公文文种选择常见错误例析

公文文种选择常见错误例析2017

　　在公文拟制中,有些人不太注意文种的选择,比如,把“请示”写成了“报告”。“请示”需要上级机关答复,“报告”只需要上级机关阅知即可。名不正则事不顺,如果用错了,请示的问题就可能得不到及时的回应。在实践中,公文文种使用错误的情况,主要有以下几类:

　　1.缺少文种

　　规范的公文标题应当包含发文机关、事由、文种三个要素。一些同志往往只注重事由,把公文标题写成了新闻标题。如“今年我省高考招生计划超额完成15%”,这样的标题,作为一则消息是可以的,但如果作为公文就不够妥当。因为收文单位很难迅速判断出,你的行文目的是什么,是请示问题还是提出建议或报告工作。

　　2.使用非法定文种

　　实践中,一些单位不是使用规定的15个文种,而是用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复、汇报等作为文种。如“关于2015年工作要点”,这样的标题在起草过程中或非正式行文时可以使用,一旦作为公文印发,就要规范起来,应改为“×××印发《2015年工作要点》的通知”。

　　3.文种重叠使用

　　如“×××关于做好×××工作的请示报告”,这种公文呈送到上级机关,经办人员就不清楚,是作为一般的阅件处理还是需要答复。还有的单位出于各种考虑,故意写成“请示报告”,这样对具体办理人员来说,就更难处理了。同样的错误还有“意见报告”等。又如转发类公文,因为转发环节较多,会出现“通知的通知的通知”,其实可以省略中间环节,使用“通知的通知”即可。当然,文种重叠也有例外情况。“通知”可以和其他文种混合使用。如,“×××印发《关于深化本市体教结合工作的意见》的通知”。

　　4.越级使用规定文种

　　有的公文文种的适用范围虽然没有明确规定由哪一级机关使用,但涉及一个使用层级的问题。如党的机关发布“会议公报”,只能是党的全国代表大会及其中央委员会,地方党组织不能发布“会议公报”。实践中,有的地方党委全会闭幕时也要发布一个公报,这就超越了层级。同样的道理,“联合公报”的内容也只能是反映国家外交事宜,地方与地方之间不能发布“联合公报”。

　　5.其他错用文种的情况

　　除本文开头谈到的“请示”与“报告”错用之外,“请示”“报告”与“函”也容易用错,主要表现是该用“函”的时候使用“请示”“报告”。出现这种情况的原因,一方面是起草者不清楚这几个文种的使用规范;另一方面是明知不对,不得已而为之,因为这样有利于申请事项获得“绿灯”。日常行文中,确实有不少申请或报告事项因为使用了“函”却被收文单位退回的现象。原因是这些收文单位往往强调某一事项属于其职权范围内审批的,要求对方单位必须写“请示”。其实,“函”这种公文也具有请示和报告的功能,完全可以用于请示需要审批的事项。再往深层次讲,两个平级机关或没有隶属关系的机关之间,一家向另一家“请示”,从各方面讲,都是不妥当的。

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