理是辩证统一的。

  秘书时间管理的方法3

  原则一:学会舍弃

  “处好人际关系最重要的原则,就是不要试图让所有人都喜欢你。”把这句话的思想用在时间管理上,也可以说:“利用好时间的最重要原则,就是不要试图把所有的事情都做好。”

  真正懂得如何利用时间的高手,一定是懂得如何舍弃的人。

  中学学习的压力很大,很多人被弄得手忙脚乱。我们在学习的时候,面前总放着一大堆书,但你每次只能拿起一本书,认真阅读,而不是同时拿起十几本书随意浏览——这是一种最浪费时间的学习方法。只有读完一本之后,再去拿起另一本来阅读。那么,该选择哪一本呢?答案很简单:最重要的那本。对第二重要的那本,坚决不看。当年把最重要的那本看完之后,第二重要的,也就变成了最重要的了。

  确保自己一直在做最重要的事情,实际上也就是确保了自己的时间一直在被高效地利用。如果你今天计划做五张试卷,语文、英语、数学、物理、化学各一张。那么,请先做你觉得最需要提高的那门科目。即使你做完一张之后,突然天花板掉下来砸到脑袋,到医院住了一天院,那么你做的这一张试卷对你的分数提高仍然是极有帮助的。

  原则二:做自己力所能及的事

  在有限的时间内寻找最重要的事情来做,要放弃的东西,不仅是那些看起来不太有价值的东西。更重要的是,要学会放弃那些看起来很有价值,但是超过自己能力范围的事。

  一道难度极高的题目,总是让人忍不住想去挑战一下。如果你在做完高考试卷前面的题目之后,还有充足的时间去解决最后一道难题,这样的难题当然值得去挑战,因为它会给你加分。但是,如果你前面的题目做起来都很困难,那么,挑战这样的难题,不仅不会有结果,还是让你减分——因为你没有更多的时间去做那些你本来可以拿分的题目。我们要保证自己的学习效率,就要多做和自己水平相适应的题目,既有成就感又能提高自己的解题能力。

  所以,对于那些刚开始制定计划的人来讲,计划应该定得适度低于而不是高于自己所能完成的水平。比如你预计自己复习某一部分的内容需要一个小时,那么你可以计划用80分钟。让时间宽裕一些,但尽量保证每天给自己规定的任务都能完成。在一天结束的时候,前一天所计划的事情都做完的成就感是非常爽的,可以给你继续制定和执行计划的信心和动力。这样循序渐进,再慢慢的提高标准,才能真正高效的利用时间。

  原则三:根据不同学习内容安排时间

  “没有人能两次踏进同一条河流”——这是古希腊哲学家德谟克利特的名言。那么,我们也可以说:“没有人能两次度过同一个小时。”每一个小时都是很独特的,在每一个小时里面,我们周围的环境、我们自己的生理心理状态,都会发生变化。上课的时间和在家自习的时间,显然是各不相同的。我们不能简单的把24个小时进行划分成一个一个的小格子,然后往里填充内容,然后就管这叫“时间计划”。我们必须学会让不同的学习内容和不同的时间相契合。

  面对那些需要大量的阅读、理解、背诵的东西,就要安排时间比较长、精力比较充沛、不容易受到干扰的时间段来做。那些精力不太旺盛,比较容易受干扰的`时间用来做什么呢?用来做题。因为做题的时候需要动笔演算,可以强迫你集中注意力,即使周围环境比较吵闹,即使你精力不太好,仍然可以达到练习的效果。

  原则四:注意适当的休息

  孩子们要想把时间利用好,除了要挤时间学习外,还要学习挤时间休息。有很多同学在喜欢熬夜,因为夜里安静,有利于学习。但这样就会影响白天的精神,上课老想打瞌睡,又怕被老师发现,睡得很不安稳,于是课没有听好,觉也没有睡好,一天到晚都迷迷瞪瞪的。

  其实,高中的时间说长也长,说短也短。要浪费时间很容易,一晃就过去了;;要努力学习也足够长,学习任务重的时候偶尔熬夜可以,长期如此肯定坚持不住。

  最重要的原则:学会执行

  把良好的计划变成现实就跟我们学习需要预习和复习一样,计划既需要每天执行之前牢记在心,也应该在每天执行之后进行检查,只有如此才能不停的督促自己,持之以恒。

  总之,说了那么多关于如何进行时间管理的话,就是没有告诉大家该怎么样列一张每天如何安排时间的表格。实际上,这可能是在时间计划中最不重要的一个方面了。你只要拿出一支笔一张纸就可以填满整张表格,但里面的东西可能对学习毫无帮助。

  我们都知道,同样是一张写满了字的密密麻麻的试卷,有的能得到150分,有的只能得零分。所以,把试卷写满不是本事,知道该写上什么正确的内容才是本事。时间管理也是一样,列出表格把时间填满不是本事,知道如何在正确的时间填入正确的内容,然后认真执行,这才是真正的本事。

  秘书时间管理的方法4

  1、取消法:所有的事情,首先分析必要性,能取消的就取消,能回避的就回避,集中做对你目标最有价值的事情。比如看电视、闲聊、发呆(包括发愁、批评社会)、漫无目的上网、过于广泛的兴趣、过于广泛的人际关系统统取消,只做最有价值的事情,比如学习、休息、工作。

  2、以人替时法:能让别人代劳的事情,自己就不要做,学会运用别人的时间。因为每个人的精力都是有限的,所谓有所谓有所不为,把自己的精力和时间用在最能体现自己价值的方面。

  3、改善效率法:学习最新的知识,掌握最新的工具,改进效率,本来花1个小时的工作,想办法变成0.5小时完成,这样可以节省更多时间用于学习。

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  4、以钱购时法:交通方面,能坐飞机,就不要坐火车;如果能打车,就不要等公交;乘坐最快的、最有助于休息、学习的交通工具;学习方面,采用最有效率的学习方法,能面授听课就不看视频;能看视频的,就不买图书;工作方面,用最好的工作设备比如用最好的电脑、用最快的传真机,说服你的老板不要在设备上斤斤计较,要分析好的设备所节省的时间、所带来的价值。时光一去不复返,千金散尽还复来

  5、见缝插针法:在等人、在乘车、地铁时利用间隙时间听录音、思考。例如对于很多在北京工作的人,每天在路上大概需要2小时,如果每天的2小时利用来听录音,每年可以有720小时在学习,如果坚持10年,就是7200小时,这些时间不管是听管理知识、还是学英语,都可以取得很大的收益。

  1、 有效个人管理的四个步骤

  ——确定角色:确定你认为重要的角色;

  ——选择目标:分别为每个角色确定未来一周要达成的'目标;

  ——安排进度:为这些目标确定完成时间;

  ——逐日调整:每日清晨依据行事历,安排一天做事的顺序。

  2、艾维·利时间管理法

  a 写下你明天要做的6件最重要的事;

  b 用数字标明每件事的重要性次序;

  c明天早上第一件事是做第一项,直至完成或达到要求;

  d 然后再开始完成第二项、第三项……;

  e 每天都要这样做,养成习惯。

  3、柯维时间管理法

  以原则为重心,配合个人对使命的认知,兼顾重要性与急迫性,强调产品与产能的齐头并进。

  有效个人管理的六个标准一:

  ——一致:使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致;

  ——平衡:人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展。

  有效个人管理的六个标准二:

  ——有重心:以一周为单位订计划,每天应各有不同的优先目标,但要相互呼应;最有价值的事先做;

  ——重人性:个人管理的目的在人而不在事;

  ——有弹性:应可因个人作用和需求的变化而调整;

  ——携带方便:管理工具应便于携带,随时记录与调整。

  4、杜拉克时间管理法

  现代管理之父杜拉克认为,有效的管理者不是从他们的任务开始,而是从他们时间开始。

  ——记录时间(分析时间浪费在什么地方);

  ——管理时间(减少用于非生产性需求的时间);

  ——集中时间(在整段时间内的工作效率这大于在分散时段的工作效率之和。

  5、生理节奏法

  ——注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段,在此时段做最有价值的事;

  ——注意研究你注意力集中的时间有多长,在此时间内解决问题;

  ——该休息的时候一定要休息,在你感到疲倦之前就休息,你每天清醒的时间,就多增加了1小时;

  ——成功=价值′速度2(S=V′C2);

  ——E=MC2(能量=质量′速度2);

  ——做最有价值的事(提升你做事的价值);

  ——在单位时间内做最多的事(提升你做事的效率)。

  秘书时间管理的方法5

  1、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

  2、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。

  3、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。

  4、学会说”不”.一旦确定了哪些事情是重要的.,对那些不重要的事情就应当说”不”.

  5、时间的管理最重要的在于能够集中自己的大的整块时间进行某些问题的处理。

  6、有计划地使用时间。有的事情需要较长时间,有些事情可以顺带进行。

  7、目标明确。目标要具体、具有可实现性。

  8、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。

  9、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。

  10、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。

  11、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的事情放在最佳时间里。

  12、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。

  13、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。必须学会如何让重要的事情变得很紧急,是高效的开始。

  秘书时间管理的方法6

  一、制定时间安排表

  这个时间安排表不单单是对一个时间段的安排,我们可以做出很多种时间安排表,我们大概可以做出5种时间安排表,一是全年预定时间表,在这个时间表里,制定一个一年的计划,不用每件事都详细地列出,例如,7月份公司要签订一份大的合同,12月份进行年终总结,列出这样一个大的方向。二是每月预定时间表,在这个时间表里可以把这一个月的会议、面谈、签约等事项逐一地列出,使时间一目了然。三是每周预定时间表,每周的时间表,要在下周一前完成,完成后请领导过目,征求领导的同意。在这个时间表里,可以记载员工的生日,代表领导对员工表示祝贺,以及下周要参加什么会议等。具体细节一定要明确,例如这个会议是什么性质,是否要穿正装出席,是否要发表讲话。把项目的有关部门以及主要人员,一一列出,一遍突发情况,可尽快联系相关部门。四是每日预定时间表,在每日预定的时间表里,事情安排不仅要明确,而且要明确到具体时间,例如,10点各个部门开会,下午2点签约合同等,把公司时间,私人时间逐一列出。

  二、利用80/20的法则进行管理

  80/20法则是19世纪意大利经济学家帕累托提出的一个法则,在19世纪的英国,他通过数据研究法现了一个奇怪的现象,社会财富极其的不平等,社会的财富流向了少数人的.手中,20%的人拥有80%的人的财富,通过持续的研究发现,很多情况都可以用这一法则来解释,例如20%的员工创造了80%的财富,80%的利润来自20%的客户,这一发现在当时引起了不小的轰动。

  同样我们也可以运用这一原则来对时间进行管理。把这一天的工作按轻重缓急分为四类,其中最重要的事情约占20%,这是非常重要的事情,必须当天完成,剩下的三类,按顺序先完成AB,如果C实在不能完成,可安排到明天。在分类的同时,要对工作的开展进行跟进,例如一个会议预计是半小时,结果一个班小时才开完,秘书就要在其中寻找原因是哪个环节出了问题,是准备时间过长,还是开会的资料不够充分。对这类问题进行总结,在以后的工作中尽可能地避免这类问题,来更高更快,有效地完成工作。

  三、工作有秩序以及分工明确

  对于处理完成的工作一定要及时归档,把自己收里的工作进行分类,每天固定的时间处理邮件、文件、电话,以确定工作有秩序,避免在此环节中浪费时间,对于突发的时间要预留出时间,一遍事情发生打乱了一切计划。对于领导安排的工作,一定要明确,哪些是自己的,哪些需要同事协助完成的,避免事必躬亲,使自己陷入琐事之中,从而耽误了工作进度,降低了工作效率。

  最为合格的秘书,一定要对工作进行总结,是哪个地方浪费了大量的时间,哪些地方时间安排过于紧凑,对时间表进行不断地变化和改进。依据自己的实际情况来安排工作,例如一天中哪个时间段效率高低,来制度时间表。在经济高速发展的今天,一定要体会时间管理的艺术,对每个人的宝贵时间合理利用,在快节奏的社会中对时间进行有效管理,从而提高工作效率,更好地为领导、公司服务。

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  1.分解任务

  分解你不喜欢做的任务。

  如果你讨厌写文章,却需要完成一份学期论文,那么只在任务表上写上“写文章”这三个字绝不会激励你完成这件事。反而是将这个任务分解成小的步骤才更容易完成,如“选题”-“找研究材料”-“作注释”-“写论点”。

  2. 日程校对

  如果你不相信自己要去办的事情就会拖延!很多朋友都有制定计划的习惯,但是不少朋友都会陷入一个误区,完成了既定的计划还会继续工作。

  你可能纳闷,这不是更好的吗?但是从作者的观点出发,你其实是在破坏信任。开始工作前你说列表上完成的工作就算大功告成了,并以此来激励自己,但当你完成的时候你却选择继续工作,久而久之,你时间管理体系里的奖惩机制便会失效。

  正确的做法是如果已经完成既定计划就立刻停下,去运动运动,或者陪家人简单聊聊天,有了这种信任,你就会避免过度工作,也不会养成懒惰的坏习惯。

  当然,如果你总是完成所有计划后剩余大量时间也可能说明你制定计划的能力不足,是时候适当的给计划清单加一点待办事项。

  3.使用咒语

  简单讲就是相信鸡汤的力量,还记得高考班级的横幅吗?

  拼两个春夏秋冬,博高考无怨无悔。

  眉毛上的汗水和眉毛下的泪水你必须选择一样!

  不想当将军的士兵不是好士兵,不想考清华的学生不是好学生!

  找一句或者几句可以让你热血沸腾的话贴在床头、办公桌前,或者电脑桌面、手机壁纸。

  4.摒弃拖延恶习

  大多数人看电视都是因为舒适不费劲,并不是因为电视能给他们的生活带来什么,坏习惯往往只会偷走时间,而没有任何好处。

  把那些占据你很多时间,但没有什么价值的事情列一个表,然后尽力根除它们。这就需要我们从准确的记录时间流逝开始,推荐大家尝试艾力的34枚金币时间管理法。

  记录一周后看看自己的时间都花费在哪里了。

  5.计算你时间的附加值

  当我们明白自己时间的流逝后,还可以“准确”地计算下每一项任务的价值?如果你给它赋予不同的价值,你就可以更准确地来评估什么重要什么不重要。

  如果你每月挣五千美元,按贡献量给每个任务计算下附加值,将每日邮件这样的任务,即使占据了你时间的20%到30%也可能只值几百美元。

  再比如很多自媒体的大咖,排版以及多平台发布的工作他们都会让助理去处理。舍弃那些低附加值的任务便可以最大可能的提高我们的工作效率。

  6.外包

  放弃那些可做可不做的事情,很多朋友第一时间想到的就是外包。

  但是要注意的是外包并不是万能的,它需要组织计划,除非你悟性很高,否则外包的费用比你自己做还要贵,对于那些盈利不多的个人项目外包并不是最佳的选择。

  7.整齐vs有条理

  整齐和有条理还是有一些差别的,当你的书桌非常杂乱的时候,你可以让它变得干净整洁,但不一定有条理。

  损友今天还跟我吐槽每天生活在找钥匙和找饭卡的日子里,印象中每个学期她都要丢一次饭卡。

  解决的方法也很简单,找一个固定的地方,放在指定的位置。比如我的书包,钥匙永远放在第二层的左侧小兜里,公交卡放在右侧小兜里。

  8.日常运动

  经常有人和我说时间是能管理的,能管理的是精力、是自己、是……以前并不是很认可,但看完这本书,我开始有所动摇。

  在忙碌的生活中,运动是绝大多数人首先放弃的事情。

  有限的.是精力,不是时间!就算你工作十六个小时,如果你还有精力完全可以继续工作,有的人工作一天下班后还能打游戏,健身房跑上1小时,而有的人,工作一天只想回家倒头就睡。

  这就是精力的差异,但是,我们要知道,疲惫时用两个小时完成的任务,清醒时用四十分钟便能完成。延长工作时间可谓是最差的时间管理方法,提高效率,提高精力才是最终的目标。而运动就是我们可以选择的途径之一。

  9.让你的时间头重脚轻

  就是经常分享的三只青蛙。

  “三只青蛙”指的是我们每天(周、月、年)最重要的三件事。来自美国作家博恩·凯西的时间管理著作《吃掉那只青蛙》当中。

  利用帕累托定律(二八原则),用每天80%的精力去集中解决这三只青蛙。

  10.六步走

  每天在一张纸上写上1-6,然后写下第一天第一重要的,第二重要的,直到第六重要的事情,从第一件事情开始做,就算一整天都在做第一个任务也没有一个办法能比这个办法更有效率。

  其实,就是大家熟知的ABCDE工作法。按照重要性原则给每日待办任务排个序,从最重要的事情开始做起。

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