企业员工的时间管理浅析

企业员工的时间管理浅析

　　美国托马斯・爱迪生说过“世界上最重要的东西是‘时间’”。时间管理是效率管理的关键因素，是企业提高员工整体素质的最有效的法宝。善于管理时间的企业和个人在经济社会中能更具竞争力的面对挑战。

　　一、时间管理概念

　　时间是管理中的稀有资源与潜在资本，它具有四个显著的特征：一是不变性;二是不可存储性;三是不可替代性;四是伸缩性。时间一旦流逝，则永远无法挽回。因此我们要对时间进行有效管理，来提高时间的利用率，进而提高工作效率。时间管理(Time Management)就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的是是如何克服时间浪费，更好地把握时间，以便有效地完成既定目标。除了要决定该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引。对企业来讲，对时间的管理和对其他的人、财、物的管理，都是一样的重要。“时间管理”是企业管理中一个必要环节。时间表面上是没有成本的，但实际上在经营中无时无刻不在投人，其投资规模之大，成本之高是不亚于其他投资的。“时间就是金钱，效益就是生命”国际上的一项调查表明：在时间效率方面，好的员工要比差的员工高出10倍以上。

　　二、时间管理的方法

　　(1)GTD方法。GTD是Getting Things Done的缩写。主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的高效工作方法。GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。企业员工将心中所想的事情都写下来并且安排好下一步的计划，心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。(2)帕累托原则。在有限的时间和资源下实现目标最大化，是企业员工工作的重要原则。帕累托原则是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。在企业中，80%的利润是由20%的客户创造的，因此，员工要把注意力放在20%的客户即关键的事情上。在时间管理中运用帕累托原则有助于应付一长列有待完成的工作。将一大堆需要完成的工作列出优先次序，把最应优先完成的作为工作中的重中之重，在一段时间集中精力把它们完成。(3)时间的四象限法。这是美国管理学家科维提出的，如下图所示，这一理论把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。一般人认为第一象限重要且紧急的事要马上做，其次是做第二象限重要但不紧急的事。但时间的四象限法的重点是把主要的精力和时间集中的放在第二象限即重要但不紧急的工作上，此类工作往往影响深远，如不及时处理，就会变为第一象限工作。所以，企业在对员工培训是应让员工平时多投入一些时间在第二象限工作，缩小第一象限范围。第三象限是紧急但不重要的事，这类事情看似紧急，需要马上处理，但属于不重要的事，对此类事情要学会拒绝。对于第四象限不重要也不紧急的事，要学会舍弃，尽量不去做。(4)精简原则。著名的时间管理理论“崔西定律”指出：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。”简化工作是成功的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。

　　三、时间管理的案例

　　华为的成功，可以说时间管理起了重要的作用，例如，华为自己的时间管理法则―― “韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通式(如e-mail)，要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等;二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。日本的许多企业也很看重时间管理。例如日常开会，他们最讲究开会效率。每次开会之前他们都在会议室里张贴本次会议的成本，多少人参加，开多长时间，每小时工时费用，最后累计起来公布，这样有了会议成本分析，大家对开会的态度就会比较谨慎了，从而可以提高会议的效率，节约时间。

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