秘书有效的时间管理浅析

秘书有效的时间管理浅析

　　谈秘书的时间管理，首先来看看时间这一抽象、模糊的概念，时间是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数，确定时间，是靠不受外界影响的物质周期变化的规律。时间是抽象的从西方的亚里士多德、奥斯汀、伽利略等哲学家，都曾探讨过时间问题，直到二十世纪的前期，爱因斯坦的广义相对论才阐述了时间相对的，并非独立存在而是与空间相互依赖的，是可以被引力压缩弯曲的。然而什么又是时间管理呢?时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。从时间管理的定义中就可看出，有计划的管理时间，可以让事情有条不紊的进行。有效的管理时间可以取得事半功倍的效果，节省人力成本，切实提高工作效率和工作质量。

　　俗话说“时间就是金钱”，在社会激烈的竞争中，早已不是人与人竞争，而是与时间赛跑，哈弗的管理百科全书将“时间管理”列为成功的管理者的总要因素，许多的美国企业在培训员工时也常常加入时间管理的培训过程。秘书作为协调领导处理事务的人，以从事其他工作的人一样，要做好工作更要合理的分配时间，分清轻重缓急，明确工作目标，加强时间管理，有组织有计划的进行工作。秘书对时间管理的好坏，直接影响着领导的工作效率，使得领导的工作不得头绪，杂乱无章。

　　时间对于每个人都是平等的，每个人都拥有同等的时间，我们每天都只有24小时，每天吃饭睡觉的时间都是大致相同，然而人生之所以不同，在于其余时间所创造出来的价值。然而我国对于时间管理的观念还是较落后的，所以我们往往会掉入时间陷阱，例如拖延工作无效率的加班等等。一是由于领导的原因，由于自身的陈腐的观念，没有认识到时间就是金钱，不把时间当做可利用的资源，在会议、仪式中注重排场，注重表明功夫而忽视了节约时间，以及工作分工不明确。第二个原因是由于，秘书自身的原因，对于时间安排不合理，不能分清轻重缓急，不能与领导主动的沟通，而是被时间安排。

　　秘书，对于时间的管理有着特殊性。所以在工作中，要有效的安排时间，避免因自己工作的失误而造成工作效率低，使公司落后于他人。那么怎么用科学的手段管理工作呢?

　　管理时间必须遵守四个个重要的原则，1)时间合理分配原则2)最大限度地为领导获取可控制时间3)分清工作的轻重缓急4)有计划、有目的。在遵循着三个原则的基础上，来用科学的方法有效的安排、管理时间，使各项工作有序进行。

　　对于时间的管理有以下几个方法：

　　一、制定时间安排表

　　这个时间安排表不单单是对一个时间段的安排，我们可以做出很多种时间安排表，我们大概可以做出5种时间安排表，一是全年预定时间表，在这个时间表里，制定一个一年的计划，不用每件事都详细地列出，例如，7月份公司要签订一份大的合同，12月份进行年终总结，列出这样一个大的方向。二是每月预定时间表，在这个时间表里可以把这一个月的会议、面谈、签约等事项逐一地列出，使时间一目了然。三是每周预定时间表，每周的时间表，要在下周一前完成，完成后请领导过目，征求领导的同意。在这个时间表里，可以记载员工的生日，代表领导对员工表示祝贺，以及下周要参加什么会议等。具体细节一定要明确，例如这个会议是什么性质，是否要穿正装出席，是否要发表讲话。把项目的有关部门以及主要人员，一一列出，一遍突发情况，可尽快联系相关部门。四是每日预定时间表，在每日预定的时间表里，事情安排不仅要明确，而且要明确到具体时间，例如，10点各个部门开会，下午2点签约合同等，把公司时间，私人时间逐一列出。

　　二、利用80/20的法则进行管理

　　80/20法则是19世纪意大利经济学家帕累托提出的一个法则，在19世纪的英国，他通过数据研究法现了一个奇怪的现象，社会财富极其的不平等，社会的财富流向了少数人的手中，20%的人拥有80%的人的财富，通过持续的研究发现，很多情况都可以用这一法则来解释，例如20%的员工创造了80%的财富，80%的利润来自20%的客户，这一发现在当时引起了不小的轰动。

　　同样我们也可以运用这一原则来对时间进行管理。把这一天的工作按轻重缓急分为四类，其中最重要的事情约占20%，这是非常重要的事情，必须当天完成，剩下的三类，按顺序先完成AB，如果C实在不能完成，可安排到明天。在分类的同时，要对工作的开展进行跟进，例如一个会议预计是半小时，结果一个班小时才开完，秘书就要在其中寻找原因是哪个环节出了问题，是准备时间过长，还是开会的资料不够充分。对这类问题进行总结，在以后的工作中尽可能地避免这类问题，来更高更快，有效地完成工作。

　　三、工作有秩序以及分工明确

　　对于处理完成的工作一定要及时归档，把自己收里的工作进行分类，每天固定的时间处理邮件、文件、电话，以确定工作有秩序，避免在此环节中浪费时间，对于突发的时间要预留出时间，一遍事情发生打乱了一切计划。对于领导安排的工作，一定要明确，哪些是自己的，哪些需要同事协助完成的，避免事必躬亲，使自己陷入琐事之中，从而耽误了工作进度，降低了工作效率。

　　最为合格的秘书，一定要对工作进行总结，是哪个地方浪费了大量的时间，哪些地方时间安排过于紧凑，对时间表进行不断地变化和改进。依据自己的实际情况来安排工作，例如一天中哪个时间段效率高低，来制度时间表。在经济高速发展的今天，一定要体会时间管理的艺术，对每个人的宝贵时间合理利用，在快节奏的社会中对时间进行有效管理，从而提高工作效率，更好地为领导、公司服务。

【秘书有效的时间管理浅析】相关文章：

如何有效的时间管理06-23

什么是有效的时间管理07-11

有效时间管理的方法06-08

企业员工的时间管理浅析11-01

秘书时间管理的方法07-31

怎样进行有效的时间管理？06-16

简述有效时间管理方法09-10

有效进行时间管理的测量08-22

最有效的时间管理法08-09

有效果的时间管理方法09-21