秘书如何高效处理公文

秘书如何高效处理公文

　　办公室每天都会收到各类公文，数量大、情况多，如何高效率地处理，直接关系到办公厅室能否发挥好参谋助手、运转枢纽作用，牵涉到党委、政府工作能否高效运转。做好公文处理工作，应掌握好“稳、熟、问、准、快、巧”六字诀。

　　问，即询问多请教

　　现在经济社会快速发展，新生事物多、领导新的要求多，只有不断加强学习，才能跟上形势发展需要，为领导和群众提供更好的服务。作为处室负责人，要向下属多询问了解情况，因为没有调查就没有发言权，只有全面掌握情况后，才能作出正确的决定。否则，夸夸其谈地乱说一顿，既指导不了工作也损害了自身形象。作为工作人员，要向领导和其他同事多请教经验做法。当然，我们还应当积极学习新知识，结合领导的新要求，对既有程序和做法进行大胆创新。

　　稳，即稳重不慌乱

　　作为各类公文的总入口和总出口，公文处理部门经常会遇到重要文件、紧急文件、领导交办的文件、部门上门找的文件等须要同时处理的情况，想要将这些文件有条不紊地处理好，一定要做到“稳”。头脑保持清醒，理清头绪，将纷繁复杂的文件分出轻重缓急，适当处理。一般来说，重要且紧急的文件应该先办，然后是紧急但不太重要的文件，接下来是重要的文件，最后是一般常规性文件。

　　熟，即熟练不生疏

　　对党委、政府的工作规则、领导工作分工及阅文习惯、各部门的职能、公文受理范围及办理程序等都要了然于胸，这是正确处理公文的基础。收到公文后，首先判断是否在收文范围内，对范围之外的要及时与发文单位对接、退文。其次判断需要不需要进入公文处理程序，对社会性的培训邀请函之类，一般不得作为正式公文处理。再次判断应该采取何种处理方式，有的来文只需领导知晓的，应该按阅件的程序处理;有的来文需要执行或定夺的，应该按办件的程序处理。最后判断文件应该给谁看、给谁办，怎么给、怎么转，避免因为误判而返工。

　　准，即准确无差错

　　准确是对公文处理工作的质量要求，是公文处理工作的生命。一份会议通知，如果把时间、地点或其他要素搞错了，会给工作造成很大被动，对本部门造成恶劣影响;一份密件，如果发送范围搞错了，会造成政策传达不到位甚至泄露国家秘密，给党和国家造成损失;一份请示，如果没有把好关或者把呈报领导搞错了，会耽误工作的推进甚至给领导之间造成误会。

　　快，即迅速不拖拉

　　公文处理部门一般来说是办公室公文入口的第一环和出口的最后一环，起着承上启下的枢纽作用。作为第一环，如果处理慢了会直接影响后续环节的办理，使平件变成“急件”;作为最后一环，如果拖拉，会造成公文拥堵，长时间出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作为领导身边的工作人员，工作应该更加积极主动，杜绝懒、慢、拖的不良现象，牢固树立“马上就办”的雷厉风行作风。

　　巧，即灵活不死板

　　公文处理工作是高度程序化甚至程式化的，具有纪律性和严肃性的特点，如果按照一人一个思路、一人一套标准去处理公文，就会导致政令不统一。当然，坚持原则性并不排斥灵活性。因为程序是死的，情况是活的，而人则是掌握程序和情况的统一体。所以要用好用足程序适应新情况，又不能以不变的程序来应对千变万化的新情况。比如，有的领导工作特别忙，文件就不能放在他的办公室里等他阅批，而应该主动掌握领导活动规律，抓住领导开会的间隙或下班后离开单位前的空闲时间找领导签文件。

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